Notizen erstellst du direkt am E-Mail-Verlauf, ohne den Verlauf zu verlassen, ohne Weiterleitung und ohne externe Tools. So fragst du Kollegen an der richtigen Stelle um Hilfe und hältst den Verlauf sauber, statt ihn durch Weiterleitungen zu zerreißen.

Typische Anwendungsfälle:

• Eine E-Mail wurde dir zugewiesen, sollte aber von einem Kollegen oder einer anderen Abteilung bearbeitet werden. Du übergibst per Notiz.
• Du möchtest einen Kollegen um seine Einschätzung bitten, bevor du dem Kunden antwortest.
• Du willst interne Kontext-Infos am Verlauf festhalten.

So erstellst du eine Notiz

1. Öffne einen E-Mail-Verlauf, im zentralen Postfach oder in einer Entität.

   

2. Klicke oben rechts auf Notiz erstellen. Der Notiz-Editor öffnet sich direkt unter der E-Mail.
3. Schreibe deine Notiz. Über die Formatierungsleiste kannst du Text hervorheben sowie Links, Listen und Anhänge einfügen.
   
4. Klicke unten rechts auf Notiz erstellen, um sie zu speichern. Die Notiz erscheint sofort im Verlauf.

Notizen lassen sich einklappen, damit der Verlauf übersichtlich bleibt.

Kollegen per @-Erwähnung benachrichtigen

Tippe in der Notiz ein @ und beginne, einen Namen zu schreiben. Aus der Vorschlagsliste wählst du einen Benutzer oder eine Gruppe aus. Erwähnte Personen werden benachrichtigt und erhalten einen Hinweis "Du wurdest in einer Notiz erwähnt". Du kannst pro Notiz mehrere Personen erwähnen.

Auf Notizen antworten und reagieren

Andere können auf deine Notiz antworten und mit Emojis reagieren, wie bei Notizen an anderen Stellen in epilot.

Wer sieht die Notiz?

• Alle Team-Mitglieder mit Zugriff auf den E-Mail-Verlauf sehen die Notiz.
• Erwähnte Personen werden benachrichtigt, sofern Benachrichtigungen aktiviert sind.
• Der Kunde sieht die Notiz nie. Sie wird weder per Mail verschickt noch im Kundenportal angezeigt.

Wo die Notiz erscheint

Eine Notiz ist an die E-Mail gebunden. Sie erscheint deshalb an jeder Stelle, an der die E-Mail auftaucht: im zentralen Postfach ebenso wie in den E-Mails einer Entität. Egal, wo du die Notiz erstellst, du und deine Kollegen seht sie am selben Verlauf.

Zusätzlich taucht die Notiz im Notizen-Bereich der Sidebar auf, in dem alle Notizen einer Entität gesammelt sind. Dort ist der zugehörige E-Mail-Verlauf verlinkt, sodass du mit einem Klick direkt dorthin springen kannst.