Mit der automatischen Kontaktlöschung kannst du Kontaktdaten DSGVO-konform und ohne manuellen Aufwand löschen. Du definierst einmalig die Bedingungen, und das System löscht Kontakte automatisch, sobald sie deine Kriterien erfüllen. Die Löschung von Daten in epilot basiert momentan noch auf Kontakten. In Zukunft möchten wir dieses Konzept weiter ausbauen, sodass du auch auf Basis von anderen Entitäten ein Löschkonzept aufbauen kannst.

Automatische Kontaktlöschung einrichten

Um die automatische Kontaktlöschung einzurichten, navigiere zu den Organisationseinstellungen und wähle den Punkt Datenverwaltung.

Hier kannst du die folgenden Einstellungen vornehmen:

Automatische Löschung aktivieren: 

Über den Toggle Aktiv kannst du die automatische Kontaktlöschung ein- oder ausschalten. Ist diese Option aktiv, werden die Kontakte in dem gewählten Zeiterinvall einmalig gelöscht.  

Löschintervall festlegen: 

Gib an, nach wie vielen Tagen die Kontakte gelöscht werden sollen.

Ansicht auswählen: 

Wähle eine zuvor erstellte Kontakt-Ansicht aus, die als Basis für die Löschung dient. Nur Kontakte, die in dieser Ansicht erfasst sind, werden berücksichtigt. Du musst hier keine spezielle Ansicht bauen, sondern kannst auch einfach eine neue Ansicht mit allen Kontakten erstellen.

Wie du Ansichten erstellst, erfährst du hier: 

Individuelle Ansichten erstellen

Unter Nächste Ausführung siehst du, wann der nächste automatische Löschvorgang stattfindet.

Löschung von Beziehungen

Du kannst festlegen, welche mit den Kontakten verknüpften Entitäten ebenfalls gelöscht werden sollen. Wähle per Checkbox die gewünschten Entitäten aus:

• E-Mail
• Dateien
• Firmen
• Opportunities
• Bestellungen
• Verträge
• Submissions
• Zähler
• Tickets

Nicht ausgewählte Entitäten bleiben erhalten, auch wenn der zugehörige Kontakt gelöscht wird.

Klicke auf Änderungen speichern, um deine Einstellungen zu übernehmen.

Löschung von Kontakten präzisieren

Bei der Löschung von Konakten ist es relevant, in welcher Beziehung der Kontakt zu anderen Entitäten steht und welchen Status der Kontakt selbst, oder verbunde Entiäten haben. Deshalb wurden hier umfangreiche Filter eingebaut, um euch das definieren der zu löschenden Kontakte zu erleichtern. 

Erweiterte Ansicht konfigurieren

Über den Button „Erweiterte Ansicht konfigurieren" kannst du zusätzliche Filter anwenden, um die Auswahl der zu löschenden Kontakte weiter einzugrenzen. Diese Filter werden zusätzlich zu den Kriterien deiner ausgewählten Ansicht angewendet. 

Je nachdem, welche Filter du wählst, siehst du unterhalb der Filter eine Vorschau, welche Kontakte unter diese Filter fallen. In diesem Fenster hast du die Möglichkeit, die jeweiligen Kontakte direkt zu öffnen und zu überprüfen. 

Workflow-Statusfilter

Keinen Workflow-Statusfilter verwenden: Es werden keine Workflow-Statusfilter, die auf dem Kontakt laufen, beachtet. Dementsprechend ändert sich nichts an der Filterung der Kontakte.

Alle Workflows geschlossen oder abgebrochen: Es werden die Kontakte gelöscht, bei denen der Workflow-Status abgebrochen oder geschlossen ist.

Alle verknüpften Entitäten mit Workflows im Status „geschlossen" oder „abgebrochen": Mit diesem Filter wird nicht der Workflow-Status auf dem Kontakt betrachtet, sondern der von den verbundenen Entitäten. Du kannst hier spezifisch wählen, welche Entitäten dabei betrachtet werden sollen.

Beziehungsfilter

Keine verknüpften Entitäten: Es werden keine verknüpften Entitäten zum Kontakt betrachtet.

Mindestens eine verknüpfte Entität geschlossen oder abgebrochen: Es werden nur Kontakte gelöscht, bei denen der Status der Entität selbst auf geschlossen oder abgebrochen ist. Auch hier kannst du spezifisch wählen, welche Entitäten dabei in Betracht gezogen werden sollen.

Keine E-Mail-Kommunikation: Mit diesem Filter kannst du nach der letzten E-Mail-Kommunikation filtern. Hier werden ein- und ausgehende E-Mails, die auf einem Kontakt laufen, in Betracht gezogen.

Mit dem Button „Sofort löschen" kannst du den Löschvorgang sofort ausführen. Klicke auf „Änderungen speichern", um die Filtereinstellungen für die automatische Löschung zu übernehmen.

Löschverlauf

Über den Button Löschverlauf anzeigen öffnet sich ein Seitenfenster mit einer Übersicht aller durchgeführten Löschvorgänge.

Für jeden Löschvorgang siehst du:

• Status (z.B. Erfolgreich, In Bearbeitung)
• Gestartet am
• Abgeschlossen am
• Auslöser (Manuell oder Automatisch)
• Ausgelöst durch (Benutzer)

Über den Button “Bericht herunterladen” kannst du einen detaillierten Bericht zum jeweiligen Löschvorgang exportieren.