Abwesenheiten und Verfügbarkeit
Trage deine Abwesenheiten ein und hinterlege Arbeitszeiten für dein Team. epilot zeigt dann bei jeder Zuweisung, wer gerade nicht da ist, und verteilt E-Mails automatisch nur an verfügbare Kolleg:innen. So bleibt keine Anfrage bei jemandem liegen, der im Urlaub ist.
So ermittelt epilot die Verfügbarkeit
Eine Person gilt als abwesend, wenn mindestens einer dieser Punkte zutrifft:
| Quelle | Wann die Person als abwesend gilt |
|---|---|
| Abwesenheiten im Kalender | Während eines Termins mit Außer Haus – aus einem epilot-Kalender oder einem verbundenen Outlook-Kalender. |
| Feiertage | An Feiertagen, die die Person als arbeitsfrei markiert hat. |
| Arbeitszeiten | An freien Tagen und außerhalb der hinterlegten Arbeitszeiten. |
| Andere Systeme | Während Abwesenheiten, die ein anderes System, etwa euer HR-System, über die Calendar API einträgt. |
Alle anderen Termine – auch Beschäftigt – ändern nichts an der Verfügbarkeit.
Verfügbar heißt nicht online
„Verfügbar“ bedeutet nur, dass gerade keine Abwesenheit eingetragen ist. Ob die Person tatsächlich am Rechner sitzt, weiß epilot nicht.
Abwesenheit eintragen
Es gibt vier Wege. Alle wirken sich gleich auf deine Verfügbarkeit aus – wähle den, der zu deinem Alltag passt.
1. In Outlook (empfohlen)
Hast du deinen Outlook-Kalender verbunden, trägst du Urlaub wie gewohnt in Outlook ein: als Termin mit Anzeigen als: Abwesend. epilot übernimmt ihn automatisch. So pflegst du deine Abwesenheiten nur an einer Stelle.
2. Über „Abwesenheit planen“
Der schnellste Weg direkt in epilot:
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Klicke unten links auf dein Profilbild und wähle Abwesenheit planen.
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Gib einen Grund ein, zum Beispiel „Urlaub“ oder „Fortbildung“.
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Lege Start und Ende fest.
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Ergänze bei Bedarf Notizen und klicke auf Planen.
epilot trägt die Abwesenheit in deinen Kalender ein.
Keine festen Abwesenheitsarten
epilot unterscheidet nicht zwischen Urlaub, Krankheit oder Elternzeit. Beschreibe die Abwesenheit im Feld Grund. Kolleg:innen sehen den Grund nicht.
3. Als Termin im Kalender
Lege im Kalender einen Termin an und wähle bei Anzeigen als die Option Außer Haus. Das ist praktisch, wenn du nur ein paar Stunden weg bist, zum Beispiel für einen Arzttermin.
4. Feiertag als arbeitsfrei markieren
Feiertage machen dich nicht automatisch abwesend. Klicke im Kalender auf den Feiertag und wähle Als arbeitsfrei markieren.
Im Kalender erkennst du Abwesenheiten am fuchsiafarbenen Rand.
Arbeitszeiten hinterlegen
Arbeitszeiten legen fest, an welchen Tagen und zu welchen Uhrzeiten jemand arbeitet – etwa bei Teilzeit oder festen freien Tagen. Sie werden für jede Person in der Zugriffsverwaltung gepflegt:
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Klicke oben rechts auf das Zahnrad-Symbol und wähle Zugriffsverwaltung.
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Öffne im Reiter Nutzer die Person, deren Arbeitszeiten du pflegen möchtest.
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Wechsle in den Reiter Verfügbarkeit.
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Aktiviere unter Arbeitstage & Arbeitszeiten die Tage, an denen die Person arbeitet, und wähle jeweils Beginn und Ende.
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Klicke auf Speichern.
