Workflows helfen dir, komplexe Geschäftsprozesse in epilot strukturiert und übersichtlich in Form von Phasen & Aufgaben zu organisieren. In diesem Artikel erfährst du, wie du mit Workflows arbeitest. Wenn du etwas mehr zur Konfiguration von Workflows erfahren möchtest, schau dir gerne den Artikel Konfiguration von Workflows (Beta) an.

Was ist ein Workflow?

Ein Workflow ist ein strukturierter Prozess, der dir hilft, deine Arbeit Schritt für Schritt zu organisieren. In epilot folgen Workflows einer klaren Hierarchie mit drei Ebenen:

• Workflow-Ebene: Der Workflow bildet den gesamten Geschäftsprozess ab. Er enthält alle Phasen und Aufgaben, die für die Abwicklung notwendig sind.
• Phasen-Ebene: Phasen strukturieren den Workflow in logische Abschnitte. Jede Phase gruppiert zusammenhängende Aufgaben.
• Aufgaben-Ebene: Aufgaben sind konkrete Arbeitsschritte, die erledigt werden müssen.

Sobald auf einer Entität ein Workflow gestartet wurde, siehst du eine graphische Darstellung des Workflows:

Dir werden stets die bereits bekannten Inhalte angezeigt, also in der Regel bis zur nächsten Verzweigung. Auch siehst du, wenn die Seitenleiste geschlossen ist, die aktuelle Aufgabe.

Mit Zuweisungen arbeiten

Auf allen drei Ebenen kannst du verantwortliche Personen zuweisen:

• Verantwortliche auf Workflow-Ebene: Klicke auf das Personen-Symbol oben rechts im Workflow, um Personen hinzuzufügen, die für den gesamten Workflow verantwortlich sind.
• Verantwortliche auf Phasen-Ebene: Jede Phase hat ein eigenes Personen-Symbol. Klicke darauf, um Verantwortliche für diese Phase festzulegen.
• Verantwortliche auf Aufgaben-Ebene: Auch einzelne Aufgaben können spezifische Verantwortliche haben. Diese werden über das Personen-Symbol bei der jeweiligen Aufgabe zugewiesen.

Weitere Informationen zu Zuweisungen findest du im Artikel Zuweisungen und Verantwortlichkeiten in epilot. 

Wenn du möchtest, kannst du dich für Zuweisungen benachrichtigen lassen. Diesbezüglich findest du mehr Informationen unter Benachrichtigungen erhalten.

Als Mitglied einer Gruppe kannst du Aufgaben, die deiner Gruppe zugewiesen wurden, direkt übernehmen. Dies ermöglicht dir, die Verantwortung für eine bestimmte Aufgabe zu übernehmen und sorgt für mehr Klarheit im Team. Mit einem Klick auf den “Übernehmen”-Button wird die Aufgabe automatisch dir zugewiesen, anstatt der gesamten Gruppe. So können alle Teammitglieder schnell erkennen, wer sich bereits um eine Aufgabe kümmert und es gibt keine doppelten Bearbeitungen.

Weitere Informationen zu Gruppen erhältst du im Artikel Erstellung und Verwendung von Benutzergruppen.

Fälligkeitsdaten festlegen

Auf allen Ebenen kannst du Fälligkeitsdaten definieren:

• Fälligkeitsdatum für Workflows: Lege ein übergeordnetes Zieldatum für den gesamten Workflow fest.
• Fälligkeitsdatum für Phasen: Setze Termine für die Fertigstellung einzelner Phasen über das Kalender-Symbol.
• Fälligkeitsdatum für Aufgaben: Klicke auf das Kalender-Symbol in einer Aufgabe, um ein spezifisches Fälligkeitsdatum zu setzen.

Aufgaben bearbeiten

Manuelle Aufgaben

Manuelle Aufgaben sind Arbeitsschritte, die von einer Person ausgeführt werden müssen, z. B. Telefonate, Prüfungen, Freigaben oder Beratungen.

Wenn du einer Aufgabe zugewiesen bist, kannst du über den Status darstellen, wie der Stand der Dinge ist. Folgende Statuswerte stehen dir hierfür zur Verfügung:

• In Bearbeitung
• Pausiert (nur Aufgaben, die in Bearbeitung sind, können pausiert werden)
• Abgeschlossen
• Übersprungen

Klicke dazu auf die Schaltfläche “Markiere Aufgabe als” und wähle den gewünschten Status aus. Wenn du das “Meine Aufgaben” Board verwendest, wird der entsprechende Status natürlich auch dort gespiegelt und kann auch dort angepasst werden. Mehr Informationen dazu findest du auch unter "Meine Aufgaben" - Kanban Aufgabenansicht.

Automatisierte Aufgaben

Automatisierte Aufgaben sind Arbeitsschritte, die das System selbstständig ausführt – sogar optional ganz ohne manuelles Eingreifen. Typische Beispiele sind das Versenden von E-Mails, das Erstellen von Dokumenten oder das Übertragen von Daten.

Wie funktionieren automatisierte Aufgaben?

