# Outlook-Kalender-Integration Source: https://help.epilot.cloud/de/kalender/outlook-kalender-integration Last updated: 2026-10-28 *** Verbinde deine Outlook-Kalender mit epilot, damit deine Termine und Abwesenheiten automatisch im [epilot Kalender](https://help.epilot.cloud/de/kalender/kalender-in-epilot) erscheinen. Du pflegst deinen Kalender weiter wie gewohnt in Outlook – epilot weiß trotzdem, wann du nicht da bist, und verteilt in dieser Zeit keine Arbeit an dich. **Ab der Professional Lizenz verfügbar** Die Verbindung mit Microsoft 365 ist für Organisationen ab der Professional Lizenz verfügbar. Hast du Fragen zu deiner Lizenz, dann wende dich an deine unternehmensinternen Ansprechpartner. ## So funktioniert die Integration [#so-funktioniert-die-integration] Die Einrichtung besteht aus zwei Schritten: 1. **Einmalig für die Organisation:** Ein Admin verbindet epilot mit eurem Microsoft 365 und erteilt die Zustimmung für die Berechtigungen, die epilot braucht. Das ist dieselbe Verbindung, die auch die [Outlook E-Mail Integration](https://help.epilot.cloud/de/e-mails/e-mail-einstellungen/outlook-e-mail-integration) nutzt. 2. **Für jede Person:** Alle Mitarbeitenden verbinden danach ihren eigenen Outlook-Kalender im epilot Kalender – mit ihrem eigenen Microsoft-Konto. epilot liest nie von sich aus Kalender. epilot sieht nur die Kalender von Personen, die ihr eigenes Konto verbunden haben, und nur das, was diese Personen selbst in Outlook sehen. Ab dann erscheinen neue, geänderte und gelöschte Termine aus Outlook automatisch in epilot. Termine, die in Outlook als **Abwesend** angezeigt werden, machen die Person in epilot abwesend. ## Wer richtet was ein? [#wer-richtet-was-ein] | Rolle | Aufgabe | Benötigte Rechte | | ----------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Microsoft 365-Admin** | Erteilt einmalig für die ganze Organisation die Zustimmung, dass epilot auf Microsoft 365 zugreifen darf. Die Zustimmung lässt sich jederzeit in Microsoft Entra widerrufen. | Eine Rolle in Microsoft Entra, die mandantenweite Administratorzustimmungen erteilen darf, zum Beispiel **Globaler Administrator** oder **Cloudanwendungsadministrator**. | | **epilot Admin** | Verbindet Microsoft 365 in den **E-Mail Einstellungen**. Oft ist das dieselbe Person wie der Microsoft 365-Admin. | Das epilot-Recht **E-Mail Einstellungen erstellen**. | | **Alle Mitarbeitenden** | Verbinden ihren eigenen Outlook-Kalender im epilot Kalender. | Keine besonderen Rechte in epilot. Ein Microsoft 365-Konto mit Outlook-Kalender. | ## Voraussetzungen [#voraussetzungen] * Deine Organisation nutzt epilot ab der Professional Lizenz. * Deine Organisation nutzt Microsoft 365 in der globalen Cloud von Microsoft. * Für die einmalige Zustimmung steht eine Person mit den oben genannten Rechten in Microsoft Entra bereit. * Eure Richtlinien für bedingten Zugriff, etwa Multi-Faktor-Authentifizierung, erlauben die Anmeldung. epilot umgeht sie nicht. ## Schritt 1: Microsoft 365 verbinden (Admin) [#schritt-1-microsoft-365-verbinden-admin] **Ihr nutzt bereits die Outlook E-Mail Integration?** Dann ist dieser Schritt in der Regel schon erledigt: Die Zustimmung gilt für E-Mails und Kalender gemeinsam. Prüfe, ob auf der Karte **Microsoft 365 / Outlook** unter **Aktivierte Funktionen** der Eintrag **Persönliche Outlook-Kalender verbinden (pro Benutzer)** steht. Dann können deine Kolleg:innen direkt mit Schritt 2 weitermachen. 