E-Mails aus Outlook synchronisieren

Mit der Synchronisierung holst du E-Mails aus einem verbundenen Outlook-Postfach nach epilot – neue E-Mails laufend und bestehende E-Mails aus bis zu 24 Monaten. So hat dein Team auch die Vorgeschichte eines Kunden direkt neben Verträgen, Zählern und Workflows.

Dieser Artikel zeigt dir, wie du bestehende E-Mails übernimmst und wie epilot den Abgleich mit Outlook zuverlässig hält.

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So funktioniert's

epilot synchronisiert den Posteingang und die Gesendeten Elemente deines geteilten Postfachs. Dabei gibt es zwei Wege:

• Laufend: Neue E-Mails und Änderungen in Outlook kommen automatisch in epilot an. Dafür musst du nichts tun.

• Rückwirkend: Beim Verbinden oder jederzeit später übernimmst du bestehende E-Mails aus einem Zeitraum, den du selbst wählst – bis zu den letzten 24 Monaten.

Beispiel: Die Stadtwerke verbinden ihr Postfach service@stadtwerke-beispiel.de. Damit das Team auch frühere Anfragen von Anna Becker sieht, übernehmen sie die E-Mails der letzten 12 Monate. Ab dann landet jede neue E-Mail automatisch in epilot.

Konfiguration

Bestehende E-Mails übernehmen

1. Öffne über das Zahnrad-Symbol oben rechts die E-Mail Einstellungen und wechsle in den Reiter E-Mail Adressen.

2. Öffne unter Outlook-E-Mail-Adressen das gewünschte Postfach. Rechts öffnet sich das Seitenpanel Outlook-E-Mail bearbeiten. Ganz unten im Bereich Postfach-Synchronisierung siehst du, wann zuletzt synchronisiert wurde. Klicke dort auf Synchronisieren.

3. Wähle im Dialog E-Mails synchronisieren den Zeitraum, zum Beispiel Letzte 12 Monate oder Letzte 24 Monate, und klicke auf Synchronisierung starten.

Verbindest du ein Postfach neu, wählst du den Zeitraum direkt beim Verbinden.

Was beim Übernehmen älterer E-Mails passiert

• Zuordnung: Übernommene E-Mails werden wie alle anderen E-Mails in epilot behandelt und lassen sich Kontakten, Opportunities und anderen Entitäten zuordnen.

• Keine Flut an Automatisierungen: Bei großen Synchronisierungen startet epilot nicht für jede alte E-Mail eine Automatisierung. So werden keine Workflows für längst erledigte Anfragen ausgelöst.

• Datenschutz: epilot greift nur auf die geteilten Postfächer zu, die dein Microsoft 365-Admin freigegeben hat.

Zuverlässiger Abgleich mit Outlook

Änderungen aus Outlook erreichen epilot normalerweise sofort. Damit dabei nichts verloren geht, gleicht epilot das Postfach zusätzlich regelmäßig mit Outlook ab:

• Gelesen und Ungelesen: Markiert dein Team eine E-Mail in Outlook als gelesen, wird sie auch in epilot als gelesen angezeigt. So werden Anfragen nicht doppelt bearbeitet oder übersehen.

• Verpasste Änderungen: Kommt eine Benachrichtigung von Outlook einmal nicht an, holt epilot die Änderung beim nächsten Abgleich nach.

• Große E-Mails: Auch E-Mails mit großen eingebetteten Bildern werden vollständig übernommen.

Häufige Fragen

Wie weit kann ich zurück synchronisieren?

Bis zu 24 Monate. Wähle nur so viel, wie dein Team wirklich braucht – kürzere Zeiträume sind schneller fertig.

Kann ich während der Synchronisierung weiterarbeiten?

Ja. Die Synchronisierung läuft im Hintergrund. Neue E-Mails kommen in der Zwischenzeit weiterhin an.

Werden E-Mails doppelt angelegt, wenn ich die Synchronisierung erneut starte?

Nein. E-Mails, die schon in epilot sind, werden nicht noch einmal angelegt.

Eine E-Mail ist in Outlook gelesen, in epilot aber noch ungelesen. Was kann ich tun?

epilot gleicht den Status regelmäßig ab. Ist er nach einiger Zeit noch nicht aktuell, wende dich an den epilot Support.