Was ist ein Workflow? Überblick und Voraussetzungen
Ein Workflow bildet einen Geschäftsprozess in epilot digital ab: vom PV-Angebot über den Hausanschluss bis zur Wartung. Er legt fest, welche Schritte in welcher Reihenfolge anfallen, wer sie erledigt und was automatisch passiert. Kurz gesagt: Ein Workflow sorgt dafür, dass jeder Schritt zur richtigen Zeit von der richtigen Person oder vom System erledigt wird. Dieser Artikel erklärt dir die Bausteine und führt dich zu den passenden Anleitungen.
So sind Workflows aufgebaut
Jeder Workflow hat drei Ebenen. Auf jeder kannst du Zuständige und Fälligkeiten festlegen.
| Ebene | Das steckt dahinter | Beispiel |
|---|---|---|
| Workflow | Der gesamte Prozess mit Auslöser, Einstellungen und allen Phasen und Aufgaben. | „PV-Vertrieb“ |
| Phase | Ein logischer Abschnitt, der zusammengehörige Aufgaben bündelt. | „Angebotsphase“, „Installation“ |
| Aufgabe | Ein konkreter Arbeitsschritt, manuell, automatisiert oder KI-gestützt. | „Angebot prüfen“, „Bestätigung senden“ |
Die Bausteine im Workflow Builder
| Baustein | Wofür | Anleitung |
|---|---|---|
| Auslöser | Startet den Workflow manuell, bei einem Entitäts- oder E-Mail-Ereignis oder aus einer Automatisierung. | Workflow erstellen: Auslöser und Einstellungen |
| Phase | Gruppiert Aufgaben und bündelt Zuständigkeiten. | Aufgaben und Phasen konfigurieren |
| Aufgabe | Ein Schritt, den eine Person erledigt, inklusive Beschreibungen und optional einer Journey. | Aufgaben und Phasen konfigurieren |
| Automatisierte Aufgabe | Ein Schritt, den das System ausführt: E-Mail senden, Dokument erstellen, Entität aktualisieren. | Aufgaben und Phasen konfigurieren, E-Mails automatisieren mit Workflows |
| KI-Aufgabe | Ein KI-Agent empfiehlt oder trifft eine Entscheidung, zum Beispiel welcher Partner einen Auftrag bekommt. | KI-Agent für Partner-Zuweisungen |
| Verzweigung | Lässt den Workflow je nach Daten oder Entscheidung unterschiedliche Wege nehmen, inklusive Schleifen und parallelen Zweigen. | Verzweigungen, Schleifen und parallele Zweige |
| Stage | Fasst den Fortschritt für Endkunden- und Installateurportale in verständliche Etappen zusammen. | Konfiguration von Stages (BETA) |
Workflow, Prozess oder Automatisierung?
| Werkzeug | Nutze es für |
|---|---|
| Workflow Builder | Mehrstufige Vorgänge mit Zuständigkeiten, Fristen, Entscheidungen und Portalanzeige. Der Standard für neue Prozesse. |
| Prozess Builder | Der Vorgänger des Workflow Builders mit linearen Phasen und Aufgaben. Bestehende Prozesse lassen sich mit einem Klick in Workflows umwandeln. Siehe Bestehende Prozesse in Workflows umwandeln. |
| Automatisierungen | Einzelne Wenn-dann-Regeln ohne menschliche Beteiligung, zum Beispiel „Wenn Journey abgeschlossen, dann Workflow starten“. Siehe Automatisierungen. |
Voraussetzungen und Lizenz
Aktiviere Workflows unter Einstellungen → Funktionen. Danach findest du den Workflow Builder unter Konfiguration → Prozesse → Workflow Builder.
Lizenzbeschränkung
Wie viele eigene aktive Workflows du anlegen kannst, hängt von deiner Lizenz ab. Workflows aus Blueprints zählen nicht mit.
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Starter: nur Workflows aus Blueprints
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Business: 10 Workflows
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Professional: 50 Workflows
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Enterprise: 100 Workflows
Hast du dein Limit erreicht oder Fragen zu deiner Lizenz, dann wende dich an deine unternehmensinternen Ansprechpartner. Weitere Workflows können kostenpflichtig erworben werden.
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Workflows konfigurieren
Mit Workflows arbeiten
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Journeys in Workflows und der Seitenleiste
Nachschlagen
Begriffe kurz erklärt
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Entität | Der Datensatz, auf dem der Workflow läuft, zum Beispiel eine Opportunity, ein Ticket oder eine Anlage. |
| Konfiguration vs. Ausführung | Die Konfiguration ist die Vorlage im Workflow Builder. Eine Ausführung ist ein konkreter Durchlauf auf einer Entität. Änderungen an der Konfiguration gelten für neue Ausführungen. |
| Zuständige Person | Person oder Gruppe, die für Workflow, Phase oder Aufgabe verantwortlich ist und benachrichtigt wird. |
| Entitätssynchronisierung | Schreibt den Workflow-Fortschritt automatisch in ein Attribut der Entität, zum Beispiel den Status. |
| Abbruchgrund | Vordefinierter Grund, der beim Abbrechen eines Workflows ausgewählt wird. |