Aufgaben zuweisen und übernehmen
Ein Workflow läuft nur rund, wenn klar ist, wer was erledigt. In epilot weist du Zuständigkeiten auf drei Ebenen zu – Workflow, Phase und Aufgabe – entweder fest an Personen und Gruppen oder dynamisch über Felder der Entität. Dieser Artikel zeigt dir beide Wege und wie du Aufgaben aus deiner Gruppe übernimmst.
Voraussetzung
Für dynamische Zuweisungen braucht die Entität ein Attribut vom Typ Nutzerbeziehung, zum Beispiel „Projektmanager“. Du legst es im Entitäten-Builder an. Siehe Zuweisungen und Verantwortlichkeiten in epilot.
Die richtige Ebene wählen
| Ebene | Weise hier zu, wenn … | Beispiel |
|---|---|---|
| Workflow | … eine Person oder Gruppe den gesamten Vorgang verantwortet. | Gruppe „Kundenservice“ für den Service-Workflow. |
| Phase | … ein Abschnitt in einen Verantwortungsbereich fällt. | Innendienst für die Phase „Angebotsphase“. |
| Aufgabe | … ein einzelner Schritt eine bestimmte Person braucht. | Projektmanager für „Technische Prüfung“. |
Zugewiesene Personen werden je nach ihren Benachrichtigungseinstellungen informiert: bei Zuweisung, bei überfälligen Aufgaben und vor Fälligkeiten. Bei Gruppen gelten die Einstellungen der einzelnen Mitglieder.
Feste Zuweisung in der Konfiguration
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Öffne den Workflow im Workflow Builder und wähle Workflow (Zahnrad), Phase oder Aufgabe.
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Wähle unter Zuständige Person eine oder mehrere Personen oder Gruppen.
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Klicke auf Speichern. Die Zuweisung gilt für alle Workflows, die danach gestartet werden.
Dynamische Zuweisung über Entitätsfelder
Statt dieselbe Person im Workflow und auf der Entität doppelt zu pflegen, koppelst du die Zuweisung an ein Feld der Entität. Ändert sich der Wert im Feld, folgt der Workflow.
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Öffne im Workflow Builder die Ebene, die du zuweisen möchtest.
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Wechsle unter Zuständige Person auf den Tab Variable.
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Wähle das Quellfeld: ein Attribut vom Typ Nutzerbeziehung wie Zuständige Person oder das Feld Geteilt mit.
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Klicke auf Speichern.
| Quelle | Wer bekommt die Aufgabe | Typischer Einsatz |
|---|---|---|
| Attribut vom Typ Nutzerbeziehung | Die Person oder Gruppe, die im Feld der Entität steht. | Projektmanager, verantwortlicher Sachbearbeiter, Energieberater. |
| Geteilt mit | Alle, mit denen die Entität geteilt ist, auch Partner. | Partner erledigt eine ganze Phase, zum Beispiel die Installation. Siehe Aufgaben an Partner übergeben. |
So verhält sich die dynamische Zuweisung während der Ausführung:
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Feld ist beim Start leer und wird später gefüllt: Die Aufgaben werden ab diesem Zeitpunkt zugewiesen.
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Feldwert ändert sich: Abgeschlossene Aufgaben bleiben unverändert. Für offene Aufgaben wirst du gefragt, ob die Zuweisung angepasst werden soll.
Tipp
Du kannst pro Ebene unterschiedliche Quellen wählen, zum Beispiel die Phase an „Projektmanager“ koppeln und einzelne Aufgaben an „Geteilt mit“.
Zuweisung während der Ausführung ändern
Klicke in der Seitenleiste der Entität oder im Board Meine Aufgaben auf das Personen-Symbol an Workflow, Phase oder Aufgabe und wähle eine andere Person oder Gruppe. Das gilt nur für diese Ausführung, die Konfiguration bleibt unverändert.
Aufgabe aus der Gruppe übernehmen
Ist eine Aufgabe deiner Gruppe zugewiesen, klickst du auf Übernehmen. Die Aufgabe wird dann dir statt der ganzen Gruppe zugewiesen. So sieht das Team sofort, wer sich kümmert, und niemand bearbeitet die Aufgabe doppelt.
Typische Anwendungsfälle
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Alle Aufgaben der Phase „Projektabwicklung“ hängen am Feld „Projektmanager“. Wechselt die Projektleitung, aktualisierst du nur das Feld auf der Opportunity.
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Die Installationsphase ist über „Geteilt mit“ dem Partner zugewiesen, der den Auftrag bekommen hat.
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Die Gruppe „Kundenservice“ ist dem Workflow zugewiesen. Wer eine Anfrage annimmt, klickt auf Übernehmen.