# Abwesenheiten und Verfügbarkeit Source: https://help.epilot.cloud/de/kalender/abwesenheiten-und-verfugbarkeit Last updated: 2026-10-28 *** Trage deine Abwesenheiten ein und hinterlege Arbeitszeiten für dein Team. epilot zeigt dann bei jeder Zuweisung, wer gerade nicht da ist, und verteilt E-Mails automatisch nur an verfügbare Kolleg:innen. So bleibt keine Anfrage bei jemandem liegen, der im Urlaub ist. ## So ermittelt epilot die Verfügbarkeit [#so-ermittelt-epilot-die-verfügbarkeit] Eine Person gilt als **abwesend**, wenn mindestens einer dieser Punkte zutrifft: | Quelle | Wann die Person als abwesend gilt | | ----------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Abwesenheiten im Kalender** | Während eines Termins mit **Außer Haus** – aus einem epilot-Kalender oder einem verbundenen [Outlook-Kalender](https://help.epilot.cloud/de/kalender/outlook-kalender-integration). | | **Feiertage** | An Feiertagen, die die Person als arbeitsfrei markiert hat. | | **Arbeitszeiten** | An freien Tagen und außerhalb der hinterlegten Arbeitszeiten. | | **Andere Systeme** | Während Abwesenheiten, die ein anderes System, etwa euer HR-System, über die Calendar API einträgt. | Alle anderen Termine – auch **Beschäftigt** – ändern nichts an der Verfügbarkeit. **Verfügbar heißt nicht online** „Verfügbar“ bedeutet nur, dass gerade keine Abwesenheit eingetragen ist. Ob die Person tatsächlich am Rechner sitzt, weiß epilot nicht. ## Abwesenheit eintragen [#abwesenheit-eintragen] Es gibt vier Wege. Alle wirken sich gleich auf deine Verfügbarkeit aus – wähle den, der zu deinem Alltag passt. ### 1. In Outlook (empfohlen) [#1-in-outlook-empfohlen] Hast du deinen [Outlook-Kalender verbunden](https://help.epilot.cloud/de/kalender/outlook-kalender-integration), trägst du Urlaub wie gewohnt in Outlook ein: als Termin mit **Anzeigen als: Abwesend**. epilot übernimmt ihn automatisch. So pflegst du deine Abwesenheiten nur an einer Stelle. ### 2. Über „Abwesenheit planen“ [#2-über-abwesenheit-planen] Der schnellste Weg direkt in epilot: 1. Klicke unten links auf dein Profilbild und wähle **Abwesenheit planen**. 2. Gib einen **Grund** ein, zum Beispiel „Urlaub“ oder „Fortbildung“. 3. Lege **Start** und **Ende** fest. 4. Ergänze bei Bedarf **Notizen** und klicke auf **Planen**. epilot trägt die Abwesenheit in deinen Kalender ein. **Keine festen Abwesenheitsarten** epilot unterscheidet nicht zwischen Urlaub, Krankheit oder Elternzeit. Beschreibe die Abwesenheit im Feld **Grund**. Kolleg:innen sehen den Grund nicht. ### 3. Als Termin im Kalender [#3-als-termin-im-kalender] Lege im [Kalender](https://help.epilot.cloud/de/kalender/kalender-in-epilot#termin-anlegen) einen Termin an und wähle bei **Anzeigen als** die Option **Außer Haus**. Das ist praktisch, wenn du nur ein paar Stunden weg bist, zum Beispiel für einen Arzttermin. ### 4. Feiertag als arbeitsfrei markieren [#4-feiertag-als-arbeitsfrei-markieren] Feiertage machen dich nicht automatisch abwesend. Klicke im Kalender auf den Feiertag und wähle **Als arbeitsfrei markieren**. Im Kalender erkennst du Abwesenheiten am fuchsiafarbenen Rand. ## Arbeitszeiten hinterlegen [#arbeitszeiten-hinterlegen] Arbeitszeiten legen fest, an welchen Tagen und zu welchen Uhrzeiten jemand arbeitet – etwa bei Teilzeit oder festen freien Tagen. Sie werden für jede Person in der Zugriffsverwaltung gepflegt: 1. Klicke oben rechts auf das Zahnrad-Symbol und wähle **Zugriffsverwaltung**. 2. Öffne im Reiter **Nutzer** die Person, deren Arbeitszeiten du pflegen möchtest. 3. Wechsle in den Reiter **Verfügbarkeit**. 