# E-Mails aus Outlook synchronisieren Source: https://help.epilot.cloud/de/e-mails/e-mail-einstellungen/e-mails-aus-outlook-synchronisieren Last updated: 2026-11-04 Mit der **Synchronisierung** holst du E-Mails aus einem verbundenen Outlook-Postfach nach epilot – neue E-Mails laufend und bestehende E-Mails aus bis zu 24 Monaten. So hat dein Team auch die Vorgeschichte eines Kunden direkt neben Verträgen, Zählern und Workflows. Dieser Artikel zeigt dir, wie du bestehende E-Mails übernimmst und wie epilot den Abgleich mit Outlook zuverlässig hält. **Hinweis** Voraussetzung ist ein verbundenes geteiltes Postfach. Wie du Microsoft 365 und dein Postfach verbindest, erfährst du im Artikel [Outlook E-Mail Integration](https://help.epilot.cloud/de/e-mails/e-mail-einstellungen/outlook-e-mail-integration). *** ## So funktioniert's [#so-funktionierts] epilot synchronisiert den **Posteingang** und die **Gesendeten Elemente** deines geteilten Postfachs. Dabei gibt es zwei Wege: * **Laufend**: Neue E-Mails und Änderungen in Outlook kommen automatisch in epilot an. Dafür musst du nichts tun. * **Rückwirkend**: Beim Verbinden oder jederzeit später übernimmst du bestehende E-Mails aus einem Zeitraum, den du selbst wählst – bis zu den letzten 24 Monaten. **Beispiel:** Die Stadtwerke verbinden ihr Postfach [service@stadtwerke-beispiel.de](mailto:service@stadtwerke-beispiel.de). Damit das Team auch frühere Anfragen von Anna Becker sieht, übernehmen sie die E-Mails der letzten 12 Monate. Ab dann landet jede neue E-Mail automatisch in epilot. ## Konfiguration [#konfiguration] ### Bestehende E-Mails übernehmen [#bestehende-e-mails-übernehmen] 1\. Öffne über das Zahnrad-Symbol oben rechts die **E-Mail Einstellungen** und wechsle in den Reiter **E-Mail Adressen**. 2\. Öffne unter **Outlook-E-Mail-Adressen** das gewünschte Postfach. Rechts öffnet sich das Seitenpanel **Outlook-E-Mail bearbeiten**. Ganz unten im Bereich **Postfach-Synchronisierung** siehst du, wann zuletzt synchronisiert wurde. Klicke dort auf **Synchronisieren**. 3\. Wähle im Dialog **E-Mails synchronisieren** den Zeitraum, zum Beispiel **Letzte 12 Monate** oder **Letzte 24 Monate**, und klicke auf **Synchronisierung starten**. Verbindest du ein Postfach neu, wählst du den Zeitraum direkt beim Verbinden. **Wichtig** Je größer der Zeitraum, desto länger dauert die Synchronisierung. Bei einem stark genutzten Postfach und 24 Monaten kann das mehrere Stunden dauern. Starte große Synchronisierungen am besten außerhalb der Hauptgeschäftszeit. ## Was beim Übernehmen älterer E-Mails passiert [#was-beim-übernehmen-älterer-e-mails-passiert] * **Zuordnung**: Übernommene E-Mails werden wie alle anderen E-Mails in epilot behandelt und lassen sich Kontakten, Opportunities und anderen Entitäten zuordnen. * **Keine Flut an Automatisierungen**: Bei großen Synchronisierungen startet epilot nicht für jede alte E-Mail eine Automatisierung. So werden keine Workflows für längst erledigte Anfragen ausgelöst. * **Datenschutz**: epilot greift nur auf die geteilten Postfächer zu, die dein Microsoft 365-Admin freigegeben hat. ## Zuverlässiger Abgleich mit Outlook [#zuverlässiger-abgleich-mit-outlook] Änderungen aus Outlook erreichen epilot normalerweise sofort. Damit dabei nichts verloren geht, gleicht epilot das Postfach zusätzlich regelmäßig mit Outlook ab: * **Gelesen und Ungelesen**: Markiert dein Team eine E-Mail in Outlook als gelesen, wird sie auch in epilot als gelesen angezeigt. So werden Anfragen nicht doppelt bearbeitet oder übersehen. * **Verpasste Änderungen**: Kommt eine Benachrichtigung von Outlook einmal nicht an, holt epilot die Änderung beim nächsten Abgleich nach. * **Große E-Mails**: Auch E-Mails mit großen eingebetteten Bildern werden vollständig übernommen. ## Häufige Fragen [#häufige-fragen] **Wie weit kann ich zurück synchronisieren?** Bis zu 24 Monate. Wähle nur so viel, wie dein Team wirklich braucht – kürzere Zeiträume sind schneller fertig. **Kann ich während der Synchronisierung weiterarbeiten?** Ja. Die Synchronisierung läuft im Hintergrund. Neue E-Mails kommen in der Zwischenzeit weiterhin an. **Werden E-Mails doppelt angelegt, wenn ich die Synchronisierung erneut starte?** Nein. E-Mails, die schon in epilot sind, werden nicht noch einmal angelegt. **Eine E-Mail ist in Outlook gelesen, in epilot aber noch ungelesen. Was kann ich tun?** epilot gleicht den Status regelmäßig ab. Ist er nach einiger Zeit noch nicht aktuell, wende dich an den epilot Support.