In diesem Artikel lernst du, wie du deinen Kalender in epilot öffnest, eigene Kalender erstellst, Outlook-Kalender verbindest, Termine anlegst, Abwesenheiten pflegst und deine Verfügbarkeit im Team nutzt.

Überblick

Der epilot Kalendar bringt deine Kalender und Verfügbarkeiten an einem zentralen Ort in epilot zusammen. Du kannst eigene Kalender anlegen, Outlook-Kalender verbinden, Termine direkt in epilot pflegen und Abwesenheiten hinterlegen. Diese Informationen nutzt epilot, um Arbeit im Team sinnvoll zu verteilen.

Kalender öffnen

1. Klicke oben rechts in der Navigationsleiste auf das Kalender-Symbol.
2. Die Kalenderansicht öffnet sich mit deinen aktiven Kalendern.

Zwischen Ansichten wechseln und navigieren

Oben rechts in der Kalenderansicht kannst du zwischen drei Ansichten wechseln:

• Tag: Tagesansicht mit allen Terminen des gewählten Tages.
• Woche: Wochenansicht mit allen Tagen der gewählten Woche.
• Monat: Monatsansicht (Standard) mit allen Terminen des gewählten Monats.

Mit den Pfeiltasten oben links (< und >) blätterst du im Rhythmus der aktuellen Ansicht vor oder zurück: in der Monatsansicht monatsweise, in der Wochenansicht wochenweise, in der Tagesansicht tageweise. Mit einem Klick auf Heute springst du zurück zum aktuellen Datum.

Kalender ein- oder ausblenden

In der Seitenleiste links siehst du unter dem Mini-Kalender eine Liste aller Kalender, auf die du Zugriff hast. Diese Liste enthält deine eigenen Kalender und Kalender, die von Team-Mitgliedern mit dir geteilt wurden.

1. Aktiviere die Checkbox neben einem Kalendernamen, um dessen Termine in der Kalenderansicht anzuzeigen.
2. Deaktiviere die Checkbox, um den Kalender auszublenden.

So kannst du gezielt entscheiden, welche Kalender du gerade siehst und den Blick auf die für dich relevanten Termine fokussieren.

Neuen Kalender hinzufügen

Du kannst zusätzlich zu bestehenden Kalendern eigene Kalender anlegen oder einen Outlook-Kalender verbinden.

1. Klicke in der Seitenleiste links unten auf + Kalender hinzufügen. Der Dialog Kalender hinzufügen öffnet sich.
2. Wähle eine der beiden Optionen:
   • Outlook-Kalender (empfohlen): Verbinde deinen Outlook-Kalender, um Termine automatisch zu synchronisieren und deine Verfügbarkeit mit deinem Team zu teilen.
   • epilot-Kalender: Erstelle einen einfachen Kalender für manuelle Planung direkt in epilot.

Outlook-Kalender verbinden

Für die Outlook-Anbindung sind zwei Schritte notwendig:

1. Konfiguration durch einen Admin: Ein Admin muss die Outlook-Verbindung zunächst einmalig in den Kommunikations-Einstellungen (früher: E-Mail-Einstellungen) einrichten. Diese Einrichtung erfolgt an der gleichen Stelle wie für die Outlook-E-Mail-Integration. Weitere Informationen findest du im Artikel zur Outlook-E-Mail-Integration.
2. Verbindung durch Nutzer:innen: Sobald die Verbindung konfiguriert ist, kannst du deinen eigenen Outlook-Kalender verbinden. Klicke im Dialog Kalender hinzufügen auf Meinen Kalender verbinden und folge dem geführten Ablauf. Er zeigt dir Schritt für Schritt, was zu tun ist.

Nach erfolgreicher Verbindung werden die Termine aus deinem Outlook-Kalender automatisch in epilot angezeigt.

