# Aufgaben an Partner übergeben Source: https://help.epilot.cloud/de/kooperationen/mit-partnern-zusammenarbeiten/aufgaben-an-partner-uebergeben Last updated: 2026-10-29 *** Am besten arbeitest du mit Partnern in Workflows: Du weist ihnen einzelne Aufgaben oder ganze Phasen zu, schreibst ihnen eine eigene Aufgabenbeschreibung und steuerst alle offenen Aufträge über ein gemeinsames Kanban-Board. Dieser Artikel zeigt dir, wie du Partnern Aufgaben zuweist, was sie darin sehen, wie ihr Aufträge gemeinsam steuert und wie Partner Workflows selbst starten. **Voraussetzung** Die Entität, auf der der Workflow läuft, ist mit dem Partner geteilt, und der Workflow ist in der Kategorie **Workflows** geteilt, von Hand oder über eine Freigaberegel. Siehe [Inhalte mit Partnern teilen](https://help.epilot.cloud/de/kooperationen/mit-partnern-zusammenarbeiten/inhalte-mit-partnern-teilen). ## Aufgaben und Phasen einem Partner zuweisen [#aufgaben-und-phasen-einem-partner-zuweisen] Partner weist du genauso zu wie Kollegen: dem ganzen Workflow, einer Phase oder einer einzelnen Aufgabe. 1. Öffne die Aufgabe oder Phase und klicke bei **Zuständige Person** auf das Personen-Symbol. 2. Wechsle auf den Tab **Partner-Benutzer**. 3. Wähle die **gesamte Partnerorganisation** oder einzelne Mitarbeitende aus. Weist du die ganze Organisation zu, haben automatisch alle ihre Mitarbeitenden Zugriff, auch solche, die später dazukommen. Alle werden entsprechend ihrer Benachrichtigungseinstellungen informiert. **Tipp** Soll der Partner zugewiesen werden, mit dem die Entität gerade geteilt ist, nutze in der Workflow-Konfiguration bei **Zuständige Person** den Tab **Variable** und wähle **Geteilt mit**. Setzt du die Variable schon auf der Phase, erben alle Aufgaben darin die Zuweisung. So brauchst du den Workflow nicht pro Partner anzupassen. ## Eine eigene Beschreibung für Partner hinterlegen [#eine-eigene-beschreibung-für-partner-hinterlegen] Partner brauchen in einer Aufgabe oft andere Informationen als dein Team. Deshalb kannst du pro Aufgabe getrennte Beschreibungen hinterlegen. 1. Öffne die Aufgabe im Workflow Builder. 2. Wechsle in der **Aufgabenbeschreibung** auf den Tab **Partner** und schreibe die Anleitung aus Sicht des Partners. Ist eine Partner-Beschreibung hinterlegt, sieht der Partner nur diese. Fehlt sie, bekommt er die interne Beschreibung, damit keine Information verloren geht. Du selbst siehst immer beide. ## Festlegen, welche Aufgaben der Partner sieht [#festlegen-welche-aufgaben-der-partner-sieht] Ob ein Partner alle Aufgaben eines geteilten Workflows sieht oder nur die ihm zugewiesenen, stellst du in der Partnerrolle im Abschnitt **Prozesse & Workflows** ein. Dort legst du auch fest, ob er alle oder nur zugewiesene Aufgaben bearbeiten darf. Siehe [Zugriffsrechte für Partner festlegen: Partnerrolle und Nutzerrollen](https://help.epilot.cloud/de/kooperationen/mit-partnern-zusammenarbeiten/zugriffsrechte-fuer-partner-festlegen). ## Aufträge gemeinsam über ein Kanban-Board steuern [#aufträge-gemeinsam-über-ein-kanban-board-steuern] Sobald mehrere Aufträge parallel laufen, lohnt sich ein Board unter **Meine Aufgaben**. Du siehst darauf alle Partneraufgaben nach Status, dein Partner sieht darauf die Aufgaben, die seine Partnerrolle freigibt. 1. Öffne **Meine Aufgaben** und klicke auf **Board verwalten > Neues Board erstellen**. 2. Setze unter **Filter** zum Beispiel **Workflow-Status ist gleich Gestartet**, **Aktuelle Aufgabe ist gleich Wahr** und den gewünschten Workflow. 3. Lege im Tab **Aufgabenkacheln** fest, welche Entitätsattribute auf der Karte stehen, zum Beispiel Name und Telefonnummer des Kunden. So kann dein Partner direkt vom Board aus anrufen. 