Aufgaben an Partner übergeben
Am besten arbeitest du mit Partnern in Workflows: Du weist ihnen einzelne Aufgaben oder ganze Phasen zu, schreibst ihnen eine eigene Aufgabenbeschreibung und steuerst alle offenen Aufträge über ein gemeinsames Kanban-Board. Dieser Artikel zeigt dir die vier Bausteine dafür.
Voraussetzung
Die Entität, auf der der Workflow läuft, ist mit dem Partner geteilt, und der Workflow selbst ist in der Kategorie Workflows freigegeben. Siehe Inhalte mit Partnern teilen.
Aufgaben und Phasen einem Partner zuweisen
Partner weist du genauso zu wie Kollegen: dem ganzen Workflow, einer Phase oder einer einzelnen Aufgabe.
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Öffne die Aufgabe oder Phase und klicke bei Zuständige Person auf das Personen-Symbol.
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Wechsle auf den Tab Partner-Benutzer.
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Wähle die gesamte Partnerorganisation oder einzelne Mitarbeitende aus.
Weist du die ganze Organisation zu, haben automatisch alle ihre Mitarbeitenden Zugriff, auch solche, die später dazukommen. Alle werden entsprechend ihrer Benachrichtigungseinstellungen informiert.
Tipp
Soll der Partner zugewiesen werden, mit dem die Entität gerade geteilt ist, nutze in der Workflow-Konfiguration bei Zuständige Person den Tab Variable und wähle Geteilt mit. Setzt du die Variable schon auf der Phase, erben alle Aufgaben darin die Zuweisung. So brauchst du den Workflow nicht pro Partner anzupassen.
Eine eigene Beschreibung für Partner hinterlegen
Partner brauchen in einer Aufgabe oft andere Informationen als dein Team. Deshalb kannst du pro Aufgabe getrennte Beschreibungen hinterlegen.
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Öffne die Aufgabe im Workflow Builder.
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Wechsle in der Aufgabenbeschreibung auf den Tab Partner und schreibe die Anleitung aus Sicht des Partners.
Ist eine Partner-Beschreibung hinterlegt, sieht der Partner nur diese. Fehlt sie, bekommt er die interne Beschreibung, damit keine Information verloren geht. Du selbst siehst immer beide.
Festlegen, welche Aufgaben der Partner sieht
Ob ein Partner alle Aufgaben eines geteilten Workflows sieht oder nur die ihm zugewiesenen, stellst du in der Partnerrolle im Abschnitt Prozesse & Workflows ein. Dort legst du auch fest, ob er alle oder nur zugewiesene Aufgaben bearbeiten darf. Siehe Zugriffsrechte für Partner festlegen: Partnerrolle und Nutzerrollen.
Aufträge gemeinsam über ein Kanban-Board steuern
Sobald mehrere Aufträge parallel laufen, lohnt sich ein Board unter Meine Aufgaben. Du siehst darauf alle Partneraufgaben nach Status, dein Partner sieht in seinem Board nur die Aufgaben, die ihm zugewiesen sind.
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Öffne Meine Aufgaben und klicke auf Board verwalten → Neues Board erstellen.
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Setze unter Filter zum Beispiel Workflow-Status ist gleich Gestartet, Aktuelle Aufgabe ist gleich Wahr und den gewünschten Workflow.
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Lege im Tab Aufgabenkacheln fest, welche Entitätsattribute auf der Karte stehen, zum Beispiel Name und Telefonnummer des Kunden. So kann dein Partner direkt vom Board aus anrufen.
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Klicke auf das Teilen-Symbol des Boards und wähle unter Partner-Benutzer die Partnerorganisation oder einzelne Partnernutzer.
Möchtest du für jeden Partner ein eigenes Board, filtere zusätzlich nach Zugewiesen an und teile das Board nur mit diesem Partner. Alle Details zum Board findest du im Artikel „Meine Aufgaben“ – Kanban Aufgabenansicht.
Partnerauswahl automatisieren
Statt den Partner bei jedem Vorgang selbst auszuwählen, kannst du eine KI-Aufgabe in den Workflow einbauen: Der KI-Agent für Partner-Zuweisungen vergleicht Attribute der Entität mit denen deiner Partner, berücksichtigt Verfügbarkeit und Entfernung und teilt die Entität mit dem besten Treffer – automatisch oder als Empfehlung, die du bestätigst. Ein vollständiges Beispiel zeigt der Artikel Wartungen mit Partnern durchführen.
Typische Anwendungsfälle
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Die Phase Vor-Ort-Termin ist der Partnerorganisation zugewiesen; wer dort gerade frei ist, nimmt sich die Aufgabe.
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Der Partner liest in der Aufgabe eine Checkliste für die Wartung, dein Team sieht stattdessen die internen Prüfschritte.
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Alle offenen Wartungsaufträge liegen auf einem Board, das du mit drei Handwerkspartnern teilst.