# E-Mail-Vorlagen für Portale

Source: https://help.epilot.cloud/de/portale/benachrichtigungen-und-e-mails/e-mail-vorlagen-fur-portale
Last updated: 2026-10-28

Dein Portal verschickt bei bestimmten Ereignissen automatisch E-Mails an deine Portalnutzer, zum Beispiel zur Kontoaktivierung oder wenn ein Kunde sein Passwort vergessen hat. Mit den **E-Mail-Vorlagen** legst du fest, welche Vorlage für welches Ereignis verwendet wird, und passt Text und Design an deine Marke an.

Dieser Artikel zeigt dir, welche Portal-E-Mails es gibt, wie du ihnen Vorlagen zuweist und welche Portal-Variablen du in Vorlagen verwenden kannst.

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## So funktioniert's [#so-funktionierts]

Jedes Portal hat eigene Zuordnungen von Ereignissen zu E-Mail-Vorlagen. Du findest sie im Portal Builder über das Zahnrad-Symbol im Bereich **Benachrichtigungen**. Die Ereignisse sind in Gruppen sortiert:

* **Konto**: **Kontoaktivierung** (Bestätigung der E-Mail-Adresse bei der Registrierung), **Passwort vergessen**, **Benutzereinladung** und **Bestätigung der E-Mail-Änderung**, wenn ein Portalnutzer seine Login-Adresse ändert.

* **Workflow-Ereignisse**: E-Mails bei einem neuen Angebot, bei der Zuordnung eines ausstehenden Benutzers zu einem Kontakt, bei einem Dokumenten-Upload und wenn einem Portalnutzer ein Workflow-Schritt zugewiesen wird.

* **Journeys**: **Einmalpasswort für die Journey-Anmeldung** und **Journey-Registrierung** für den Block „Login & Registrierung“ in Journeys.

Welche Ereignisse du siehst, hängt von der Konfiguration deines Portals ab. Ist zum Beispiel die Multi-Faktor-Authentifizierung eingeschaltet, kommt eine Vorlage für den Anmeldecode dazu.

Die Vorlagen selbst bearbeitest du wie alle E-Mail-Vorlagen in epilot unter **Konfiguration** > **Vorlagen**. Für ein neues Portal legt epilot Standardvorlagen an. Du erkennst sie am Label „Kundenportal“ bzw. „Installateurportal“.

**Beispiel**: Die Stadtwerke 2PUNKT0 passen die Vorlage „Aktivierung Kundenportal Account“ an ihre Marke an: mit Logo, du-Ansprache und einem kurzen Hinweis, was Kunden im Portal erwartet.

## Konfiguration [#konfiguration]

### Vorlagen zuweisen [#vorlagen-zuweisen]

1\. Öffne dein Portal im Portal Builder, klicke oben rechts auf das Zahnrad-Symbol und wechsle in den Bereich **Benachrichtigungen**.

2\. Wähle unter **E-Mail-Vorlagen** für jedes Ereignis über den Pfeil die passende Vorlage. Mit dem Kreuz entfernst du eine Zuordnung, über das Symbol rechts öffnest du die Vorlage in einem neuen Tab.

<Screenshot src="https://help.epilot.cloud/img/confluence/565b164c18-email-vorlagen-01-konto.webp" alt="email-vorlagen-01-konto.png" width="1600" height="900" maxWidth="760" />

3\. Weise bei Bedarf auch die Vorlagen unter **Workflow-Ereignisse** zu.

<Screenshot src="https://help.epilot.cloud/img/confluence/6bea5916f9-email-vorlagen-02-workflow-ereignisse.webp" alt="email-vorlagen-02-workflow-ereignisse.png" width="1224" height="720" maxWidth="760" />

4\. Klicke auf **Speichern**.

<Callout type="warning">
  **Wichtig**

  Ohne Vorlagen für **Kontoaktivierung** und **Passwort vergessen** können sich deine Kunden nicht registrieren oder ihr Passwort zurücksetzen. Deshalb lassen sich die Einstellungen ohne diese beiden Vorlagen nicht speichern.
</Callout>

### Vorlagen für Journeys [#vorlagen-für-journeys]

5\. Lege unter **Journeys** die Vorlagen für **Einmalpasswort für die Journey-Anmeldung** und **Journey-Registrierung** fest.