• Automatische Ausführung: Die Aufgabe wird automatisch gestartet, sobald der Workflow den entsprechenden Schritt erreicht (der blaue Kasten also die Aufgabe erreicht hat). Dies ist die Standardeinstellung.
  • “Startet sofort”: Die Aufgabe startet unmittelbar nach Abschluss der vorherigen Aufgabe.
  • “Geplant”: Die Aufgabe startet zeitverzögert. Wenn du mit deiner Maus über das “Geplant” fährst, bekommst du den genauen Zeitpunkt angezeigt.
• Manuelle Auslösung: Du kannst die automatische Ausführung auch deaktivieren und die Aufgabe so einstellen, dass sie manuell gestartet werden muss. Dies bietet sich an, wenn du etwas mehr Kontrolle möchtest.

Bedingte Verzweigungen

Bedingte Verzweigungen ermöglichen es, dass der Workflow je nach Bedingungen in unterschiedliche Richtungen weiterläuft. Sie sind ein wichtiger Baustein, um Workflows flexibel und situationsabhängig zu gestalten.

Wie funktionieren bedingte Verzweigungen?

Es gibt zwei Arten der Auswertung:

• Automatische Auswertung: Der Workflow prüft automatisch, ob bestimmte Bedingungen erfüllt sind (z. B. ob ein Statusfeld den Wert “genehmigt” hat). Je nach Ergebnis wird dann der passende Pfad gewählt und entsprechend angezeigt, wie z.B. “Bildplanung” im Screenshot.
• Manuelle Auswertung: Der zuständige Sachbearbeiter trifft die Entscheidung über den weiteren Ablauf. Er erhält während der Ausführung eine Auswahl von Optionen und wählt den passenden Pfad aus, wie z.B. “Ja” und “Nein” im Screenshot.

Schleifen

Schleifen ermöglichen es dir, Aufgaben so lange zu wiederholen, bis eine bestimmte Bedingung eingetreten ist. Sie sind besonders nützlich, wenn du einen Prozessschritt mehrfach durchlaufen möchtest.

Wie funktionieren Schleifen?

Schleifen werden in Verbindung mit bedingten Verzweigungen verwendet. Die Schleife verbindet die Verzweigung zurück zu einer vorherigen Aufgabe, sodass bestimmte Schritte wiederholt werden können, bis die Bedingung erfüllt ist.

Beispiel: Du möchtest einen Kunden kontaktieren, um einen Vor-Ort-Termin zu vereinbaren. Es werden maximal drei Anrufversuche durchgeführt, bevor der Vorgang abgebrochen wird. Nach jedem Versuch prüft eine Verzweigung, ob der Kunde reagiert hat. Wenn ja, geht es weiter, wenn nein, wird die Schleife erneut durchlaufen. Nach 3 erfolglosen Versuchen wird der Workflow automatisch abgebrochen.

Notizen hinzufügen

Füge wichtige Informationen zu Aufgaben hinzu, indem du auf “Notiz hinzufügen” klickst. Dies kann dir dabei helfen, relevante Inhalte, wie z.B. das Ergebnis eines Telefonats, mit der entsprechenden Aufgabe zu verknüpfen und an der richtigen Stelle zu dokumentieren.

Workflow-Verwaltung

• Workflow starten: Klicke auf die Schaltfläche “Workflow starten”, um einen konfigurierten Workflow zu aktivieren.
• Workflow löschen: Über das Papierkorb-Symbol kannst du einen Workflow entfernen.
• Workflow abbrechen: Falls ein Workflow nicht mehr benötigt wird, kannst du ihn über die entsprechende Option abbrechen.

Neue Aufgaben erstellen

Über das Plus-Symbol kannst du jederzeit neue Aufgaben hinzufügen. Die Aufgabe wird hinter der aktuellen Aufgabe hinzugefügt.

Workflow-Ansichten

• Alle Aufgaben: Zeigt alle Aufgaben des Workflows in einer Liste an.
• Meine Aufgaben: Filtert die Ansicht auf Aufgaben, die dir zugewiesen sind. 
• Für Endkunden: Diese Ansicht zeigt Aufgaben, die im Endkundenportal angezeigt werden.
• Für Installateure: Diese Ansicht zeigt Aufgaben, die im Partnerportal angezeigt werden.

Wenn es z.B. keine Aufgaben für Installateure gibt, wird der entsprechende Tab nicht angezeigt.

Aufgabenübersicht anzeigen

Über die Schaltfläche “Aufgabenübersicht anzeigen” erhältst du eine graphische Darstellung der Workflow Konfiguration.

Tipps für die effiziente Arbeit mit Workflows

• Weise klare Verantwortlichkeiten zu, damit alle Beteiligten wissen, wer wofür zuständig ist
• Setze realistische Fälligkeitsdaten auf allen Ebenen
• Nutze die Pausieren-Funktion, wenn du eine Aufgabe vorübergehend unterbrechen möchtest
• Füge Notizen hinzu, um wichtige Informationen zu dokumentieren
• Aktualisiere den Status von Aufgaben regelmäßig, um den Fortschritt transparent zu halten
• Verwende das “Meine Aufgaben” Board, um alle deine Workflow-Aufgaben zentral im Blick zu behalten