Freigaberegeln: verknüpfte Inhalte automatisch mit Partnern teilen
Wenn du eine Opportunity mit einem Partner teilst, braucht er meist mehr als die Opportunity selbst: den Kontakt, die Dateien, den laufenden Workflow. Mit Freigaberegeln legst du einmal pro Partner fest, welche verknüpften Inhalte automatisch mitgeteilt werden. Du musst sie dann nicht mehr einzeln freigeben.
Voraussetzung
Du hast eine aktive Partnerschaft mit dem Partner. Wie das Teilen grundsätzlich funktioniert, liest du in Inhalte mit Partnern teilen.
Freigaberegel anlegen
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Öffne Kooperationen > Partner, klicke auf den Partner und wechsle auf den Tab Freigaberegeln.
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Klicke auf Regel erstellen und gib der Regel einen Namen, zum Beispiel „Vertragsdokumente teilen“.
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Wähle das Auslöser-Schema. Die Regel greift, wenn du eine Entität dieses Typs mit dem Partner teilst, zum Beispiel eine Opportunity.
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Wähle unter Einbezogene Schemas, welche verknüpften Entitäten geprüft werden, zum Beispiel Kontakte, Dateien oder Prozesse & Workflows.
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Unter Auswertung ist Deterministisch vorausgewählt: Bedingungen an den Attributen entscheiden, was geteilt wird.
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Lege unter Bedingungen fest, welche davon geteilt werden, zum Beispiel nur Dateien mit dem Label „Vertrag“. Ohne Bedingungen werden alle verknüpften Entitäten der einbezogenen Schemas geteilt.
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Klicke auf Regel speichern.
Gut zu wissen
Prozesse & Workflows haben keine Attribute, nach denen du filtern könntest. Bezieht eine Regel sie ein, werden alle Workflows auf der geteilten Entität mitgeteilt.
Regeln verwalten
Im Tab siehst du alle Regeln des Partners mit Name, Auswertung, Auslöser-Schema und ob sie aktiviert sind. Über die Aktionen in der Zeile bearbeitest, deaktivierst oder löschst du eine Regel. Jede Regel gilt nur für diesen einen Partner.
Was beim Teilen passiert
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Teilst du eine Entität mit dem Partner, werden alle passenden verknüpften Entitäten automatisch mitgeteilt. Kommt später eine neue Verknüpfung hinzu, die zur Regel passt, wird sie ebenfalls geteilt.
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Hat der Partner mindestens eine aktive Regel, weist dich der Teilen-Dialog darauf hin.
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Freigaben, die du von Hand gesetzt hast, bleiben unverändert.
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Die Regeln greifen auch, wenn ein Workflow die Entität teilt. Siehe Entitäten automatisch per Workflow-Aufgabe mit Partnern teilen.
Hinweis
Als Auswertung steht derzeit nur Deterministisch zur Verfügung.
Typische Anwendungsfälle
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Teilst du eine PV-Opportunity mit dem Installateur, gehen der Kontakt und alle Dateien mit dem Label „Technik“ automatisch mit.
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Der Wartungspartner bekommt mit jedem Ticket auch den laufenden Workflow, damit er die Aufgaben darin bearbeiten kann.