# E-Mails automatisch zuweisen

Source: https://help.epilot.cloud/de/workflow/e-mails-mit-workflows-automatisieren/automatisierte-zuweisung
Last updated: 2026-10-27

Mit der Aktion *E-Mail zuweisen* innerhalb der Workflows wird ein eingehender E-Mail-Verlauf automatisch einem bestimmten Nutzer oder einer Gruppe zugewiesen. Das sorgt dafür, dass die richtige Person sofort über neue Anfragen informiert wird – ohne manuelles Zuweisen. Du konfigurierst die Zuweisung einmalig in einem Workflow, und epilot übernimmt die Verteilung bei jedem neuen E-Mail Verlauf selbstständig.

## Zuweisungsmethoden [#zuweisungsmethoden-0]

epilot bietet zwei Methoden, um E-Mail-Verläufe zuzuweisen:

### Direkte Zuweisung [#direkte-zuweisung-1]

Bei der direkten Zuweisung wird der E-Mail-Verlauf fest einem bestimmten Nutzer oder einer Benutzergruppe zugeordnet. Diese Methode eignet sich, wenn alle E-Mail-Verläufe eines bestimmten Postfachs oder mit einem bestimmten Label immer an dieselbe Person oder dasselbe Team gehen sollen.

### Lastbasierte Zuweisung [#lastbasierte-zuweisung-2]

Mit der lastbasierten Zuweisung löst epilot ein klassisches Problem bei wachsendem E-Mail-Volumen: Statt jeden eingehenden E-Mail-Verlauf manuell zu sichten und zuzuweisen, prüft das System in Echtzeit die offenen E-Mail-Verläufe aller Gruppenmitglieder und weist den neuen Verlauf automatisch der Person mit der geringsten Last zu – kein Koordinationsaufwand, keine Engpässe

## Zuweisung konfigurieren [#zuweisung-konfigurieren-3]

Die Konfiguration der Zuweisung erfolgt im Workflow Builder:

1. Öffne den Workflow Builder und lege einen neuen Workflow an.

2. Wähle Neue eingehende E-Mail als Trigger.

   <Screenshot src="https://help.epilot.cloud/img/hj/40e422ef43-trigger.webp" maxWidth="551" />

3. Optional: Schränke den Trigger auf ein bestimmtes Geteiltes Postfach ein, wenn die Zuweisung nur für einen Teil deiner Postfächer gelten soll.

   <Screenshot src="https://help.epilot.cloud/img/hj/4129da79bd-postfach.webp" />

4. Füge eine neue Aktion hinzu und wähle Zuweisen aus dem Aktions-Picker.

   1. Klicke unter dem Trigger, z.B “Eingehende E-Mail” auf das +

5. Wähle die gewünschte Zuweisungsmethode: Direkte Zuweisung oder Lastbasierte Zuweisung.

   <Screenshot src="https://help.epilot.cloud/img/hj/d489c9ea10-zuweisen.webp" />

6. Wähle den Nutzer oder die Benutzergruppe aus, auf die E-Mail-Verläufe verteilt werden sollen.

7. Speichere den Workflow.

<Callout type="info">
  **💡 Hinweis**

  Sobald du den Workflow gespeichert hast, greift die Automatisierung sofort für alle neu eingehenden E-Mail Verläufe. Bereits vorhandene E-Mail Verläufe werden nicht rückwirkend zugewiesen.
</Callout>

## Zuweisung mit weiteren Aktionen kombinieren [#zuweisung-mit-weiteren-aktionen-kombinieren-4]

Die Zuweisung lässt sich mit anderen Workflow-Aktionen kombinieren, um eine vollständige Postfach-Automatisierung aufzubauen.

### E-Mail vorher in das richtige Postfach verschieben [#e-mail-vorher-in-das-richtige-postfach-verschieben-5]

Wenn dein Unternehmen mehrere Geteilte Postfächer betreibt, kannst du eingehende E-Mail-Verläufe zuerst automatisch sortieren und danach zuweisen:

* Trigger: Neue eingehende E-Mail

* Verzweigung: z.B. Label oder Betreff prüfen

* Aktion 1: E-Mail verschieben → Ziel-Postfach auswählen

* Aktion 2: E-Mail zuweisen → Benutzergruppe der jeweiligen Abteilung

### Mit KI-Labels kombinieren [#mit-ki-labels-kombinieren-6]

KI-Labels analysieren den Inhalt eingehender E-Mails und vergeben automatisch strukturierte Labels – z.B. nach Anfrageart oder Priorität. Wenn du KI-Labels vor der Zuweisung schaltest, hat der zugewiesene Agent sofort Kontext, bevor er den E-Mail-Verlauf öffnet:

* Trigger: Neue eingehende E-Mail

* Aktion 1: KI-Labels vergeben

* Aktion 2: E-Mail zuweisen → Benutzergruppe auswählen

[**Zur KI-Labels Dokumentation**](https://help.epilot.cloud/de/workflow/e-mails-mit-workflows-automatisieren/ki-label-zuweisung)

## Mehrere Workflows für verschiedene Teams [#mehrere-workflows-fr-verschiedene-teams-7]

Du kannst mehrere Workflows anlegen – jeweils mit unterschiedlichen Benutzergruppen und Geteilten Postfächern. So steuerst du die Verteilung feingranular nach Abteilung oder Themengebiet.

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| **Workflow**          | **Geteiltes Postfach** | **Benutzergruppe** |
| Zuweisung Neuverträge | Vertrieb Postfach      | Team Vertrieb      |
| Zuweisung Entstörung  | Technik Postfach       | Team Technik       |
| Zuweisung Allgemein   | Haupt-Postfach         | Team Service       |