# Zuständigkeiten im Workflow festlegen

Source: https://help.epilot.cloud/de/workflow/workflows-konfigurieren/aufgaben-zuweisen-und-uebernehmen
Last updated: 2026-11-05

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Ein Workflow läuft nur rund, wenn klar ist, wer was erledigt. Im Workflow Builder legst du Zuständigkeiten auf drei Ebenen fest: Workflow, Phase und Aufgabe. Das geht fest an Personen und Gruppen oder dynamisch über Felder der Entität. Außerdem kann ein Workflow die Entität selbst zuweisen oder im Team verteilen. Wie du im laufenden Workflow Aufgaben übernimmst oder weitergibst, zeigt [Aufgaben übernehmen und Zuweisung ändern](https://help.epilot.cloud/de/workflow/mit-workflows-arbeiten/aufgaben-uebernehmen-und-zuweisung-aendern).

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  **Voraussetzung**

  Für dynamische Zuweisungen braucht die Entität ein Attribut vom Typ **Nutzerbeziehung**, zum Beispiel „Projektmanager“. Du legst es im Entity Builder an. Siehe [Wer ist zuständig? Zuweisungen in epilot](https://help.epilot.cloud/de/entitaten/arbeiten-mit-entitaten-detailsseiten/wer-ist-zustaendig-zuweisungen-in-epilot).
</Callout>

## Die richtige Ebene wählen [#die-richtige-ebene-wählen]

| Ebene        | Weise hier zu, wenn …                                        | Beispiel                                         |
| ------------ | ------------------------------------------------------------ | ------------------------------------------------ |
| **Workflow** | … eine Person oder Gruppe den gesamten Vorgang verantwortet. | Gruppe „Kundenservice“ für den Service-Workflow. |
| **Phase**    | … ein Abschnitt in einen Verantwortungsbereich fällt.        | Innendienst für die Phase „Angebotsphase“.       |
| **Aufgabe**  | … ein einzelner Schritt eine bestimmte Person braucht.       | Projektmanager für „Technische Prüfung“.         |

## Aufgaben fest zuweisen [#aufgaben-fest-zuweisen]

1. Öffne den Workflow im Workflow Builder und wähle Workflow (Zahnrad), Phase oder Aufgabe.

2. Wähle unter **Zuständige Person** eine oder mehrere Personen oder Gruppen.

3. Klicke auf **Speichern**. Die Zuweisung gilt für alle Workflows, die danach gestartet werden.

## Dynamische Zuweisung über Entitätsfelder [#dynamische-zuweisung-über-entitätsfelder]

Statt dieselbe Person im Workflow und auf der Entität doppelt zu pflegen, koppelst du die Zuweisung an ein Feld der Entität. Ändert sich der Wert im Feld, folgt der Workflow.

1. Öffne im Workflow Builder die Ebene, die du zuweisen möchtest.

2. Wechsle unter **Zuständige Person** auf den Tab **Variable**.

3. Wähle das Quellfeld: ein Attribut vom Typ Nutzerbeziehung wie **Zuständige Person** oder das Feld **Geteilt mit**.

4. Klicke auf **Speichern**.

<Screenshot src="https://help.epilot.cloud/img/confluence/f0a3c72346-screenshot-2026-10-26-at-17-16-26.webp" alt="Screenshot 2026-10-26 at 17.16.26.png" width="1576" height="2314" maxWidth="380" />

| Quelle                               | Wer bekommt die Aufgabe                                | Typischer Einsatz                                                                                                                                                                        |
| ------------------------------------ | ------------------------------------------------------ | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Attribut vom Typ Nutzerbeziehung** | Die Person oder Gruppe, die im Feld der Entität steht. | Projektmanager, verantwortlicher Sachbearbeiter, Energieberater.                                                                                                                         |
| **Geteilt mit**                      | Alle, mit denen die Entität geteilt ist, auch Partner. | Partner erledigt eine ganze Phase, zum Beispiel die Installation. Siehe [Aufgaben an Partner übergeben](https://help.epilot.cloud/de/kooperationen/mit-partnern-zusammenarbeiten/aufgaben-an-partner-uebergeben). |

Ist das Feld beim Start leer oder ändert sich sein Wert später, passt der laufende Workflow die Zuweisung an. Was dabei genau passiert, zeigt [Aufgaben übernehmen und Zuweisung ändern](https://help.epilot.cloud/de/workflow/mit-workflows-arbeiten/aufgaben-uebernehmen-und-zuweisung-aendern).

<Callout type="info">
  **Tipp**

  Du kannst pro Ebene unterschiedliche Quellen wählen, zum Beispiel die Phase an „Projektmanager“ koppeln und einzelne Aufgaben an „Geteilt mit“.
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## Automatisch zuweisen mit der Aufgabe „Zuweisen“ [#automatisch-zuweisen-mit-der-aufgabe-zuweisen]

Die Zuständigkeiten oben gelten für Workflow, Phase und Aufgabe. Soll der Workflow zusätzlich ein Feld auf der Entität befüllen, zum Beispiel den Projektmanager der Opportunity, nutzt du die automatisierte Aufgabe **Zuweisen**.

1. Lege im Workflow Builder eine automatisierte Aufgabe mit der Aktion **Zuweisen** an.

2. Wähle unter **Zuweisungsattribut** das Feld, das befüllt werden soll, zum Beispiel **Zuständige Person** oder ein eigenes Feld vom Typ Nutzerbeziehung.