1. Klicke oben rechts auf das Zahnrad-Symbol und wähle **E-Mail Einstellungen**. 2. Im Reiter **Verbindungen** findest du unter **Drittanbieter-Verbindungen** die Karte **Microsoft 365 / Outlook**. Klicke auf **Microsoft 365 verbinden**. 3. Du wirst zu Microsoft weitergeleitet. Melde dich mit deinem Microsoft 365-Konto an und bestätige die angefragten Berechtigungen für deine Organisation. Danach kehrst du zu epilot zurück. 4. Die Karte zeigt jetzt den Status **Verbunden**. Unter **Aktivierte Funktionen** steht **Persönliche Outlook-Kalender verbinden (pro Benutzer)**. ### Wenn du selbst kein Microsoft 365-Admin bist [#wenn-du-selbst-kein-microsoft-365-admin-bist] Die Person, die epilot verbindet, muss nicht der Microsoft 365-Admin sein. Fehlen dir die Rechte für die Zustimmung, öffnet epilot nach der Anmeldung den Dialog **Admin-Zustimmung erforderlich**. 1. Klicke auf **Link kopieren** und schicke den Link an deinen Microsoft 365-Admin. 2. Der Admin öffnet den Link, meldet sich an und erteilt die Zustimmung für eure Organisation. 3. Zurück in den **E-Mail Einstellungen** zeigt die Karte **Authentifizierung ausstehend**. Klicke auf **Autorisierung abschließen**, um die Verbindung fertigzustellen. Darfst du die Zustimmung selbst erteilen, wähle stattdessen **Admin-Zustimmungsseite öffnen**. ### Verbindungsstatus und Details [#verbindungsstatus-und-details] Die Karte im Reiter **Verbindungen** zeigt den Zustand der Verbindung: | Status | Bedeutung und nächster Schritt | | -------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ | | **Verbunden** | Alles ist eingerichtet. Mitarbeitende können ihre Outlook-Kalender verbinden. | | **Authentifizierung ausstehend** | Die Admin-Zustimmung wurde erteilt, die Verbindung ist aber noch nicht fertig. Klicke auf **Autorisierung abschließen**. | | **Teilweise verbunden** | Nicht alle Berechtigungen wurden erteilt. Klicke auf **Verbindung neu autorisieren** und bestätige alle Berechtigungen. | | **Abgelaufen** | epilot kann nicht mehr auf Microsoft 365 zugreifen, zum Beispiel weil die Zustimmung widerrufen wurde. Klicke auf **Neu verbinden**. | Über **Details anzeigen** siehst du, wer das Konto verbunden hat (**Verbunden von**), die **Mandanten-ID** eurer Microsoft 365-Organisation und wann verbunden wurde (**Verbunden am**). **Läuft ab** zeigt, wann der aktuelle Zugriff endet. epilot erneuert ihn automatisch – du musst an diesem Datum also nichts tun. ## Schritt 2: Deinen Outlook-Kalender verbinden (alle Mitarbeitenden) [#schritt-2-deinen-outlook-kalender-verbinden-alle-mitarbeitenden] Der Kalender führt dich Schritt für Schritt durch die Verbindung: 1. Öffne den Kalender und klicke in der Seitenleiste auf **Kalender hinzufügen**. 2. Wähle **Outlook-Kalender** und klicke auf **Weiter mit Outlook**. 3. Melde dich bei Microsoft mit deinem Arbeitskonto an. epilot gleicht genau das Konto ab, mit dem du dich anmeldest – nutze also kein privates Microsoft-Konto. 