Mit E-Mail-Vorlagen erstellst du wiederverwendbare E-Mails, die du überall in epilot einsetzt. In diesem Artikel erfährst du, wo du deine Vorlagen findest, wie du die Übersicht nutzt, wie du eine neue Vorlage anlegst und mit Zwecken und Labels organisierst und wo Vorlagen zum Einsatz kommen.

Die Vorlagen-Übersicht

Die Vorlagen-Übersicht findest du unter Konfiguration > Vorlagen > E-Mail-Vorlagen. Hier siehst du alle angelegten Vorlagen in einer Tabelle:

Mit E-Mail-Vorlagen erstellst du wiederverwendbare E-Mails, die du überall in epilot einsetzt. In diesem Artikel erfährst du, wo du deine Vorlagen findest, wie du die Übersicht nutzt, wie du eine neue Vorlage anlegst und mit Zwecken und Labels organisierst und wo Vorlagen zum Einsatz kommen.

Filtern, sortieren und Ansichten speichern

Die Tabelle funktioniert wie andere Tabellen in epilot. Über die Suche findest du einzelne Vorlagen, über Filter grenzt du die Liste nach Kriterien ein und über Sortieren nach ordnest du sie. Mit Tabellenlayout anpassen blendest du Spalten ein und aus.

Deine Zusammenstellung aus Filtern, Sortierung und Spalten kannst du über Neue Ansicht erstellen speichern. Die Ansicht kannst du als Tabs anpinnen und erscheint dann oben und bleibt dir erhalten. So legst du dir zum Beispiel Ansichten nach Thema an oder trennst interne von externen Mails und Werbe- von Prozessmails.

Neue Vorlage erstellen

1. Klicke in der Übersicht oben rechts auf Neu erstellen.
2. Wähle im Dialog Wie möchtest du deine Vorlage erstellen? zwischen:
   1. Standard-Builder verwenden (unser Basic Editor) und 
   2. Visuellen Builder verwenden (die blockbasierte Variante). Mit dem Schalter Meine Auswahl merken überspringst du diesen Schritt künftig.

Angaben im Kopfbereich

Der Kopfbereich ist bei beiden Buildern gleich. Hier legst du die Rahmendaten deiner Vorlage fest:

• Vorlagen-Labels und E-Mail-Labels (mehr dazu im Abschnitt Labels vergeben)
• Zweck
• Sender und Empfänger (optional Cc und Bcc)
• Betreff (Pflichtfeld)
• Anhänge, die mit jeder aus der Vorlage generierten E-Mail mitgeschickt werden

Über den Button Vorlage erstellen oben rechts speicherst du die Vorlage.

Text gestalten im Standard-Builder

Im Standard-Builder gestaltest du den Textkörper über die Bearbeitungsleiste. Dort passt du Schriftart und Schriftgröße an, formatierst Text (fett, kursiv, unterstrichen, durchgestrichen), setzt Farben und Ausrichtung, fügst Links, Bilder, Tabellen und Variablen ein und kannst bei Bedarf direkt in HTML schreiben.

Variablen einfügen

Mit Variablen personalisierst du deine E-Mail automatisch, zum Beispiel mit Name, Kundendaten oder Links. Beim Versand ersetzt epilot die Variable durch die passenden Daten aus der Entität. Neben den in epilot integrierten Variablen kannst du auch eigene Variablen erstellen.

1. Klicke in der Bearbeitungsleiste auf Variablen. Es öffnet sich ein separates Fenster.
2. Wähle in der Klappliste den Typ der Variable aus. Danach siehst du alle Variablen dieses Typs.
   

   

3. Suche bei Bedarf über die Suchleiste nach einer bestimmten Variable.
   
4. Platziere die Variable an der gewünschten Stelle im Textfeld.

Die Variablen sind je Typ in Abschnitte unterteilt. Beim Typ Kontakt findest du zum Beispiel die Abschnitte Persönliche Informationen (Vorname, Geburtsdatum), Kontakte (E-Mail-Adresse, Telefonnummer) und Adressen (Straßenname, Hausnummer).

Zwecke zuweisen

Du kannst deinen E-Mail-Vorlagen dieselben Zwecke zuweisen, die du auch in Entitäten nutzt. 

Wähle die gewünschten Zwecke in der Zeile Zweck aus, wenn du eine Vorlage erstellst oder bearbeitest. Schreibst du danach in einer Entität (zum Beispiel Opportunity, Kontakt oder Bestellung) eine E-Mail, werden dir zuerst die Vorlagen mit dem passenden Zweck angezeigt. So findest du die richtige Vorlage schneller, weil Entität und Vorlage über denselben Zweck verknüpft sind.

Labels vergeben

Pro E-Mail-Vorlage kannst du zwei Arten von Labels vergeben. So bleibt deine Vorlagenbibliothek geordnet, und jede aus einer Vorlage generierte E-Mail wird automatisch gelabelt, zum Beispiel nach Thema.

Vorlagen-Labels und E-Mail-Labels

So werden E-Mail-Labels übertragen

• Manuelles Versenden: Wählst du eine Vorlage beim Schreiben oder Beantworten einer E-Mail aus, übernimmt die E-Mail automatisch die E-Mail-Labels der Vorlage.
• Automatisierungen: Auch automatisch versendete E-Mails (zum Beispiel Bestätigungen oder Statusupdates) bekommen die E-Mail-Labels der zugrunde liegenden Vorlage. Du musst in der Automatisierung nichts zusätzlich konfigurieren.
• Im Postfach und in Entitäten: Die übertragenen Labels erscheinen überall, wo die E-Mail vorkommt. Du kannst nach Label filtern und gespeicherte Ansichten anlegen.

Anhänge

Wo Vorlagen verwendet werden

Sobald eine Vorlage gespeichert ist, steht sie dir überall dort zur Verfügung, wo in epilot eine E-Mail-Vorlage ausgewählt werden kann:

• In Prozessen: als automatisch generierte E-Mail an einem Prozessschritt.
• In Journey-Automatisierungen: als automatisch versendete E-Mail nach dem eine Journey ausgefüllt und abgesendet wurde.
• Manuell: beim Schreiben oder Beantworten einer E-Mail in einer Entität oder im zentralen Postfach.