4. Klicke auf das **Teilen-Symbol** des Boards und wähle unter **Partner-Benutzer** die Partnerorganisation oder einzelne Partnernutzer. Möchtest du für jeden Partner ein eigenes Board, filtere zusätzlich nach **Zugewiesen an** und teile das Board nur mit diesem Partner. Alle Details zum Board findest du im Artikel [Kanban-Board einrichten und teilen](https://help.epilot.cloud/de/workflow/meine-aufgaben/kanban-board-einrichten-und-teilen). ## Partnerauswahl automatisieren [#partnerauswahl-automatisieren] Statt den Partner bei jedem Vorgang selbst auszuwählen, kannst du eine KI-Aufgabe in den Workflow einbauen: Der [KI-Agent für Partner-Zuweisungen](https://help.epilot.cloud/de/workflow/workflows-konfigurieren/ki-agent-fur-partner-zuweisungen) vergleicht Attribute der Entität mit denen deiner Partner, berücksichtigt Verfügbarkeit und Entfernung und teilt die Entität mit dem besten Treffer. Das passiert automatisch oder als Empfehlung, die du bestätigst. Ein vollständiges Beispiel zeigt der Artikel [Wartungen mit Partnern durchführen](https://help.epilot.cloud/de/entitaten/entitatendetails/wartungen-mit-partnern-durchfuhren). ## Partner Workflows selbst starten lassen [#partner-workflows-selbst-starten-lassen] Statt jeden Vorgang selbst zu starten und dann zu übergeben, kannst du einem Partner erlauben, einen Workflow selbst zu starten, zum Beispiel dem Callcenter für Störungsmeldungen oder dem Wartungspartner für fällige Wartungen. 1. Öffne den Workflow im Workflow Builder, klicke oben rechts auf das Teilen-Symbol und wähle die Partnerorganisation aus. 2. Gib der Partnerrolle die Berechtigung **Prozesse & Workflows starten**. Siehe [Zugriffsrechte für Partner festlegen](https://help.epilot.cloud/de/kooperationen/mit-partnern-zusammenarbeiten/zugriffsrechte-fuer-partner-festlegen). 3. Weise die Aufgaben, die der Partner erledigen soll, im Workflow dem Partner zu, zum Beispiel über die Variable **Geteilt mit**. Der Workflow muss aktiv sein und einen manuellen Auslöser für den Entitätstyp haben, auf dem der Partner ihn starten soll. Der Partner braucht außerdem Zugriff auf die Entität. Der Partner sieht die Konfiguration, kann sie aber nicht ändern. Startet er den Workflow, wird die Ausführung automatisch mit seiner Organisation geteilt; du siehst sie auf der Entität wie jeden anderen Workflow und bearbeitest die Aufgaben, die bei dir liegen. Wie das aus Partnersicht aussieht, beschreibt Als Partner: Geteilte Workflows starten. ## Typische Anwendungsfälle [#typische-anwendungsfälle] * Die Phase *Vor-Ort-Termin* ist der Partnerorganisation zugewiesen; wer dort gerade frei ist, nimmt sich die Aufgabe. * Der Partner liest in der Aufgabe eine Checkliste für die Wartung, dein Team sieht stattdessen die internen Prüfschritte. * Alle offenen Wartungsaufträge liegen auf einem Board, das du mit drei Handwerkspartnern teilst. ## Verwandte Artikel [#verwandte-artikel] * [Inhalte mit Partnern teilen](https://help.epilot.cloud/de/kooperationen/mit-partnern-zusammenarbeiten/inhalte-mit-partnern-teilen) * [Aufgaben zuweisen und übernehmen](https://help.epilot.cloud/de/workflow/mit-workflows-arbeiten/aufgaben-zuweisen-und-uebernehmen) * [Kanban-Board einrichten und teilen](https://help.epilot.cloud/de/workflow/meine-aufgaben/kanban-board-einrichten-und-teilen) * [KI-Agent für Partner-Zuweisungen](https://help.epilot.cloud/de/workflow/workflows-konfigurieren/ki-agent-fur-partner-zuweisungen) * Als Partner: Geteilte Workflows starten * Freigaberegeln: verknüpfte Inhalte automatisch mit Partnern teilen * [Zugriffsrechte für Partner festlegen: Partnerrolle und Nutzerrollen](https://help.epilot.cloud/de/kooperationen/mit-partnern-zusammenarbeiten/zugriffsrechte-fuer-partner-festlegen)