4. Wähle die Kalender aus, die du in epilot sehen möchtest, und klicke auf **Ausgewählte hinzufügen**. Deine Outlook-Kalender erscheinen jetzt in der Seitenleiste unter **Outlook-Kalender**. Weitere Kalender fügst du jederzeit auf dieselbe Weise hinzu. **Importiere nur Kalender mit deinen eigenen Terminen** Jeder Termin mit dem Status **Außer Haus** in einem deiner importierten Kalender zählt als **deine** Abwesenheit. Importierst du zum Beispiel einen Team- oder Urlaubskalender, in dem auch die Abwesenheiten anderer stehen, giltst du in diesen Zeiträumen ebenfalls als abwesend. Siehst du stattdessen **Einrichtung durch Admin erforderlich**, fehlt noch Schritt 1. Sobald dein Admin ihn abgeschlossen hat, kannst du weitermachen. ## Was abgeglichen wird [#was-abgeglichen-wird] | Thema | So funktioniert es | | ------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Richtung** | Nur von Outlook nach epilot. epilot ändert nie etwas in deinem Outlook. | | **Änderungen** | Neue, geänderte und gelöschte Termine erscheinen automatisch in epilot. | | **Abwesenheiten** | Termine, die in Outlook als **Abwesend** angezeigt werden, zählen in epilot als Abwesenheit. | | **Private Termine** | Erscheinen als **Privater Termin**. Titel, Beschreibung, Ort und Teilnehmende speichert epilot nicht. Eine private Abwesenheit zählt trotzdem. | | **Bearbeiten** | Outlook-Termine sind in epilot schreibgeschützt. Du änderst sie in Outlook. | **Automatische Antworten zählen nicht** epilot liest nur Kalendertermine, keine automatischen Antworten („Abwesenheitsnotiz“) aus Outlook. Trage deinen Urlaub deshalb zusätzlich als Termin mit **Anzeigen als: Abwesend** in Outlook ein. ## Berechtigungen und Datenschutz [#berechtigungen-und-datenschutz] epilot verbindet sich über die Microsoft Graph API und OAuth 2.0 mit Microsoft 365. Passwörter sieht epilot dabei nie. ### So funktioniert der Zugriff [#so-funktioniert-der-zugriff] epilot nutzt ausschließlich **delegierte Berechtigungen**. Das heißt: epilot handelt immer im Namen einer angemeldeten Person und sieht nur, was diese Person in Outlook sehen darf. Anwendungsberechtigungen nutzt epilot nicht. epilot kann also keine Kalender von Personen lesen, die ihr eigenes Konto nicht verbunden haben. ### Angefragte Berechtigungen [#angefragte-berechtigungen] Bei der Admin-Zustimmung zeigt Microsoft die Berechtigungen für E-Mails und Kalender gemeinsam an, damit beide Integrationen mit einer Verbindung funktionieren: | Berechtigung | Wofür | | ------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------- | | **User.Read** | Anmelden und das verbundene Microsoft-Konto anzeigen. | | **offline\_access** | Die Verbindung aktiv halten, ohne sich erneut anzumelden. | | **Calendars.Read** | Kalender und Termine der angemeldeten Person lesen. | | **Calendars.Read.Shared** | Kalender lesen, die in Outlook für die angemeldete Person freigegeben sind. | | **Calendars.ReadBasic** | Termine ohne Details wie Text und Anhänge lesen. | | **Mail.Read.Shared** | Outlook E-Mail Integration: E-Mails in geteilten Postfächern lesen. | | **Mail.ReadWrite.Shared** | Outlook E-Mail Integration: E-Mails in geteilten Postfächern mit epilot abgleichen. | | **Mail.Send.Shared** | Outlook E-Mail Integration: E-Mails aus geteilten Postfächern senden. | Für den Kalender liest epilot nur. Keine Berechtigung erlaubt epilot, deinen Outlook-Kalender zu ändern. ### Wo die Daten liegen [#wo-die-daten-liegen] * **In der EU:** Kalenderdaten und der Zugriff auf Microsoft 365 werden verschlüsselt in Rechenzentren in Frankfurt gespeichert. * **Nur für dich