Das Teilen von Journeys ermöglicht es dir, Journeys mit deinen Partnerorganisationen zu teilen. Sofern die Partner über dein Unternehmen bei epilot angemeldet sind, können sie die geteilten Journeys in ihrer Partnerorganisation aufrufen. So können zum Beispiel Vertriebs-Journeys mit Vertriebspartnern oder Inbetriebsetzungs-Journeys mit Installateuren hinter einem sicheren Login geteilt werden.

Dieses Feature betrifft die folgenden drei Bereiche in epilot:

• Mitarbeiterportal: NutzerInnen können Journeys mit ausgewählten Partnern teilen
• Partnerportal: PartnernutzerInnen können die mit ihnen geteilten Journeys öffnen und abschicken
• Submissions: Gesammelte Daten von geteilten Journeys landen in epilot der teilenden Organisation. Partner können bei Bedarf nachträglich darauf Zugriff erhalten.

Mitarbeiterportal

Journeys teilen

Für die folgende Konfiguration sind vorhandene Partnerrollen samt der entsprechenden Zugriffsrechte erforderlich. Wie du diese anlegen kannst, erfährst du hier.

Journeys lassen sich wie folgt mit Partnern teilen:

1. Öffne über das Navigationsmenü die Übersichtsseite der Journeys
2. Finde in der Tabelle die Journey, die du teilen möchtest
3. Blende das Journey Menü (3-Punkte-Button) dieser Journey im rechten Bildrand ein, indem du mit der Maus über der Zeile verweilst.
   
   
    
4. Klicke auf das 3-Punkte-Menü der zu teilenden Journey
5. Klicke auf Teilen, um eine Maske mit Freigabekonfigurationen zum Teilen zu öffnen
   
   
    
6. Wähle einen oder mehrere Partner aus, mit denen du die Journey teilen möchtest.
    

Wähle die entsprechende Freigaberolle aus, die für den Zugriff der Partner auf diese Journey angewendet werden soll. 

Wähle bei Bedarf weitere Journeys aus, auf die die vorherigen Freigabeeinstellungen zusätzlich angewendet sollen, die markierte Journey ist hier bereits vorausgewählt. Dabei werden automatisch alle Dateien der Journey mit der Partnerorganisation geteilt. 

Speichere die Freigabeeinstellungen durch Klick auf Änderungen speichern.

Die Journey wurde mit den ausgewählten Partnern geteilt. Diese können jetzt auf die Journey in ihrer Partnerorganisation zugreifen.

Zugriff auf weitere Entitäten ermöglichen

Über den Vorgang, eine Journey zu teilen, kannst du auch weitere Entitäten mit deinen Partnern teilen. Gehe dazu innerhalb der Freigabekonfiguration im Abschnitt Geteilte Objekte auf Objekte hinzufügen. Wähle nun die entsprechenden Entitäten aus, welche du zusätzlich für die zuvor ausgewählten Partner freigeben möchtest z. B. Kontakte, Verträge etc. Die Partner erhalten somit weitere Einblicke in deine Daten und können dich so effizient bei der Bearbeitung deiner Kundenanfragen unterstützen. 

Zugriff entziehen

Es gibt zwei Möglichkeiten, den Zugriff zu einer bereits geteilten Journey und anderen Entitäten zu entziehen:

Option 1: Einzelnen Partnern und NutzerInnen den Zugriff entziehen

1. Befolge die Schritte 1-4 wie unter Mitarbeiterportal beschrieben.
2. Bewege den Mauszeiger über den Partner, dem du den Zugang entziehen möchtest.
3. Klicke auf das Papierkorb-Symbol, um den einzelnen Partner zu entfernen (wiederhole den Vorgang, um einen weiteren Partner oder NutzerInnen zu löschen).
4. Speichere die Änderungen

Der Partner, den du entfernt hast, hat jetzt keinen Zugriff mehr auf die geteilte Journey. 
 

Option 2: Allen Partnern und NutzerInnen den Zugriff entziehen

1. Befolge die Schritte 1-4 wie unter Mitarbeiterportal beschrieben
2. Klicke oben links auf den Schalter auf dem Aktiv steht und setze ihn auf Inaktiv
3. Speichere die Änderungen

Jetzt hat kein Partner mehr Zugriff auf die zuvor geteilte Journey.

Partnerportal

Nachdem eine Journey mit Partnern geteilt wurde, können diese auf die Journeys in ihrem Partnerportal zugreifen. Folgende Dinge sind dabei zu beachten:

Über neu geteilte Journeys informiert werden

Partner werden auf zwei Wegen über neu geteilte Journeys informiert:

1. Via E-Mail Benachrichtigung an die jeweilige E-Mail-Adresse der ausgewählten NutzerInnen oder der Partnerorganisation
2. Via Benachrichtigung in der Partnerorganisation

Zugriff auf geteilte Journeys erhalten

Durch Klick auf den Link in den Benachrichtigungen werden PartnernutzerInnen auf die Seite mit den Rollen und Berechtigungen weitergeleitet. Dort sind folgende Schritte durch den Partner durchzuführen:

1. Auf NutzerInnen klicken
2. NutzerInnen auswählen, die für die geteilte Journey verantwortlich sein sollen. Eine Maske mit Einstellungen zu den NutzerInnen öffnet sich.
   
   
    
3. Klicke auf Rollen
4. Wähle die geteilte Journey aus
5. Speichere deine Angaben

Manuell kann der Partner folgendermaßen zur NutzerInnen-Übersicht und den Rechten gelangen:

1. Gehe in der obersten Zeile auf Einstellungen (Zahnrad-Icon)
2. Wähle NutzerInnen und Rechte aus
3. Klicke auf den entsprechenden NutzerInnen in der Übersicht

Geteilte Journeys einsehen

Partner können auf geteilte Journeys zugreifen, indem sie im Hauptmenü auf Journey navigierten und oben links auf der Seite auf Geteilte Journeys klicken.

In dieser Tabelle sehen Partner alle mit ihnen geteilten Journeys.

Geteilte Journeys im Portal öffnen und abschicken

Durch Klick auf eine Journey in der Tabelle öffnet sich diese in der Partnerorganisation. Partner können die ausgewählte Journey somit direkt ausfüllen und abschicken.

Beispiel Inbetriebsetzungs-Journey

Um deinen Partnern bzw. Installateuren einen möglichst schlanken Inbetriebsetzungsprozess ermöglichen zu können, kannst du eine Inbetriebsetzungs-Journey anlegen und mit deinen Partnern wie oben beschrieben teilen. 

Je nach Freigabe können beispielsweise alle NutzerInnen deines Partners auf die Inbetriebsetzungs-Journey zugreifen und diese direkt in ihrer Partnerorganisation ausfüllen und abschicken. Die Journey ist somit sicher hinter einem Login verstecket. Dieser Login ermöglicht dir zudem, die abgesendete Journey spezifischen NutzerInnen zuzuordnen. So weißt du genau, welche NutzerInnen welche Inbetriebsetzung durchgeführt haben.