# Aufgaben an Partner übergeben

Source: https://help.epilot.cloud/de/kooperationen/aufgaben-an-partner-uebergeben
Last updated: 2026-10-22

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Am besten arbeitest du mit Partnern in Workflows: Du weist ihnen einzelne Aufgaben oder ganze Phasen zu, schreibst ihnen eine eigene Aufgabenbeschreibung und steuerst alle offenen Aufträge über ein gemeinsames Kanban-Board. Dieser Artikel zeigt dir die vier Bausteine dafür.

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  **Voraussetzung**

  Die Entität, auf der der Workflow läuft, ist mit dem Partner geteilt, und der Workflow selbst ist in der Kategorie **Workflows** freigegeben. Siehe [Inhalte mit Partnern teilen](https://help.epilot.cloud/de/kooperationen/inhalte-mit-partnern-teilen).
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## Aufgaben und Phasen einem Partner zuweisen [#aufgaben-und-phasen-einem-partner-zuweisen]

Partner weist du genauso zu wie Kollegen: dem ganzen Workflow, einer Phase oder einer einzelnen Aufgabe.

1. Öffne die Aufgabe oder Phase und klicke bei **Zuständige Person** auf das Personen-Symbol.

2. Wechsle auf den Tab **Partner-Benutzer**.

3. Wähle die **gesamte Partnerorganisation** oder einzelne Mitarbeitende aus.

Weist du die ganze Organisation zu, haben automatisch alle ihre Mitarbeitenden Zugriff, auch solche, die später dazukommen. Alle werden entsprechend ihrer Benachrichtigungseinstellungen informiert.

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  **Tipp**

  Soll der Partner zugewiesen werden, mit dem die Entität gerade geteilt ist, nutze in der Workflow-Konfiguration bei **Zuständige Person** den Tab **Variable** und wähle **Geteilt mit**. Setzt du die Variable schon auf der Phase, erben alle Aufgaben darin die Zuweisung. So brauchst du den Workflow nicht pro Partner anzupassen.
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## Eine eigene Beschreibung für Partner hinterlegen [#eine-eigene-beschreibung-für-partner-hinterlegen]

Partner brauchen in einer Aufgabe oft andere Informationen als dein Team. Deshalb kannst du pro Aufgabe getrennte Beschreibungen hinterlegen.

1. Öffne die Aufgabe im Workflow Builder.

2. Wechsle in der **Aufgabenbeschreibung** auf den Tab **Partner** und schreibe die Anleitung aus Sicht des Partners.

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Ist eine Partner-Beschreibung hinterlegt, sieht der Partner nur diese. Fehlt sie, bekommt er die interne Beschreibung, damit keine Information verloren geht. Du selbst siehst immer beide.

## Festlegen, welche Aufgaben der Partner sieht [#festlegen-welche-aufgaben-der-partner-sieht]

Ob ein Partner alle Aufgaben eines geteilten Workflows sieht oder nur die ihm zugewiesenen, stellst du in der Partnerrolle im Abschnitt **Prozesse & Workflows** ein. Dort legst du auch fest, ob er alle oder nur zugewiesene Aufgaben bearbeiten darf. Siehe [Zugriffsrechte für Partner festlegen: Partnerrolle und Nutzerrollen](https://help.epilot.cloud/de/kooperationen/zugriffsrechte-fuer-partner-festlegen).

## Aufträge gemeinsam über ein Kanban-Board steuern [#aufträge-gemeinsam-über-ein-kanban-board-steuern]

Sobald mehrere Aufträge parallel laufen, lohnt sich ein Board unter **Meine Aufgaben**. Du siehst darauf alle Partneraufgaben nach Status, dein Partner sieht in seinem Board nur die Aufgaben, die ihm zugewiesen sind.

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1. Öffne **Meine Aufgaben** und klicke auf **Board verwalten → Neues Board erstellen**.

2. Setze unter **Filter** zum Beispiel **Workflow-Status ist gleich Gestartet**, **Aktuelle Aufgabe ist gleich Wahr** und den gewünschten Workflow.

3. Lege im Tab **Aufgabenkacheln** fest, welche Entitätsattribute auf der Karte stehen, zum Beispiel Name und Telefonnummer des Kunden. So kann dein Partner direkt vom Board aus anrufen.

4. Klicke auf das **Teilen-Symbol** des Boards und wähle unter **Partner-Benutzer** die Partnerorganisation oder einzelne Partnernutzer.

Möchtest du für jeden Partner ein eigenes Board, filtere zusätzlich nach **Zugewiesen an** und teile das Board nur mit diesem Partner. Alle Details zum Board findest du im Artikel [„Meine Aufgaben“ – Kanban Aufgabenansicht](https://help.epilot.cloud/de/entitaten/meine-aufgaben-kanban-aufgabenubersicht).

## Partnerauswahl automatisieren [#partnerauswahl-automatisieren]

Statt den Partner bei jedem Vorgang selbst auszuwählen, kannst du eine KI-Aufgabe in den Workflow einbauen: Der [KI-Agent für Partner-Zuweisungen](https://help.epilot.cloud/de/workflow/ki-agent-fur-partner-zuweisungen) vergleicht Attribute der Entität mit denen deiner Partner, berücksichtigt Verfügbarkeit und Entfernung und teilt die Entität mit dem besten Treffer – automatisch oder als Empfehlung, die du bestätigst. Ein vollständiges Beispiel zeigt der Artikel [Wartungen mit Partnern durchführen](https://help.epilot.cloud/de/entitaten/entitatendetails/anlagen-standorte/wartungen-mit-partnern-durchfuhren).

## Typische Anwendungsfälle [#typische-anwendungsfälle]

* Die Phase *Vor-Ort-Termin* ist der Partnerorganisation zugewiesen; wer dort gerade frei ist, nimmt sich die Aufgabe.

* Der Partner liest in der Aufgabe eine Checkliste für die Wartung, dein Team sieht stattdessen die internen Prüfschritte.

* Alle offenen Wartungsaufträge liegen auf einem Board, das du mit drei Handwerkspartnern teilst.

## Verwandte Artikel [#verwandte-artikel]

* [Inhalte mit Partnern teilen](https://help.epilot.cloud/de/kooperationen/inhalte-mit-partnern-teilen)

* [Konfiguration von Workflows](https://help.epilot.cloud/de/workflow/konfiguration-von-workflows)

* [„Meine Aufgaben“ – Kanban Aufgabenansicht](https://help.epilot.cloud/de/entitaten/meine-aufgaben-kanban-aufgabenubersicht)

* [KI-Agent für Partner-Zuweisungen](https://help.epilot.cloud/de/workflow/ki-agent-fur-partner-zuweisungen)