💡 Hinweise zur Outlook-Synchronisation

• Du kannst mehrere Outlook-Kalender aus deinem verbundenen Konto importieren. Kalender werden dabei einzeln nacheinander hinzugefügt.
• Die Synchronisation läuft in eine Richtung: von Outlook nach epilot. Importierte Outlook-Termine sind in epilot schreibgeschützt. Änderungen, Ergänzungen oder Löschungen musst du in Outlook selbst vornehmen.

epilot-Kalender erstellen

1. Klicke im Dialog Kalender hinzufügen auf epilot-Kalender.
2. Vergib einen Namen für den neuen Kalender.
3. Wähle eine Farbe aus, mit der die Termine dieses Kalenders in der Ansicht hervorgehoben werden.
4. Speichere den Kalender.

Der neue Kalender erscheint anschließend in deiner Kalenderliste und kann jederzeit ein- oder ausgeblendet werden.

Kalender bearbeiten oder entfernen

Sowohl epilot-Kalender als auch importierte Outlook-Kalender verwaltest du direkt aus der Seitenleiste heraus.

1. Fahre in der Seitenleiste mit der Maus über einen Kalender in der Liste. Rechts neben dem Namen erscheint ein Drei-Punkte-Menü.
2. Klicke auf die drei Punkte:
   • Bei epilot-Kalendern öffnest du über Kalender bearbeiten den Bearbeitungs-Dialog und passt Name und Farbe an.
   • Bei importierten Outlook-Kalendern nutzt du die Aktion zum Entfernen, um die Synchronisation zu stoppen und die importierten Termine aus epilot zu entfernen. Der Original-Kalender in Outlook bleibt unverändert.
3. Bestätige deine Änderungen mit Aktualisieren oder verwirf sie mit Abbrechen.

Neuen Termin anlegen

Neue Termine legst du direkt in der Kalenderansicht an:

1. Klicke oben rechts auf + Neuer Termin. Der Dialog Neuer Termin öffnet sich.
2. Fülle die folgenden Felder aus:
   • Titel: Beschreibe den Termin kurz, damit du ihn in der Kalenderansicht schnell wiedererkennst.
   • Kalender: Wähle aus, in welchem Kalender der Termin abgelegt werden soll (Standard: Default Calendar).
   • Anzeigen als: Lege fest, wie deine Verfügbarkeit während des Termins angezeigt wird (z. B. Beschäftigt oder Außer Haus).
   • Ganztägig: Aktiviere die Checkbox, wenn der Termin über den gesamten Tag laufen soll.
   • Start und Ende: Wähle Datum und Uhrzeit des Termins.
   • Ort: Ergänze optional einen Ort für den Termin.
   • Beschreibung: Füge optional weitere Notizen oder Details hinzu.
3. Klicke auf Termin erstellen, um den Termin zu speichern, oder auf Abbrechen, um ihn zu verwerfen.

Der Termin erscheint sofort in der Kalenderansicht in der Farbe des zugeordneten Kalenders.

Abwesenheiten pflegen

Abwesenheiten wirken sich direkt auf deine Verfügbarkeit im Team aus. In epilot gibt es vier Wege, eine Abwesenheit zu hinterlegen:

1. Abwesenheiten aus Outlook (empfohlen)

Termine in Outlook, die als „Außer Haus" markiert sind, werden automatisch nach epilot übernommen und wirken sich sofort auf deine Verfügbarkeit aus. Das ist der empfohlene Weg, da deine bestehende Kalenderpflege in Outlook auch in epilot berücksichtigt wird.

2. Termin in epilot mit „Anzeigen als: Außer Haus"

Alternativ kannst du in epilot einen normalen Termin anlegen und im Dialog Neuer Termin das Feld Anzeigen als auf Außer Haus setzen. Der Termin wirkt sich anschließend wie eine Abwesenheit auf deine Verfügbarkeit aus.

3. Abwesenheit über das Profilmenü planen

1. Klicke unten links auf dein Profilbild.
2. Wähle im Menü Abwesenheit planen.
3. Es öffnet sich ein vereinfachtes Formular im Kalender. Gib dort einen Grund (Freitext) und optional zusätzliche Notizen ein.
4. Speichere die Abwesenheit. Der Termin wird automatisch als Abwesenheit in deinem Kalender angelegt.

