# Portalnutzer verwalten

Source: https://help.epilot.cloud/de/portale/nutzerverwaltung-und-betrieb/portalnutzer-verwalten
Last updated: 2026-10-28

Jeder Portalnutzer hat in epilot einen eigenen Datensatz, den **Portal Zugang**. In der Liste **Portal Zugänge** siehst du alle Portalnutzer deiner Organisation, prüfst ihren Registrierungsstand, ordnest sie einem Kontakt zu und sperrst bei Bedarf ihren Zugang.

Dieser Artikel zeigt dir, wo du Portalnutzer findest, was die einzelnen Status bedeuten und welche Aktionen dir zur Verfügung stehen.

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## So funktioniert's [#so-funktionierts]

Sobald sich jemand in deinem Portal registriert oder du jemanden einlädst, legt epilot einen Portal Zugang an. Der Portal Zugang enthält die Anmeldedaten des Portalnutzers (vor allem die E-Mail-Adresse), seinen Status und den **Zugeordneten Kontakt**. Über den Kontakt sieht der Portalnutzer seine Verträge, Zähler, Dokumente und Anfragen.

Ein Beispiel: Anna Becker registriert sich im Kundenportal mit ihrer E-Mail-Adresse und ihrer Kundennummer. epilot legt einen Portal Zugang an und verknüpft ihn mit ihrem bestehenden Kontakt. Ruft Anna später bei dir an, weil sie ihren Stromliefervertrag nicht sieht, prüfst du im Portal Zugang, ob sie registriert ist und welchem Kontakt sie zugeordnet ist.

Du findest die Portal Zugänge auf zwei Wegen:

* **Über die Suche**: Gib in der Suche oben „Portal Zugänge“ ein und wähle den Eintrag unter **Konfiguration**.

* **Über den Kontakt**: Im Kontakt siehst du im Attribut **Portal Zugänge** bzw. in der Gruppe **Portalzugang** alle Portal Zugänge dieses Kontakts. Mit **In neuem Tab öffnen** springst du direkt in den Portal Zugang.

<Screenshot src="https://help.epilot.cloud/img/confluence/08b8c6474b-nutzer-00-suche.webp" alt="nutzer-00-suche.png" width="1282" height="290" maxWidth="760" />

## Die Liste Portal Zugänge [#die-liste-portal-zugänge]

Die Liste funktioniert wie jede andere Entitätsliste in epilot: Du kannst suchen, filtern, sortieren, das Tabellenlayout anpassen und eigene Ansichten speichern. Die wichtigsten Spalten sind:

* **E-Mail**: die E-Mail-Adresse, mit der sich der Portalnutzer anmeldet.

* **Quelle**: das Portal, zu dem der Zugang gehört, zum Beispiel **END\_CUSTOMER\_PORTAL** für das Kundenportal oder **INSTALLER\_PORTAL** für das Installateurportal.

* **Zugang gewährt**: ob sich der Portalnutzer anmelden darf (**Ja**/**Nein**).

* **Zuordnung Status**: ob der Portal Zugang einem Kontakt zugeordnet ist.

* **Registrierungsstatus**: wie weit die Registrierung ist.

* **Zugeordneter Kontakt**: der Kontakt, dessen Daten der Portalnutzer im Portal sieht.

* **Erste Anmeldung** und **Letzte Anmeldung**: wann sich der Portalnutzer zum ersten und zum letzten Mal angemeldet hat.

<Screenshot src="https://help.epilot.cloud/img/confluence/a4a0f816fe-nutzer-01-portal-zugaenge.webp" alt="nutzer-01-portal-zugaenge.png" width="1600" height="951" maxWidth="760" />

Weiter rechts in der Tabelle siehst du die Status und den zugeordneten Kontakt:

<Screenshot src="https://help.epilot.cloud/img/confluence/36f753ba9f-nutzer-02-status-spalten.webp" alt="nutzer-02-status-spalten.png" width="1600" height="750" maxWidth="760" />

## Status eines Portalnutzers [#status-eines-portalnutzers]

Zwei Status geben dir Auskunft über den Stand der Registrierung:

* **Registrierungsstatus**: **Aktivierung-Email geschickt** bedeutet, dass der Portalnutzer den Link in der Aktivierungs-E-Mail noch nicht angeklickt hat. Sobald er das tut, wechselt der Status auf **Registriert**.

* **Zuordnung Status**: **Zugeordnet** bedeutet, dass der Portal Zugang mit einem Kontakt verknüpft ist. **Ausstehend** bedeutet, dass noch ein Kontakt fehlt. Das passiert zum Beispiel, wenn du bei der Selbstregistrierung keine automatische Kontakterstellung erlaubst, damit keine Dubletten entstehen. Dann ordnet ein Mitarbeiter den richtigen Kontakt von Hand zu.

Wie die Selbstregistrierung und die automatische Kontaktzuordnung eingestellt werden, liest du in [Selbstregistrierung und Identifikatoren](https://help.epilot.cloud/de/portale/registrierung-login-und-sicherheit/selbstregistrierung-und-identifikatoren).

## Konfiguration [#konfiguration]

### Portal Zugang öffnen [#portal-zugang-öffnen]

1\. Öffne die Liste **Portal Zugänge** und klicke auf die E-Mail-Adresse des Portalnutzers.

2\. In der Gruppe **Nutzer Details** siehst du E-Mail, **Quelle**, **Zugang gewährt**, **Ablaufdatum**, die beiden Status sowie **Erste Anmeldung** und **Letzte Anmeldung**. Die Status und die Anmeldezeitpunkte setzt epilot automatisch, du kannst sie nicht bearbeiten.

