Nachdem du das Kundenportal in epilot eingerichtet hast, können sich deine KundInnen unter der entsprechenden Domain registrieren und im Anschluss über den Link in der Einladungsmail anmelden. 

Startseite

Du kannst für das Kundenportal eine Startseite konfigurieren, mit der du deinen Kunden einen einfachen Zugang zu den wichtigsten Informationen bieten kannst. Wie genau das funktioniert, kannst du in diesem Artikel nachlesen: Kundenportal einrichten 

Auf den unterschiedlichen Kacheln der Startseite ist dein Kunde dazu in der Lage verschiedene Informationen auf einem Blick nachzulesen:

• Aktion Kachel
  • In der Aktion Kachel können Journeys samt Beschreibung hinterlegt werden, die dein Kunde durchlaufen sollen. Dazu klicken sie einfach auf den Link und es öffnet sich ein Fenster, in dem die Journey dargestellt wird und durchlaufen werden kann. 
• Text Kachel
  • In der Text Kachel finden Endkunden wichtige Informationen oder Neuerungen. 
• Entität Kachel
  • Die Entität Kacheln haben verschiedene Verwendungszwecke und zeigen den den Endkunden den jeweiligen Status von Verträgen, Opportunities, Bestellungen und Zählern an. So sind die Informationen auf einem Blick einsehbar. 
• Teaser
  • Teaser informieren Endkunden über Produkte, die für sie interessant sein könnten. 
• Dokumente Kachel
  • Hier werden alle Dokumente nach Aktualität angezeigt.

Anfragen & Bestellungen

Unter "Anfragen & Bestellungen" erhalten Kundenportal-NutzerInnen einen Überblick über ihre Opportunities, Bestellungen, die mit den jeweiligen Opportunities verknüpft sind und die öffentlich zugänglichen Dokumente.

Sofern bestimmte Dokumente für den jeweiligen Kundenportal-Nutzer nicht einsehbar sein sollen, kannst du diese in epilot unter "Dateien" in der Zeile "Dateizugriff" auf "Privat" stellen. Alternativ kannst du diese Einstellungsmöglichkeit auch direkt in der jeweiligen Bestellung unter "Dateien" mit einem Klick auf das "Schloss"-Symbol vornehmen.      

Außerdem können Kundenportal-NutzerInnen mit einem Klick auf eine einzelne Opportunity die Detailansicht aufrufen, in der alle relevanten Informationen zur Opportunity auf einen Blick zusammengefasst sind. In dieser Ansicht sind zudem alle Bestellungen gelistet, die mit der jeweiligen Opportunity verknüpft sind. 

Mit Klick auf eine einzelne Bestellung öffnet sich eine separate Detailansicht, in der Kundenportal-NutzerInnen alle wichtigen Informationen zum entsprechenden Angebot finden. 

Beachte allerdings, dass alle Änderungen, die du in der jeweiligen Opportunity oder Bestellung vornimmst, auch direkt im Kundenportal übernommen werden.     

Im unteren Teil des Abschnitts wird der von dir konfigurierte Teaser angezeigt, auf den Kundenportal-NutzerInnen jederzeit klicken können, um auf die verlinkte, externe Seite weitergeleitet zu werden.

Prozesse individuell an das Kundenportal anpassen

Sofern du einer der im Kundenportal angezeigten Opportunities und / oder Bestellungen mit einem Prozess verknüpft hast, kannst du in epilot einstellen, inwiefern der Prozess auch für den Kundenportal-Nutzer sichtbar sein soll.  

Hierfür musst du im "Prozess-Builder" auf den entsprechenden Prozess klicken. Im Anschluss kannst du mithilfe des Buttons "Fortschritt im Kundenportal anzeigen" darüber bestimmen, ob der Prozess im Kundenportal angezeigt werden soll oder nicht. 

