Entitäten automatisch per Workflow-Aufgabe mit Partnern teilen
Statt eine Opportunity oder ein Ticket von Hand mit dem Handwerkspartner oder Vertriebspartner zu teilen, übernimmt das der Workflow: Mit der automatisierten Aufgabe Entität teilen teilst du die Entität an einer bestimmten Stelle im Ablauf und hebst das Teilen später genauso automatisch wieder auf. Dieser Artikel zeigt dir, wie du die Aufgabe konfigurierst und was bei der Ausführung passiert.
Voraussetzung
Der Partner ist unter Kooperationen als aktive Partnerschaft mit einer Freigaberolle angelegt. Was eine Freigabe für den Partner bedeutet und welche verknüpften Inhalte mitgeteilt werden, liest du in Inhalte mit Partnern teilen.
Aufgabe „Entität teilen“ anlegen
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Öffne den Workflow im Workflow Builder und klicke an der Stelle, an der die Freigabe passieren soll, auf + und dann auf Automatisierte Aufgabe.
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Wähle die Aktion Entität teilen und gib der Aufgabe einen Namen, zum Beispiel „Mit Partner teilen“.
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Wähle Teilen oder Teilen aufheben.
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Klicke auf Partner hinzufügen und wähle eine oder mehrere Partnerorganisationen aus. Du kannst nach Name, E-Mail-Adresse oder Organisations-ID suchen und die Liste über Filter nach Service-Typ und Labels eingrenzen.
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Lege wie bei jeder automatisierten Aufgabe fest, wann sie startet: Ist Starte Aufgabe automatisch an, wählst du Sofort nach Abschluss des vorherigen Schritts, Nach einer Verzögerung oder Basierend auf einem Ereignis oder Datum. Schaltest du es aus, startet jemand die Aufgabe per Klick.
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Klicke auf Bestätigen und speichere den Workflow.
Was beim Teilen passiert
Die Aufgabe teilt die Entität, auf der der Workflow läuft, zusammen mit ihren verknüpften Inhalten mit den gewählten Partnern. Welche Rechte der Partner bekommt, bestimmt die Freigaberolle aus der Partnerschaft. Partner ohne Freigaberolle oder mit inaktiver Partnerschaft lassen sich nicht auswählen.
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Es muss mindestens ein Partner ausgewählt sein, sonst lässt sich die Aufgabe nicht speichern.
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Die Freigabe allein weist dem Partner noch keine Aufgabe zu. Soll der Partner im Workflow mitarbeiten, weise ihm Phasen oder Aufgaben zu, zum Beispiel über die Variable Geteilt mit. Siehe Zuständigkeiten im Workflow festlegen.
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Nicht zu verwechseln mit dem Teilen-Symbol oben rechts im Workflow Builder: Es gibt die Workflow-Konfiguration frei, damit Partner den Workflow selbst starten können. Siehe Workflow erstellen: Auslöser und Einstellungen.
Teilen aufheben
Mit Teilen aufheben entziehst du die Freigabe wieder, zum Beispiel nach der Abnahme einer Installation. Du wählst entweder alle Partner, mit denen die Entität aktuell geteilt ist, oder bestimmte Partner über denselben Picker. Die Auswahl bleibt erhalten, wenn du zwischen Teilen und Teilen aufheben umschaltest.
Gut zu wissen
Teilen und Teilen aufheben sind zwei getrennte Aufgaben. Ein typischer Ablauf: Teilen zu Beginn der Installationsphase, Teilen aufheben nach der Abnahme.
Wenn das Teilen fehlschlägt
Kann die Entität nicht geteilt werden, etwa weil die Partnerschaft inzwischen beendet wurde, zeigt die Aufgabe in der Workflow-Seitenleiste den Fehler an, und der Workflow wartet, bis jemand die Aufgabe erneut ausführt oder überspringt. Soll der Workflow trotzdem weiterlaufen, aktiviere an der Aufgabe Automatisierung darf fehlschlagen.
Typische Anwendungsfälle
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Eine PV-Opportunity wird zu Beginn der Phase „Installation“ automatisch mit dem PV-Installateur geteilt, der den Auftrag bekommen hat; nach der Abnahme hebt der Workflow die Freigabe wieder auf.
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Ein Serviceticket wird beim Eingang mit dem Callcenter-Partner geteilt, damit dieser den First-Level-Support übernimmt.
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Ein Hintergrund-Workflow teilt neue Verträge einer Region automatisch mit dem zuständigen Vertriebspartner.