<Screenshot src="https://help.epilot.cloud/img/confluence/4e3a4563a4-nutzer-03-nutzer-details.webp" alt="nutzer-03-nutzer-details.png" width="1600" height="696" maxWidth="760" />

3\. In der Gruppe **Zuordnung** siehst du den **Zugeordneten Kontakt** mit seinen wichtigsten Daten. Bei Geschäftskunden kannst du hier zusätzlich ein **Zugeordnetes Unternehmen** und eine **Vertretung** hinterlegen.

<Screenshot src="https://help.epilot.cloud/img/confluence/352c5dd501-nutzer-04-zuordnung.webp" alt="nutzer-04-zuordnung.png" width="1600" height="781" maxWidth="760" />

### Aktionen in der Liste [#aktionen-in-der-liste]

4\. Klicke in der Liste am Ende einer Zeile auf das Drei-Punkte-Menü. Dort findest du diese Aktionen:

* **Im neuen Tab öffnen**: öffnet den Portal Zugang in einem neuen Browser-Tab.

* **Bearbeiten**: öffnet den Portal Zugang zum Bearbeiten.

* **Löschen**: löscht den Portal Zugang. Der Kontakt bleibt erhalten.

* **Nutzer zuordnen**: verknüpft den Portal Zugang mit einem Kontakt.

* **Als Benutzer anmelden**: öffnet das Portal aus Sicht dieses Portalnutzers, siehe [Als Portalnutzer anmelden](https://help.epilot.cloud/de/portale/nutzerverwaltung-und-betrieb/als-portalnutzer-anmelden).

* **Aktivierungs-E-Mail erneut senden**: nur bei Portalnutzern, die ihre Registrierung noch nicht bestätigt haben.

<Screenshot src="https://help.epilot.cloud/img/confluence/a3f47defda-nutzer-05-zeilenmenue.webp" alt="nutzer-05-zeilenmenue.png" width="1272" height="464" maxWidth="760" />

### Portalnutzer einem Kontakt zuordnen [#portalnutzer-einem-kontakt-zuordnen]

5\. Wähle im Drei-Punkte-Menü **Nutzer zuordnen**. Es öffnet sich der Dialog **Portalnutzer an Kontakt mappen**.

6\. Suche den passenden Kontakt, zum Beispiel über die E-Mail-Adresse oder den Namen. Mit dem Pfeil-Symbol rechts öffnest du den Kontakt zur Kontrolle in einem neuen Tab.

7\. Wähle den Kontakt aus und klicke auf **Nutzer zuordnen**. Der Zuordnung Status wechselt auf **Zugeordnet**.

<Screenshot src="https://help.epilot.cloud/img/confluence/868bac7587-nutzer-06-nutzer-zuordnen.webp" alt="nutzer-06-nutzer-zuordnen.png" width="1600" height="900" maxWidth="760" />

<Callout type="warning">
  **Wichtig**

  Prüfe vor dem Zuordnen genau, ob Kontakt und Portalnutzer zusammengehören. Nach der Zuordnung sieht der Portalnutzer alle Verträge, Zähler, Rechnungen und Dokumente dieses Kontakts.
</Callout>

### Aktivierungs-E-Mail erneut senden [#aktivierungs-e-mail-erneut-senden]

8\. Hat ein Portalnutzer die Aktivierungs-E-Mail nicht erhalten oder den Link zu spät angeklickt, wähle im Drei-Punkte-Menü **Aktivierungs-E-Mail erneut senden**. Der Portalnutzer bekommt eine neue E-Mail mit einem Bestätigungslink.

### Zugang sperren [#zugang-sperren]

9\. Öffne den Portal Zugang. Du hast zwei Möglichkeiten:

* **Sofort sperren**: Schalte **Zugang gewährt** aus. Der Portalnutzer kann sich nicht mehr anmelden.

* **Befristet freigeben**: Trage ein **Ablaufdatum** ein. Das ist praktisch, wenn ein Zugang nur für einen bestimmten Zeitraum gelten soll, zum Beispiel für einen Hausverwalter bis zum Ende des Verwaltervertrags.

<Callout type="info">
  **Tipp**

  Sperre einen Zugang lieber über **Zugang gewährt**, statt ihn zu löschen. So bleiben Verlauf und Aktivitäten erhalten, und du kannst den Zugang später mit einem Klick wieder freigeben.
</Callout>

## Häufige Fragen [#häufige-fragen]

**Ich finde die Portal Zugänge nicht im Menü. Wo sind sie?**

Gib in der Suche oben „Portal Zugänge“ ein, oder öffne einen Kontakt und springe über das Attribut **Portal Zugänge** in den Portal Zugang.

**Was passiert mit dem Kontakt, wenn ich einen Portal Zugang lösche?**

Der Kontakt und seine Verträge bleiben unverändert. Nur der Zugang zum Portal wird entfernt. Möchte sich die Person später wieder anmelden, muss sie sich neu registrieren oder du lädst sie erneut ein, siehe [Portalnutzer einladen](https://help.epilot.cloud/de/portale/registrierung-login-und-sicherheit/portalnutzer-einladen).

**Kann ein Kontakt mehrere Portal Zugänge haben?**

Ja. Ein Kontakt kann zum Beispiel einen Zugang zum Kundenportal und einen zum Installateurportal haben. Im Kontakt siehst du alle Zugänge im Attribut **Portal Zugänge**.

**Wie sehe ich, was ein Portalnutzer im Portal getan hat?**

Öffne den Portal Zugang und klicke rechts auf **Aktivitäten**. Mehr dazu in [Aktivitäten von Portalnutzern](https://help.epilot.cloud/de/portale/nutzerverwaltung-und-betrieb/aktivitaten-von-portalnutzern).