4. Aktiviere unter **Arbeitstage & Arbeitszeiten** die Tage, an denen die Person arbeitet, und wähle jeweils Beginn und Ende. 5. Klicke auf **Speichern**. **Ohne gespeicherte Arbeitszeiten** Solange für eine Person keine Arbeitszeiten gespeichert sind, zählen nur ihre Abwesenheiten aus dem Kalender. ## Verfügbarkeit prüfen [#verfügbarkeit-prüfen] **Deine eigene Verfügbarkeit:** Klicke unten links auf dein Profilbild, wähle **Mein Konto** und wechsle in den Reiter **Verfügbarkeit**. Dort siehst du, welcher Kalender verbunden ist und ob du gerade als **Aktiv** oder **Abwesend** giltst. **Die Verfügbarkeit anderer:** Öffne die Person in der **Zugriffsverwaltung** und wechsle in den Reiter **Verfügbarkeit**. Der **Status** zeigt, ob die Person gerade **Aktiv** oder **Abwesend** ist und wann sie zurückkommt. ## Verfügbarkeit bei der Zuweisung [#verfügbarkeit-bei-der-zuweisung] Wenn du Arbeit zuweist, siehst du in der Personenauswahl, wer gerade nicht da ist: Neben dem Namen steht **Abwesend bis …** mit Datum und Uhrzeit der Rückkehr. Das gilt überall, wo du Personen zuweist, zum Beispiel: * bei E-Mails im Postfach * bei Aufgaben in Workflows * bei Zuweisungsfeldern von Entitäten, etwa an einer Opportunity oder einem Ticket Der Hinweis ist eine Entscheidungshilfe: Du kannst die Person trotzdem auswählen, etwa wenn sie die Aufgabe nach ihrer Rückkehr übernehmen soll. ## E-Mails automatisch nur an Verfügbare verteilen [#e-mails-automatisch-nur-an-verfügbare-verteilen] Mit der Automations-Aktion **Verlauf zuweisen** verteilst du eingehende E-Mails automatisch im Team. Damit niemand während seiner Abwesenheit neue E-Mails bekommt: 1. Wähle in der Aktion **Verlauf zuweisen** den Reiter **Verteilen** und lege den **Personenkreis** fest. 2. Aktiviere unter **Filter** die Option **Nur verfügbare Benutzende berücksichtigen**. Abwesende Personen werden dann übersprungen. 3. Optional: Aktiviere **Auf Rückkehr warten (max. 7 Tage)**. Haben alle einen freien Tag – etwa am Wochenende –, wartet die Zuweisung, bis die erste Person zurück ist. 4. Lege unter **Wenn niemand passt** fest, was passiert, wenn niemand verfügbar ist: **Nicht zuweisen** oder **An Fallback zuweisen**. Arbeitszeiten zählen hier nur als ganze Tage: An einem Arbeitstag können Personen auch E-Mails erhalten, die nach Feierabend eingehen. Weist du direkt einer bestimmten Person zu, prüft epilot die Verfügbarkeit nicht. Mehr zur Einrichtung der Aktion findest du in [E-Mails automatisch zuweisen](https://help.epilot.cloud/de/workflow/e-mails-mit-workflows-automatisieren/automatisierte-zuweisung). ## Verfügbarkeit in anderen Systemen nutzen [#verfügbarkeit-in-anderen-systemen-nutzen] Mit der Calendar API kannst du Abwesenheiten und Arbeitszeiten aus euren eigenen Systemen abfragen oder Abwesenheiten von dort eintragen, zum Beispiel aus eurem HR-System. Die technische Dokumentation findest du in der [Calendar API](https://docs.api.epilot.io/calendar.yaml). ## Häufige Fragen [#häufige-fragen] ### Warum werde ich abends als abwesend angezeigt? [#warum-werde-ich-abends-als-abwesend-angezeigt] Außerhalb deiner hinterlegten Arbeitszeiten giltst du als abwesend. **Abwesend bis …** zeigt dann, wann deine nächste Arbeitszeit beginnt. ### Mir wurde trotz Urlaub eine E-Mail zugewiesen. Warum? [#mir-wurde-trotz-urlaub-eine-e-mail-zugewiesen-warum] Prüfe diese Punkte: * Die Abwesenheit ist als **Außer Haus** eingetragen – in Outlook als **Abwesend**. **Beschäftigt** zählt nicht. * In der Aktion **Verlauf zuweisen** ist **Nur verfügbare Benutzende berücksichtigen** aktiv. * Die E-Mail wurde nicht direkt oder manuell zugewiesen. * Der Outlook-Kalender mit der Abwesenheit ist verbunden. ### Sehen Kolleg:innen, warum ich abwesend bin? [#sehen-kolleginnen-warum-ich-abwesend-bin] Nein. Kolleg:innen sehen nur, dass du abwesend bist und bis wann. Grund, Titel und Notizen deiner Termine bleiben privat. ## Verwandte Artikel [#verwandte-artikel] * [Kalender in epilot](https://help.epilot.cloud/de/kalender/kalender-in-epilot) * [Outlook-Kalender-Integration](https://help.epilot.cloud/de/kalender/outlook-kalender-integration) * [E-Mails automatisch zuweisen](https://help.epilot.cloud/de/workflow/e-mails-mit-workflows-automatisieren/automatisierte-zuweisung) * [Nutzer und Rollen verwalten](https://help.epilot.cloud/de/erste-schritte-rechte/nutzerinnen-und-rechte/nutzer-und-rollen-verwalten)