Wenn du den Button aktivierst, erscheint ein Vorschau-Fenster des Kundenportals, in dem du einsehen kannst, wie Kundenportal-NutzerInnen der jeweilige Prozess angezeigt wird. Allerdings müssen hierfür zunächst einmal mindestens zwei Schritte hinzugefügt werden. 

Aus diesem Grund findest du bei  jedem einzelnen Schritt den Button "Infotext für [...] einfügen", in den du den jeweiligen Schritt individuell benennen kannst. Die Reihenfolge der Schritte basiert dabei auf der Reihenfolge, in der du die Schritte betitelt und hinzugefügt hast. 

Sobald der Prozess läuft, wird dieser dann im Portal angezeigt. Achtung: der Prozesstitel- und status wird ebenfalls geteilt.

Verträge

In der Vertrags-Übersicht sehen deine KundInnen all ihre Verträge und den Abschlag zusammen mit der Abschlagsfälligkeit. 

Nach Klicken auf den jeweiligen Vertrag haben deine KundInnen die Chance weitere Details zum jeweiligen Vertrag einzusehen. Wenn du es so hinterlegst, kannst du auch eine Aktion hinzufügen. In unserem Beispiel unten haben wir die Möglichkeit für eine Vertragskündigung in den Aktionen hinterlegt. In diesem Bereich sind deine KundInnen auch dazu in der Lage ihren Abschlag anzupassen und eine Aufstellung von Grundpreis und Arbeitspreis einzusehen. 

Zähler 

Im Menüpunkt Zähler können KundInnen ihren Verbrauch für jeden Zähler einzeln einsehen, neue Ablesungen hinzufügen etc. 

Rechnungen & Dokumente

In dem Kundenportal haben wir eine zentrale Dokumentenverwaltung eingeführt, um den Zugriff auf neue Dokumente für deine Kunden zu vereinfachen. Wenn deine Kunden beispielsweise mehrere Verträge mit zahlreichen zugehörigen Dokumenten haben, finden sie diese ab sofort unter dem Register Dokumente. Jedes Dokument ist mit dem entsprechenden Label des jeweiligen Vertrags versehen, wodurch eine übersichtliche Darstellung gewährleistet ist. 

Erfassung des Lesezustands in Dokumenten & ERP Integration 

Im Portal können deine Kunden oder Installateure sehen, welche Dokumente neu hinzugefügt und noch nicht von ihnen gelesen wurden. Diese werden im Portal in der Dokumenten-Übersicht mit einem Punkt neben dem jeweiligen Dokument markiert. 

Du als epilot Nutzer, der Zugriff auf das Portal hat, kannst zudem einen Webhook einrichten, der ausgelöst wird, wenn ein Benutzer ein Dokument liest, sodass du dies auch in deinem ERP oder anderen Dokumenten-Tools verfolgen kannst. 

Zahlungen

In den Zahlungen sehen deine KundInnen eine Aufstellung aller bereits geleisteten und noch fälligen Zahlungen.

Mein Konto 

In diesem Abschnitt können Kundenportal-NutzerInnen bestimmte Änderungen am jeweiligen Konto vorgenommen werden. Das Menü ist dabei in drei Reiter unterteilt: 

Persönliche Daten 

Hier können Kundenportal-NutzerInnen ihre persönlichen Informationen, Kontaktdaten, Adressen und Zahlungsinformationen anpassen. 

Zugang & Sicherheit

In diesem Reiter können die Anmeldedaten (E-Mail und Passwort) für den Zugang zum Kundenportal, sowie die Sprache angepasst werden.

Datenschutzeinstellungen 

Die "Datenschutzeinstellungen" beinhalten den im Konfigurationsmenü anpassbaren Paragraphen zur Marketing-Zustimmung. Außerdem haben Kundenportal-NutzerInnen hier jederzeit die Möglichkeit, die Zustimmung für bestimmte Kanäle zu widerrufen oder zu aktivieren.  