<Screenshot src="https://help.epilot.cloud/img/confluence/018726a5a9-email-vorlagen-03-journeys.webp" alt="email-vorlagen-03-journeys.png" width="1224" height="660" maxWidth="760" />

Bestehende Journeys behalten die Registrierungsvorlage, mit der sie erstellt wurden. Erst wenn du im Block „Login & Registrierung“ einer Journey das Portal änderst, übernimmt die Journey die aktuelle Vorlage dieses Portals. Mehr dazu in [Journeys im Portal](https://help.epilot.cloud/de/portale/seiten-und-blocke/journeys-im-portal).

### Neue Vorlage erstellen und bearbeiten [#neue-vorlage-erstellen-und-bearbeiten]

6\. Klicke oben im Bereich **Benachrichtigungen** auf **Vorlage erstellen**. Der Vorlagen-Editor öffnet sich in einem neuen Tab. Alternativ öffnest du eine zugewiesene Vorlage über das Symbol rechts im Feld.

7\. Passe Betreff und Text an. Über das Symbol &#x2A;*\{ }** in der Werkzeugleiste fügst du Variablen ein, zum Beispiel den Namen des Kontakts.

<Screenshot src="https://help.epilot.cloud/img/confluence/67bd674336-email-vorlagen-04-editor.webp" alt="email-vorlagen-04-editor.png" width="1600" height="966" maxWidth="760" />

8\. Klicke auf **Vorlage speichern**. Weise eine neue Vorlage danach wie in Schritt 2 dem Ereignis zu.

<Callout type="info">
  **Tipp**

  Ändere die Standardvorlagen nicht direkt, wenn du mehrere Portale hast. Erstelle lieber eine eigene Vorlage pro Portal, zum Beispiel „Kontoaktivierung Kundenportal 2PUNKT0“. So weißt du immer, welche E-Mail aus welchem Portal kommt.
</Callout>

## Portal-Variablen in Vorlagen [#portal-variablen-in-vorlagen]

Damit eine E-Mail den richtigen Link enthält, nutzen die Portal-Vorlagen Variablen. Du findest sie im Variablen-Dialog unter **Typ** > **Andere** in der Gruppe **Kundenportal Nutzer**:

<Screenshot src="https://help.epilot.cloud/img/confluence/f6cc56473e-email-vorlagen-05-variablen.webp" alt="email-vorlagen-05-variablen.png" width="1600" height="900" maxWidth="760" />

* **Bestätigungslink (Double Opt-In)** und **Passwort vergessen-Link**: Links, die die Standardvorlagen für Kontoaktivierung und Passwort-Reset verwenden.

* **Einladungslink für das Kundenportal** bzw. **für das Installateurportal*&#x2A;: führt zur Registrierungsseite des Portals. Die E-Mail-Adresse ist schon eingetragen und der neue Zugang wird direkt dem Kontakt zugeordnet. Im Text steht dafür &#x2A;\{\{portalUser.invitationLink}}*.

* **Dokumentenlink** und **Entitätslink**: führen direkt zu den Dokumenten oder zu einem Datensatz im Portal, zum Beispiel einer Anfrage.

* **Kundenportalnutzer auf Entität** bzw. **Installateurportalnutzer auf Entität**: die E-Mail-Adressen der Portalnutzer, die mit einem Datensatz verknüpft sind. Nutze sie als Empfänger, wenn alle Portalnutzer eines Datensatzes eine E-Mail bekommen sollen.

## Häufige Fragen [#häufige-fragen]

**Meine Kunden bekommen keine Aktivierungs-E-Mail. Was kann ich prüfen?**

Prüfe, ob unter **Kontoaktivierung** eine Vorlage zugewiesen ist und ob sie den Bestätigungslink enthält. Bitte den Kunden außerdem, im Spam-Ordner nachzusehen.

**Kann ich einem Kunden eine Einladung ins Portal schicken?**

Ja, mit einer Vorlage, die den Einladungslink enthält. Wie das geht, zeigt [Portalnutzer einladen](https://help.epilot.cloud/de/portale/registrierung-login-und-sicherheit/portalnutzer-einladen).

**Wer bekommt intern Bescheid, wenn ein Kunde etwas im Portal macht?**

Interne Benachrichtigungen an deine Mitarbeitenden richtest du gesondert ein. Mehr dazu in [Interne Benachrichtigungen und Automationen für Portale](https://help.epilot.cloud/de/portale/benachrichtigungen-und-e-mails/interne-benachrichtigungen-und-automationen-fur-portale).

**Gelten die Vorlagen auch für andere Portale?**

Nein. Jedes Portal hat eigene Zuordnungen. Beim Zuweisen einer Konfiguration kannst du die E-Mail-Vorlagen mit übertragen, siehe [Portale verwalten](https://help.epilot.cloud/de/portale/einstieg-in-portale/portale-verwalten).