Dein Kundenportal ist eingerichtet und deine Kunden haben sich registriert bzw. angemeldet. Nun beginnt der Alltag mit dem Kundenportal. 

Journeys im Kundenportal integrieren

Wir bieten dir die Möglichkeit, Journeys auch im Kundenportal anzuzeigen. So können deine KundInnen ihre Verträge direkt im Kundenportal kündigen oder neue Informationen und Dokumente über eine Journey einreichen. Zukünftig kannst du so auch die Zählerstandsmeldungen abwickeln.

Um eine Journey im Kundenportal zu hinterlegen, müssen verschiedene Schritte sowohl in epilot als auch in den Einstellungen des Kundenportals vorgenommen werden. Klingt umfangreich, aber keine Sorge, wir gehen das Ganze Schritt für Schritt mit dir am Beispiel einer Vertragskündigung durch.

Konfiguration in epilot

1. Journey erstellen/ auswählen
Du startest in epilot, indem du eine Journey erstellst oder eine bereits existierende Journey auswählst.

Für unser Beispiel haben wir eine Journey namens "Beispiel Kündigung" erstellt. 

2. Prozess hinzufügen
Falls du eine neue Journey erstellt hast, brauchst du nun einen Prozess, der ausgelöst wird, sobald deine KundInnen ihren Kündigungswunsch geäußert haben. Über den Prozess kannst du bspw. deinen KundInnen im Kundenportal den Fortschritt der Kündigung anzeigen.

Der Beispiel Kündigungsprozess ist simple gehalten und kommuniziert drei Schritte an die KundInnen: Daten werden auf Vollständigkeit geprüft, Kündigung wird bearbeitet und Kündigung wurde bestätigt. Sie werden direkt unter der Beschreibung des Schrittes hinzugefügt und sind später im Kundenportal für den Nutzer einsehbar, sobald dieser die Kündigung ausgelöst hat.

3. Entität “Vertrag” anpassen
Deine KundInnen haben einen Vertrag abgeschlossen, darin sollte der Prozessschritt “Kündigung” hinterlegt sein, der ausgelöst wird, sobald deine KundInnen ihren Kündigungswunsch angeben. 
Überprüfe, ob dies in dem Vertrag hinterlegt ist. Öffne dazu das Seitenmenü der rechten Seite und gehe zum Reiter "Prozesse". Dort kannst du - falls nicht vorhanden - deinen zuvor erstellten Kündigungsprozess hinzufügen. 

In unserem Beispiel handelt es sich um den Vertrag "Stromvertrag Öko+", in welchem unser Beispiel Kündigungsprozess hinterlegt wurde. 

Das Schwerste ist geschafft! Bist du mit diesen Schritten fertig, geht es ab jetzt weiter im nachfolgenden Abschnitt.

Konfiguration in den Einstellungen des Kundenportals

1. Einstellungen des Kundenportals
Klicke im Navigationsmenü auf “Weitere Konfigurationen” und dann auf “Portal”. Gehe dort in die Einstellungen des Kundenportals. Anschließend klickst du rechts oben auf “Einstellungen” und gehst zum Reiter “Journey Aktionen”.

2. Neue Aktion erstellen
Erstelle in den Journey Aktionen ganz unten eine “Neue Aktion” und gebe dort den deutschen und den englischen Aktionstitel ein. Der Aktionstitel wird nach dem Speichern im Kundenportal für alle deine KundInnen sichtbar sein. Nun wähle deine zuvor erstellte Journey aus. Die Journey für unser Beispiel hatten wir “Beispiel Kündigung” genannt.

3. Anzeigeort der Journey wählen 
Anschließend hast du noch die Wahl, wo deine Journey angezeigt wird: Vertrag, Opportunity, Bestellung, Kontakt oder Zähler. Dies bestimmt den Ort im Kundenportal, in dem deine KundInnen deine Journey finden. Für unser Beispiel haben wir den Vertrag gewählt. Das bedeutet, dass in jedem Vertrag deiner KundInnen die Journey "Beispiel Kündigung" angezeigt wird.

Ansicht im Kundenportal aus Sicht deiner KundInnen

Wenn du auf Nummer Sicher gehen möchtest, dass deine Journey auch richtig angezeigt wird, kannst du dich als KundIn im Kundenportal anmelden. Wie genau das geht, beschreiben wir hier: Account im Kundenportal anlegen und Kundenportal-NutzerInnen verwalten 

1. Im Kundenportal einloggen
Logge dich im Kundenportal mit deinen Daten ein und klicke in der Navigation auf den Menüpunkt, unter dem deine Journey angezeigt werden soll. Für unsere Beispiel-Journey hatten wir uns für “Verträge” entschieden.

2. Klicke auf "Aktion durchführen"
In den Verträgen klickst du auf einen beliebigen Vertrag und findest dort “Aktion durchführen”. Darunter ist unsere Beispiel-Journey gespeichert und kann jederzeit von den KundInnen durchgeführt werden.

Hier können deine Kunden die Journey starten. Nach Abschicken der Journey wird der hinterlegte Prozess ausgelöst. 

In den Vertragsdetails des Kundenportals wird:

• Der Prozess sichtbar
• der Status unter Generelle Details verändert
• Ein weiteres Feld zur Kündigung mit den entsprechenden Inhalten der Journey sichtbar (wenn die Berechtigung unter Verträge und Kündigung erteilt wurde).
  
  

Kündigungen beziehen sich im vorliegenden Fall auf Verträge in epilot Journeys können im Kundenportal auch mit Bestellungen oder Opportunities verknüpft werden, beispielsweise wenn neue Informationen übergeben werden müssen oder Dokumente hochgeladen werden sollen.