Externe Links 

Sofern du im Rahmen des Kundenportal-Konfigurationsmenüs in epilot einen oder mehrere externe Links hinzugefügt hast, können Kundenportal-NutzerInnen in der Navigationsleiste jederzeit auf diese zugreifen.  

Direktes Bearbeiten von Daten im Kundenportal

Deine KundInnen können die im Kundenportal hinterlegten Daten zu folgenden Entitäten direkt im Portal bearbeiten: Kontakte, Opportunities, Bestellungen, Verträge und Zähler. Dies kannst du jederzeit in den Berechtigungen einschränken. Und so funktioniert's: 

1. Klicke auf "Portal Konfiguration".
2. Wähle das "Kundenportal" aus.
3. Klicke auf "Einstellungen" (oben rechts).
   
   
    
4. Wähle "Berechtigungen" aus. 
   
   
    
5. Klicke auf "Berechtigungen bearbeiten" und konfiguriere, welche Entitäten, Attributsgruppen oder Attribute deine Kunden bearbeiten können. 

Bei Änderungen der Daten erhältst du Benachrichtigungen, wenn du diese entsprechend konfigurierst hast.  

Benachrichtigung der Kundenportal-Nutzer bei neuen Angeboten

Kundenportal-Nutzer erhalten eine E-Mail, sobald in einer für sie relevanten Opportunity ein neues Angebot hinzugefügt wurde. Diese E-Mail beinhaltet auch einen Link, in dem NutzerInnen direkt das entsprechende Angebot aufrufen können. Unter "E-Mail-Vorlagen" kannst du die Mail nach Belieben anpassen.     

Benachrichtigung der Kundenportal-Nutzer nach Zuordnung eines Kontakts

Außerdem erhalten Kundenportal-NutzerInnen eine E-Mail, sobald der jeweilige Nutzer einem Kontakt in epilot zugeordnet und der Kundenportal-Zugang im Anschluss aktiviert wurde. Auch diese E-Mail-Vorlage kann im entsprechenden Menüpunkt individuell konfiguriert werden.  

Angebote innerhalb des Kundenportals akzeptieren

Erhalten Bestellungen einen höheren Status als den Entwurf-Status, so werden diese Bestellungen innerhalb des Kundenportals angezeigt. Bei den Bestellungen sorgt der zusätzliche Status Warten auf Angebotsannahme dafür, dass die KundInnen das Angebot (Bestellung) innerhalb des Kundenportals akzeptieren können.

Klicken die KundInnen auf den Button Angebot akzeptieren, so nehmen sie das Angebot verbindlich an. Eine nachträgliche Korrektur durch die KundInnen ist nicht möglich, da der Button nach Bestätigung nicht mehr sichtbar ist.

Weitere Produkte im Kundenportal ergänzen 

Solange Kundenportal-NutzerInnen ein bestimmtes Angebot noch nicht im Kundenportal angenommen haben, kann dieses in epilot jederzeit um weitere Produkte ergänzt werden.  Hierfür musst du im Produkt Hub lediglich das entsprechende Produkt auswählen und unter "Zugehörige Produkte" ein oder mehrere Produkt(e) hinzufügen.

Kundenportal-NutzerInnen können im jeweiligen Angebot, das das Hauptprodukt bereits enthält, auf "Produktauswahl aktualisieren" klicken und die zusätzlichen Produkte, sowie gewünschte Anzahl hinzufügen.  Sollte die KundInnen z.B. Zusatzoptionen in der Journey noch nicht ausgewählt haben, können sie das somit nachholen.

Sobald Kundenportal-NutzerInnen bestimmte Änderungen im Kundenportal vornehmen (z.B. Angebote annehmen oder persönliche Daten anpassen) erhältst du standardmäßig eine Benachrichtigung in epilot (In-App-Benachrichtigung). Unter "Mein Konto" kannst du individuell konfigurieren, über welche Änderungen du via E-Mail und/oder In-App-Benachrichtigung in Kenntnis gesetzt wirst.