In Entitäten wie z.B. Kontakten, Opportunities oder Bestellungen kannst du verschiedene Dateien hinterlegen und verwalten. Um dir die Arbeit mit diesen Dateien zu erleichtern, stehen dir mehrere Funktionen zur Verfügung. Im Folgenden erklären wir dir diese im Detail.

Darstellungsmöglichkeiten für Dateien

Das Tabellenlayout für Dateien in Entitäten ermöglicht dir eine effiziente Verwaltung und Suche von Dateien. Um besser mit großen Dateimengen arbeiten zu können und relevante Dateien schneller zu finden, kannst du zwischen zwei Ansichtsoptionen wählen. 

Um die Ansicht zu wechseln, klicke auf die Symbole auf der rechten Schaltfläche, neben den Such- und Filterfunktionen.

Tabellenansicht

Die Tabellenansicht stellt die Dateidaten tabellarisch und platzsparend dar. Hier werden Informationen wie der Dateiname, zugewiesene Labels, Dateityp, Erstellungs- bzw. Aktualisierungsdatum, Dateigröße sowie Angaben zum Partnerzugriff und Dateizugriff angezeigt. Diese Ansicht ist besonders hilfreich, wenn du nach Dateinamen suchst oder große Dateimengen mit mehreren Merkmalen vergleichen möchtest.

Galerieansicht

Die Galerieansicht zeigt, wie der Name bereits verät, die Dateien in einer Galerie an, um diese visuell hervorzuheben. In der Galerieansicht werden Dateien isoliert dargestellt, wodurch die visuelle Unterscheidung von Elementen erleichtert wird. In dieser Ansicht werden eine Vorschau der Datei, der Dateiname, zugehörige Labels, der Partnerzugang und der Dateizugriff angezeigt. Diese Ansicht eignet sich besonders, wenn du eine Vorschau der Dateien einsehen willst und insbesondere nach Bilddateien suchst. 

Dateien Suchen, Filtern und Sortieren

Über der ausgewählten Listen- oder Galerieansicht kannst du mithilfe verschiedener Funktionen nach Dateien suchen, diese filtern und sortieren. Eine weitere Funktion unter der Suchleiste ermöglicht es dir nach Labels zu filtern. Die Such- und Filterfunktionen bleiben auch beim Wechsel der Ansicht erhalten. 

Suchfunktion

Über die Suchleiste kannst du nach Dateien suchen, indem du den Namen der Datei dort eingibst. 

Filterfunktionen

Nach Dateityp filtern: Neben der Suchleiste kannst du nach der Dateiart filtern. Standardmäßig werden alle Dateitypen angezeigt. Du kannst auch gezielt nach Dokumenten oder Bildern filtern. 

Nach Labels filtern: Unter der Suchleiste hast du die Möglichkeit, nach Labels zu filtern. Klicke dazu auf das zugehörige Feld und wähle ein Label aus.

Sortierfunktion

Du kannst die Listen oder Galerieansicht sortieren, indem du auf das Feld rechts neben dem Filterfeld klickst. Dort kannst du die Dateien entweder nach dem Erstellungsdatum oder dem Aktualisierungsdatum sortieren. 

Auswahl von Dateien 

Um Aktionen an Dateien auszuführen, kannst du einzelne, mehrere oder alle Dateien auswählen. In der Listenansicht kannst du in der linken Spalte entweder einer Datei auswählen oder die Funktion “Alle auswählen” nutzen. In der Galerieansicht findest du die Auswahlmöglichkeit in der oberen linken Ecke der Dateiansicht. 

Aktionen an Dateien ausführen

Wenn du Dateien ausgewählt hast, kannst du verschiedene Aktionen ausführen. Diese sind in der Listen- und Galerieansicht gleich.

Labels verwalten

Wenn du „Labels verwalten“ auswählst, kannst du bestehende Labels durchsuchen und durch Anklicken zu den ausgewählten Dateien hinzufügen. Du kannst auch ein neues Label erstellen, indem du den Namen des neuen Labels in die Suchleiste eingibst und auf Enter oder „Label zur Familie Dateien hinzufügen“ klickst.

Datei via E-Mail versenden

Um die ausgewählten Dateien via E-Mail zu versenden, klickst du auf “Via E-Mail versenden”. Daraufhin öffnet sich ein Seitenfenster mit dem Nachrichten-Editor, in dem du eine E-Mail verfassen und versenden kannst.

Herunterladen

Hier kannst du die ausgewählten Dateien auf dein Gerät herunterladen.

Löschen

Hier kannst du die ausgewählten Dateien löschen.

Schnelles Hinzufügen von Labels

Wenn du in der Listen- oder Galerieansicht auf “Label hinzufügen” klickst, kannst du der Datei ganz einfach und schnell einen oder mehrere Labels zuweisen. Das ermöglicht dir, deine Dateien schneller zu finden.

In dem Artikel Erstellen, Klassifizieren und Verwalten von Labels Vorhinein erklären wir dir im Detail, wie du Labels im Vorhinein erstellen und deine eigenen Kategorien festlegen kannst. Das hilft dir dabei, deine Dateien noch besser zu verwalten.

Zur Dokumentation

Identifizieren von Duplikaten

Unsere Plattform bietet die Möglichkeit, Duplikate in Dateien innerhalb von Entitäten einfach zu erkennen und zu verwalten. Diese Funktion hilft dir, redundante Dateien zu identifizieren und deine Daten übersichtlich und konsistent zu halten.

Neben dem Dateinamen wird angegeben, ob ein Duplikat dieser Datei existiert. Wenn du den Toggle am Ende der Dateiseite aktivierst, werden die Duplikate automatisch ausgeblendet.