Zugang zu Journeys im Installateur- und Kundenportal einschränken 

Du hast die Möglichkeit, den Zugang zu Journeys im Installateur- und Kundenportal einzuschränken. Hierbei kannst du einstellen, dass ein Nutzer nur dann auf eine Journey im Portal zugreifen kann, wenn einer Entität ein bestimmtes Attribut zugeordnet ist.

Demnach kannst du beispielsweise konfigurieren, dass Installateure nur dann die Möglichkeit haben, eine Opportunity nachzuqualifizieren, wenn der Status der jeweiligen Opportunity "offen" ist oder nur Kunden des Kundensegments „A“ auf eine Journey zugreifen können. 

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie du diese Funktion in epilot nutzen kannst: 

Konfiguration in "Journey Aktionen":

1. Rufe das Einstellungsmenü des Kundenportals auf und klicke auf "Journey Aktionen". 
2. Konfiguriere eine neue Journey Aktion. Wie genau dies funktioniert, kannst du weiter unten in diesem Artikel nachlesen. 
3. Füge innerhalb dieser Aktion eine neue Regel mit Klick auf die entsprechende Option hinzu.
   
   
4. Wähle im nächsten Schritt eine "Entität" sowie das gewünschte "Attribut"und den "Attributwert" aus. 
   
   
5. Speichere deine Änderungen mit Betätigen des "Aktualisieren"-Buttons. 

Konfiguration in "Externer Link"

1. Füge deinem Kundenportal einen neuen externen Link mit Klick auf den entsprechenden Button hinzu. 
   
   
2. Wähle in der Zeile "Art" die Option "Journey" aus. 
3. Klicke auf die gewünschte Journey. 
4. Klicke auf "Regel hinzufügen" und bestimme "Entität", "Attribut" und "Attributwert".  
5. Speichere deine Änderungen mit Klick auf den "Bestätigen"-Button. 

Zahlungsmethoden aktualisieren

Veränderungen können immer vorkommen. Deshalb ist es wichtig, Zahlungsmethoden entsprechend anpassen zu können. Nutzer mit Zugriff auf epilot haben dafür mehrere Optionen:

Kontakte: Wenn du in epilot eingeloggt bist, findest du unter “Kundenbetreuung” und “KundInnen” den Menüpunkt “Kontakte”. Klicke in der dortigen Übersicht auf den Kontakt, dessen Zahlungsinformationen du anpassen möchtest und scrolle im jeweiligen Kontakt bis nach ganz unten. Dort befindet sich der Punkt “Zahlungsinformationen”, wo du ganz einfach Informationen zu Rechnungen oder SEPA Lastschriften hinzufügen, ändern oder löschen kannst.

Portal Zugänge: Eine zweite Option ist es, im Bereich “Kundenbetreuung” und “KundInnen” in der Navigation den Menüpunkt “Portal Zugänge” zu nutzen. Dort findest du in der Übersicht alle Kunden, die das Kundenportal nutzen. Klicke auf den Kunden, dessen Zahlungsmethode du ändern möchtest und scrolle runter bis zum Punkt “Zuordnung”. Klicke auf den hinterlegten Kontakt und es öffnet sich ein Seitenmenü. Dort hast du ganz unten unter “Zahlungsinformationen” die Chance Zahlungsmethoden hinzuzufügen, zu ändern oder zu löschen.

Kundenportal: Auch im Kundenportal selbst können Zahlungsinformationen angepasst werden. Wie genau du dich in den Account deines Kunden einloggst, kannst du hier nachlesen. Bist aber bereits eingeloggt, kannst du in der Navigation auf “Persönliche Daten” klicken. In der anschließenden Übersicht gibt es die Option “Zahlungsinformationen”, die sich in Form eines Pop-Ups öffnet, sobald darauf geklickt wurde. Über den Stift auf dem Pop-Up kann die Zahlungsmethode angepasst, eine neue hinzugefügt oder gelöscht werden. Es muss immer eine Zahlungsmethode im Kundenportal hinterlegt sein, d.h. dein Kunde kann nicht einfach alle seine Zahlungsmethoden löschen, sondern braucht mindestens eine Zahlungsmethode im Account.

Abrechnungen in epilot einsehen

(funktioniert nur mit einer ERP Integration)

Möchtest du einsehen, welche Zahlungen bei deinen KundInnen offen sind, gehe auf “Verträge” in der Hauptnavigation und wähle den betreffenden Vertrag. Scrolle im Vertrag bis nach ganz unten. Dort findest du alle Abrechnungsvorgänge. Überfällige Zahlungen werden zuerst angezeigt und rot markiert, damit sie gleich ins Auge fallen. 
Du findest dort Informationen über den Status der Abrechnung, Typ der Abrechnung (bspw. Abschlag), das Fälligkeitsdatum, Zahltag, Betrag, Währung und die Externe ID.

Anpassung von Abschlägen

(funktioniert nur mit einer ERP Integration)

Eine Übersicht über Zahlungen zu behalten ist wichtig. Mit den Anpassungen von Abschlägen haben deine KundInnen mehr Kontrolle über ihre finanziellen Mittel und können die Höhe der Zahlungen an ihre derzeitige Lebenssituation anpassen sowie Vorauszahlungsraten und Fälligkeitstermine einsehen und verwalten. Änderungen dieser Art können an dein ERP-System weitergeleitet und dort bearbeitet werden.

Um ihre Abschläge anzupassen, loggen sich deine KundInnen in das Kundenportal ein und können dort unter "Zahlungen" ihre Abschläge anpassen. Den Intervall, in welchem sie die Höhe ihres Abschlags anpassen können, sowie den Zahlungsintervall etc. kannst du als Nutzer mit epilot Zugriff ganz einfach über die Portal Einstellungen vorgeben.