Bestehende Prozesse in Workflows umwandeln
Du arbeitest noch mit dem Prozess Builder? Dann musst du für Workflows nicht bei null anfangen. epilot wandelt einen bestehenden Prozess mit einem Klick in einen Workflow um, den du anschließend im Workflow Builder erweiterst, zum Beispiel um automatische Auslöser, Verzweigungen oder Schleifen.
Voraussetzung
Workflows sind unter Einstellungen → Funktionen aktiviert. Der umgewandelte Workflow zählt zu den aktiven Workflows deiner Lizenz, sobald du ihn aktivierst. Siehe Was ist ein Workflow?
Prozess umwandeln Schritt für Schritt
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Öffne Konfiguration → Prozesse → Prozess Builder und suche dir den Prozess raus, den du umwandeln möchtest.
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Klicke nun auf das Drei-Punkte-Menü → Als Workflow duplizieren.
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epilot überführt Phasen und Aufgaben in einen Workflow und öffnet ihn im Workflow Builder.
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Klicke auf den Auslöser und wähle das passende Entitätsschema, zum Beispiel Opportunity. Erst damit startet der Workflow korrekt und du kannst Bedingungen auf Attribute setzen.
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Prüfe Zuständigkeiten, Fälligkeiten und Beschreibungen der Aufgaben und ergänze, was im Prozess Builder nicht möglich war (siehe unten).
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Klicke auf Speichern.
Wichtig
Der ursprüngliche Prozess bleibt erhalten und kann weiterhin gestartet werden. Das Umwandeln legt eine Kopie als Workflow an. Stelle Automatisierungen, die den Prozess starten, auf den neuen Workflow um, sobald er fertig ist, sonst laufen beide parallel.
Was du nach dem Umwandeln ergänzen kannst
| Im Prozess Builder | Im Workflow Builder zusätzlich |
|---|---|
| Prozess wird manuell oder per Automatisierung gestartet. | Automatische Auslöser auf Entitäts- oder E-Mail-Ereignisse, mehrere Auslöser pro Workflow. Siehe Workflow erstellen: Auslöser und Einstellungen. |
| Lineare Abfolge von Phasen und Aufgaben. | Verzweigungen, Schleifen und parallele Zweige. Siehe Verzweigungen, Schleifen und parallele Zweige. |
| Feste Zuweisung an Personen oder Gruppen. | Dynamische Zuweisung über Entitätsfelder wie „Projektmanager“ oder „Geteilt mit“. Siehe Aufgaben zuweisen und übernehmen. |
| Aufgabenstatus manuell pflegen. | Entitätssynchronisierung schreibt den Workflow-Fortschritt automatisch in ein Attribut der Entität. |
| Aufgaben intern sichtbar. | Aufgabentexte und Stages für Endkunden- und Installateurportale. Siehe Konfiguration von Stages (BETA). |
Typische Anwendungsfälle
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Du wandelst den Wallbox-Prozess aus dem Blueprint um und ergänzst einen automatischen Auslöser auf den Opportunity-Status.
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Ein Service-Prozess bekommt nach dem Umwandeln eine Schleife für Rückrufversuche.
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Du testest den umgewandelten Workflow in der Sandbox, bevor du den alten Prozess in den Automatisierungen ersetzt.