Verfügbarkeit bei Zuweisung und E-Mail-Verteilung nutzen
So prüfst du die Verfügbarkeit im Team und so berücksichtigt epilot sie bei Zuweisungen und der automatischen E-Mail-Verteilung.
Verfügbarkeit prüfen
Deine eigene Verfügbarkeit: Klicke unten links auf dein Profilbild, wähle Mein Konto und wechsle in den Reiter Verfügbarkeit. Dort siehst du, welcher Kalender verbunden ist und ob du gerade als Aktiv oder Abwesend giltst.
Die Verfügbarkeit anderer: Öffne die Person in der Zugriffsverwaltung und wechsle in den Reiter Verfügbarkeit. Der Status zeigt, ob die Person gerade Aktiv oder Abwesend ist und wann sie zurückkommt.
Verfügbarkeit bei der Zuweisung
Wenn du Arbeit zuweist, siehst du in der Personenauswahl, wer gerade nicht da ist: Neben dem Namen steht Abwesend bis … mit Datum und Uhrzeit der Rückkehr.
Das gilt überall, wo du Personen zuweist, zum Beispiel:
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bei E-Mails im Postfach
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bei Aufgaben in Workflows
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bei Zuweisungsfeldern von Entitäten, etwa an einer Opportunity oder einem Ticket
Der Hinweis ist eine Entscheidungshilfe: Du kannst die Person trotzdem auswählen, etwa wenn sie die Aufgabe nach ihrer Rückkehr übernehmen soll.
E-Mails automatisch nur an Verfügbare verteilen
Mit der Automations-Aktion Verlauf zuweisen verteilst du eingehende E-Mails automatisch im Team. Damit niemand während seiner Abwesenheit neue E-Mails bekommt:
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Wähle in der Aktion Verlauf zuweisen den Reiter Verteilen und lege den Personenkreis fest.
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Aktiviere unter Filter die Option Nur verfügbare Benutzende berücksichtigen. Abwesende Personen werden dann übersprungen.
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Optional: Aktiviere Auf Rückkehr warten (max. 7 Tage). Haben alle einen freien Tag – etwa am Wochenende –, wartet die Zuweisung, bis die erste Person zurück ist.
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Lege unter Wenn niemand passt fest, was passiert, wenn niemand verfügbar ist: Nicht zuweisen oder An Fallback zuweisen.
Arbeitszeiten zählen hier nur als ganze Tage: An einem Arbeitstag können Personen auch E-Mails erhalten, die nach Feierabend eingehen.
Weist du direkt einer bestimmten Person zu, prüft epilot die Verfügbarkeit nicht. Mehr zur Einrichtung der Aktion findest du in E-Mails automatisch zuweisen.
Verfügbarkeit in anderen Systemen nutzen
Mit der Calendar API kannst du Abwesenheiten und Arbeitszeiten aus euren eigenen Systemen abfragen oder Abwesenheiten von dort eintragen, zum Beispiel aus eurem HR-System. Die technische Dokumentation findest du in der Calendar API.