Mit der Funktion „Duplikate verwalten“ kannst du in den Entitäten „Kontakte“ und „Firmen“ doppelte Einträge aufspüren und zusammenführen. So bleibt deine Datenbasis sauber, übersichtlich und frei von redundanten Datensätzen.

Aktivierung

Du kannst die Deduplikation in den Einstellungen für deine Organisation aktivieren:

1. Öffne die Einstellungen und gehe zum Bereich „Funktionen“.
2. Finde die Option „Deduplikation von Kontakten und Firmen“ und stelle den Toggle auf „Ein“.
    

Anwendung

Nach der Aktivierung findest du in den Tabellenansichten der Entitäten Kontakte und Firmen einen neuen Button: „Duplikate verwalten“.

Ablauf:

• Klicke auf „Duplikate verwalten“.
• Du kannst Filterkriterien definieren — z. B. E-Mail, Name, Firmenname oder andere Felder. Alle Einträge, die diese Kriterien erfüllen, werden als Duplikate erkannt und angezeigt.
   

• Über den kleinen violetten Pfeil kannst du dir Details der potenziellen Duplikate ansehen.
• Wähle aus, welchen Eintrag du als „Master“-Datensatz behalten willst.
   

Klicke anschließend auf „Duplikate entfernen“.
 

Das Ergebnis:

• Die „alten“ Einträge werden mit dem Label „Duplikat“ gekennzeichnet und zur Löschung markiert.
• Der verbliebene Datensatz erhält das Label „Zusammengeführt“.

So entsteht eine saubere, konsolidierte Datenbasis — mit einem eindeutigen Datensatz statt vieler Inkonsistenzen.

Was beim Zusammenführen passiert

Beim Zusammenführen von beispielsweise Kontakten, wählst du den Kontakt aus, den du behalten möchtest (den „Master"). Alle relevanten Informationen aus den Duplikaten werden auf diesem Kontakt gebündelt, anschließend werden die Duplikate entfernt. 

Einzelne Felder (z. B. Vorname, Nachname, Anrede, Titel)

• Die Werte des behaltenen Kontakts werden immer verwendet.
• Ist ein Feld auf dem behaltenen Kontakt leer, wird es aus einem Duplikat aufgefüllt — so geht nichts Nützliches verloren. Haben mehrere Duplikate einen Wert, wird der zuletzt aktualisierte verwendet.
• Leere Felder überschreiben niemals vorhandene Informationen.

Mehrfachfelder (z. B. E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Adressen, Zahlungsdaten)

• Alle Einträge werden auf dem behaltenen Kontakt zusammengeführt — keine E-Mail, Telefonnummer oder Adresse geht verloren.
• Identische Einträge werden bereinigt, damit dieselbe E-Mail oder Adresse nicht doppelt auftaucht.

Relationen (Firmen, Opportunities, Aufträge, Verträge, Dateien usw.)

• Alle Verknüpfungen bzw. Relationen der Kontakte werden zusammengeführt — der behaltene Kontakt ist danach mit allem verbunden, womit auch die Duplikate verbunden waren.

Labels

• Der behaltene Kontakt erhält alle Labels aus jedem zusammengeführten Kontakt.
• Zusätzlich wird das Label „Zusammengeführt" gesetzt, damit klar erkennbar ist, dass der Kontakt aus einer Zusammenführung stammt.

Was mit den Duplikaten passiert

• Jedes Duplikat erhält das Label „Duplikat" und wird anschließend gelöscht.
• In der Aktivitätshistorie des behaltenen Kontakts wird automatisch eine Notiz hinterlegt, dass ein Duplikat entfernt wurde.

Auswirkungen auf laufende Workflows

Ist an einem der beteiligten Kontakte ein laufender Workflow angehängt, hängt das Ergebnis davon ab, an welchem Kontakt der Workflow hängt.

• Hängt ein laufender Workflow ausschließlich an einem Kontakt, der zum Duplikat wird (also gelöscht wird), wird diese Workflow-Ausführung mit gelöscht.