sichtbar:** Deine importierten Termine siehst nur du. Kolleg:innen erfahren nur, **dass** du abwesend bist und bis wann – nicht, warum. * **Privates bleibt privat:** Bei Terminen, die in Outlook als privat markiert sind, entfernt epilot die Details, bevor sie gespeichert werden. ### Zugriff widerrufen [#zugriff-widerrufen] Ein Microsoft 365-Admin kann die Zustimmung jederzeit in Microsoft Entra unter **Unternehmensanwendungen** widerrufen. epilot verliert dann sofort den Zugriff. Mitarbeitende sehen im epilot Kalender **Deinen Outlook-Kalender erneut verbinden**, und die Karte in den **E-Mail Einstellungen** zeigt **Abgelaufen**. ## Outlook-Kalender entfernen oder Konto trennen [#outlook-kalender-entfernen-oder-konto-trennen] **Einzelnen Kalender entfernen:** Öffne in der Seitenleiste das Drei-Punkte-Menü neben dem Outlook-Kalender, wähle **Löschen** und bestätige mit **Outlook-Kalender entfernen**. **Ganzes Konto trennen:** Klicke auf **Kalender hinzufügen**, wähle **Outlook-Kalender** und dann **Mein Outlook-Konto trennen**. Bestätige mit **Konto trennen**. Damit entfernst du alle deine Outlook-Kalender auf einmal aus epilot. Du kannst dein Konto jederzeit neu verbinden. In beiden Fällen bleibt in Outlook alles unverändert. Abwesenheiten aus den entfernten Kalendern zählen in epilot nicht mehr. **Für Admins: Microsoft 365 trennen** Klickst du auf der Karte **Microsoft 365 / Outlook** auf **Trennen**, endet der Abgleich aller verbundenen geteilten Postfächer. Bereits verbundene Outlook-Kalender deiner Kolleg:innen bleiben bestehen. Neue Outlook-Kalender kann aber niemand mehr verbinden, bis Microsoft 365 wieder verbunden ist. Zum Trennen brauchst du das epilot-Recht **E-Mail Einstellungen löschen**. ## Wenn etwas nicht klappt [#wenn-etwas-nicht-klappt] | Meldung oder Problem | Lösung | | -------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Einrichtung durch Admin erforderlich** | Microsoft 365 ist für deine Organisation noch nicht verbunden. Bitte deinen Admin, Schritt 1 abzuschließen. Zeigt die Karte in den **E-Mail Einstellungen** bereits **Verbunden** und die Meldung bleibt, fehlen der Verbindung möglicherweise die Kalender-Berechtigungen. Wende dich dann an deinen Ansprechpartner bei epilot. | | **Admin-Zustimmung erforderlich** | Dir fehlen die Rechte für die Zustimmung in Microsoft 365. Schicke den Link an deinen Microsoft 365-Admin, siehe Wenn du selbst kein Microsoft 365-Admin bist. | | **Outlook wurde nicht verbunden** | Starte die Verbindung erneut. Erscheint die Meldung wieder, fehlt die Admin-Zustimmung. Bitte deinen Admin, Schritt 1 zu prüfen. | | **Deinen Outlook-Kalender erneut verbinden** | Der Zugriff auf deinen Kalender ist nicht mehr gültig. Klicke auf **Outlook erneut verbinden**. Bis dahin aktualisiert epilot deine Termine nicht. | | **Outlook ist nicht erreichbar** | Klicke auf **Erneut versuchen**. | | Ein Termin fehlt in epilot | Prüfe, ob der zugehörige Kalender in der Seitenleiste eingeblendet ist. | ## Verwandte Artikel [#verwandte-artikel] * [Kalender in epilot](https://help.epilot.cloud/de/kalender/kalender-in-epilot) * [Abwesenheiten und Verfügbarkeit](https://help.epilot.cloud/de/kalender/abwesenheiten-und-verfugbarkeit) * [Outlook E-Mail Integration](https://help.epilot.cloud/de/e-mails/e-mail-einstellungen/outlook-e-mail-integration)