3. Wähle den Tab **Direkt zuweisen** oder **Verteilen** (siehe unten).

4. Lege unter **Bestehende Zuweisung** fest, ob die neue Person die bisherige ersetzt (**Ersetzen**) oder ergänzt (**Hinzufügen**).

5. Klicke auf **Bestätigen** und speichere den Workflow.

<Screenshot src="https://help.epilot.cloud/img/confluence/0a2eb8d8b8-screenshot-2026-10-29-at-14-49-53.webp" alt="Screenshot 2026-10-29 at 14.49.53.png" width="1600" height="1094" maxWidth="760" />

### Direkt zuweisen [#direkt-zuweisen]

Unter **Zuweisen an** wählst du, wer bei jeder Ausführung eingetragen wird:

* **Benutzer** oder **Gruppe** aus deiner Organisation.

* **Partner-Benutzer:** Mitarbeitende einer Partnerorganisation. Die Zuweisung teilt die Entität nicht mit dem Partner. Ist sie nicht geteilt, weist die Entitätsseite unter den Zuständigen darauf hin. Teile die Entität deshalb vorher, zum Beispiel mit der Aufgabe Entität teilen.

* **Variable:** eine Person, die sich aus dem Vorgang ergibt, zum Beispiel **Zuständige Person**, **Entity creator** (die Person, die die Entität angelegt hat, etwa die Kollegin, die ein Ticket erfasst) oder **Geteilt mit** (alle, mit denen die Entität geteilt ist). Je nach Auslöser stehen weitere Variablen zur Verfügung, etwa die Person, die eine Journey abgeschickt hat (auch Partner-Benutzer aus einer anderen Organisation), oder die zuständige Person des E-Mail-Verlaufs.

### Verteilen [#verteilen]

Statt einer festen Person wählt epilot bei jeder Ausführung genau eine Person aus einem Kreis aus:

1. Lege unter **Personenkreis** mehrere Benutzer und Gruppen fest.

2. Grenze den Kreis bei Bedarf über **Filter** ein: **Benötigte Fähigkeit** berücksichtigt nur Personen, deren Fähigkeiten zu den Labels der Entität passen; über **Kategorie hinzufügen** beschränkst du den Abgleich auf bestimmte Kategorien. **Benötigte Benutzerfähigkeiten** berücksichtigt nur Personen mit den Fähigkeiten, die du über **Fähigkeit hinzufügen** auswählst.

   Fähigkeiten pflegst du im Nutzerprofil: Öffne unter **Konfiguration > Zugriffsverwaltung > Nutzer** die Person, wechsle auf den Tab **Fähigkeiten** und klicke auf **Fähigkeitskategorien verwalten**. Dort ordnest du der Person Label-Familien zu, zum Beispiel Sparten oder Sprachen.

3. Wähle die **Verteilung**: **Der Reihe nach** (alle kommen abwechselnd dran, wer übersprungen wird, behält seinen Platz) oder **Nach Auslastung** (wer am wenigsten zu tun hat, kommt dran; bei Gleichstand entscheidet der Zufall).

4. Lege unter **Wenn niemand passt** fest, ob **Nicht zuweisen** (die bestehende Zuweisung bleibt, die Aufgabe wird als übersprungen markiert) oder **An Fallback zuweisen** gilt. Bei **An Fallback zuweisen** wähle, an wen stattdessen zugewiesen wird.

## Typische Anwendungsfälle [#typische-anwendungsfälle]

* Alle Aufgaben der Phase „Projektabwicklung“ hängen am Feld „Projektmanager“. Wechselt die Projektleitung, aktualisierst du nur das Feld auf der Opportunity.

* Die Installationsphase ist über „Geteilt mit“ dem Partner zugewiesen, der den Auftrag bekommen hat.

* Der Service-Workflow ist der Gruppe „Kundenservice“ zugewiesen. Wer eine Anfrage bearbeitet, übernimmt sie selbst.

* Neue Tickets verteilt der Workflow mit **Zuweisen** nach Auslastung im Team Kundenservice, gefiltert nach der passenden Fähigkeit.

## Verwandte Artikel [#verwandte-artikel]

* [Aufgaben übernehmen und Zuweisung ändern](https://help.epilot.cloud/de/workflow/mit-workflows-arbeiten/aufgaben-uebernehmen-und-zuweisung-aendern)

* [Wer ist zuständig? Zuweisungen in epilot](https://help.epilot.cloud/de/entitaten/arbeiten-mit-entitaten-detailsseiten/wer-ist-zustaendig-zuweisungen-in-epilot)

* [Erstellung und Verwendung von Benutzergruppen](https://help.epilot.cloud/de/erste-schritte-rechte/nutzerinnen-und-rechte/erstellung-von-benutzergruppen)

* [Aufgaben und Phasen konfigurieren](https://help.epilot.cloud/de/workflow/workflows-konfigurieren/aufgaben-und-phasen-konfigurieren)

* [Was ist ein Workflow? Überblick und Voraussetzungen](https://help.epilot.cloud/de/workflow/workflow-grundlagen/was-ist-ein-workflow-ueberblick-und-voraussetzungen)

* Entitäten automatisch per Workflow-Aufgabe mit Partnern teilen