Ohne gespeicherte Arbeitszeiten
Solange für eine Person keine Arbeitszeiten gespeichert sind, zählen nur ihre Abwesenheiten aus dem Kalender.
Verfügbarkeit prüfen
Deine eigene Verfügbarkeit: Klicke unten links auf dein Profilbild, wähle Mein Konto und wechsle in den Reiter Verfügbarkeit. Dort siehst du, welcher Kalender verbunden ist und ob du gerade als Aktiv oder Abwesend giltst.
Die Verfügbarkeit anderer: Öffne die Person in der Zugriffsverwaltung und wechsle in den Reiter Verfügbarkeit. Der Status zeigt, ob die Person gerade Aktiv oder Abwesend ist und wann sie zurückkommt.
Verfügbarkeit bei der Zuweisung
Wenn du Arbeit zuweist, siehst du in der Personenauswahl, wer gerade nicht da ist: Neben dem Namen steht Abwesend bis … mit Datum und Uhrzeit der Rückkehr.
Das gilt überall, wo du Personen zuweist, zum Beispiel:
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bei E-Mails im Postfach
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bei Aufgaben in Workflows
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bei Zuweisungsfeldern von Entitäten, etwa an einer Opportunity oder einem Ticket
Der Hinweis ist eine Entscheidungshilfe: Du kannst die Person trotzdem auswählen, etwa wenn sie die Aufgabe nach ihrer Rückkehr übernehmen soll.
E-Mails automatisch nur an Verfügbare verteilen
Mit der Automations-Aktion Verlauf zuweisen verteilst du eingehende E-Mails automatisch im Team. Damit niemand während seiner Abwesenheit neue E-Mails bekommt:
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Wähle in der Aktion Verlauf zuweisen den Reiter Verteilen und lege den Personenkreis fest.
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Aktiviere unter Filter die Option Nur verfügbare Benutzende berücksichtigen. Abwesende Personen werden dann übersprungen.
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Optional: Aktiviere Auf Rückkehr warten (max. 7 Tage). Haben alle einen freien Tag – etwa am Wochenende –, wartet die Zuweisung, bis die erste Person zurück ist.
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Lege unter Wenn niemand passt fest, was passiert, wenn niemand verfügbar ist: Nicht zuweisen oder An Fallback zuweisen.
Arbeitszeiten zählen hier nur als ganze Tage: An einem Arbeitstag können Personen auch E-Mails erhalten, die nach Feierabend eingehen.
Weist du direkt einer bestimmten Person zu, prüft epilot die Verfügbarkeit nicht. Mehr zur Einrichtung der Aktion findest du in E-Mails automatisch zuweisen.
Verfügbarkeit in anderen Systemen nutzen
Mit der Calendar API kannst du Abwesenheiten und Arbeitszeiten aus euren eigenen Systemen abfragen oder Abwesenheiten von dort eintragen, zum Beispiel aus eurem HR-System. Die technische Dokumentation findest du in der Calendar API.
Häufige Fragen
Warum werde ich abends als abwesend angezeigt?
Außerhalb deiner hinterlegten Arbeitszeiten giltst du als abwesend. Abwesend bis … zeigt dann, wann deine nächste Arbeitszeit beginnt.
Mir wurde trotz Urlaub eine E-Mail zugewiesen. Warum?
Prüfe diese Punkte:
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Die Abwesenheit ist als Außer Haus eingetragen – in Outlook als Abwesend. Beschäftigt zählt nicht.
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In der Aktion Verlauf zuweisen ist Nur verfügbare Benutzende berücksichtigen aktiv.
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Die E-Mail wurde nicht direkt oder manuell zugewiesen.
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Der Outlook-Kalender mit der Abwesenheit ist verbunden.
Sehen Kolleg:innen, warum ich abwesend bin?
Nein. Kolleg:innen sehen nur, dass du abwesend bist und bis wann. Grund, Titel und Notizen deiner Termine bleiben privat.