4. Feiertage als arbeitsfrei markieren

Der Kalender enthält einen dedizierten Kalender Feiertage. Standardmäßig beeinflussen die Feiertage deine Verfügbarkeit nicht. Du kannst einzelne Feiertage aber gezielt als arbeitsfrei markieren:

1. Klicke im Kalender auf den gewünschten Feiertag.
2. Im Detail-Popover klicke auf Als arbeitsfrei markieren.
3. Der Feiertag wirkt sich ab sofort auf deine Verfügbarkeit aus. Du wirst in diesem Zeitraum als außer Haus angezeigt.

Möchtest du einen als arbeitsfrei markierten Feiertag wieder zu einem regulären Arbeitstag machen, öffnest du den Feiertag erneut und klickst auf Als Arbeitstag markieren.

Darstellung von Abwesenheiten im Kalender

Abwesenheiten unterscheiden sich optisch leicht von regulären Terminen: Sie werden ähnlich wie in Outlook mit einem fuchsiafarbenen Rand dargestellt. Ganztägige Abwesenheiten heben zusätzlich den betroffenen Tag im Kalender hervor.

Arbeitszeiten hinterlegen

Deine Arbeitszeiten konfigurierst du in den Einstellungen unter Verfügbarkeit. Sie werden gemeinsam mit deinen Kalender-Abwesenheiten ausgewertet, wenn epilot deine Verfügbarkeit für die Arbeitsverteilung ermittelt. So kannst du z. B. hinterlegen, dass du nur an bestimmten Wochentagen oder zu bestimmten Uhrzeiten verfügbar bist.

Verfügbarkeit bei manuellen Zuweisungen

Sobald du oder ein:e Kolleg:in eine Abwesenheit gepflegt hat, wird diese Information überall dort angezeigt, wo Arbeit manuell zugewiesen wird – zum Beispiel bei E-Mails, Aufgaben, Entitäten und anderen Zuweisungsfeldern.

1. Öffne die Zuweisung an einer Aufgabe, E-Mail oder Entität und beginne den Namen der Person einzugeben, der du die Arbeit zuweisen möchtest.
2. Ist die Person aktuell abwesend, erscheint neben ihrem Namen ein Abwesenheits-Label in Rot mit dem Hinweis „Abwesend bis [Datum, Uhrzeit]". Die gleiche Information findest du im Tooltip beim Überfahren des Namens.

So siehst du auf einen Blick, ob eine Zuweisung zum aktuellen Zeitpunkt sinnvoll ist. Zusätzlich sind Verfügbarkeit und Arbeitszeiten einer Person auch im Reiter Verfügbarkeit in der Zugriffsverwaltung sichtbar.

Verfügbarkeit in Automationen

Verfügbarkeitsinformationen fließen auch in die automatische Zuweisung eingehender E-Mails ein. Dazu wird die bestehende Automations-Aktion Thread zuweisen genutzt:

• Bei der gleichmäßigen oder sequentiellen Zuweisung kannst du die Option Nur verfügbare Nutzer aktivieren, damit nur verfügbare Nutzer:innen als Empfänger:innen berücksichtigt werden.
• Die Aktion unterstützt außerdem ein konfigurierbares Verhalten für Fälle, in denen aktuell keine verfügbaren Nutzer:innen gefunden werden.

Weitere Informationen zur Konfiguration und dem Verhalten der Smart-Assignment-Optionen findest du im Artikel zur Zuweisungs-Automation.

Nächste Schritte

• Verbinde deinen Outlook-Kalender, damit dein bestehendes Arbeitspensum und deine Abwesenheiten in epilot sichtbar sind.
• Hinterlege deine Arbeitszeiten unter Verfügbarkeit, damit sie bei der Verteilung von Arbeit berücksichtigt werden.
• Nutze die Automations-Aktion Thread zuweisen, um eingehende E-Mails automatisch an verfügbare Kolleg:innen zu verteilen.