Benutzergruppen ermöglichen es dir, Benutzer mit ähnlichen Aufgaben oder Verantwortungsbereichen zusammenzufassen und ihnen gemeinsam Inhalte wie Entitäten, E-Mails und Aufgaben zuzuweisen.

Was sind Benutzergruppen?

Benutzergruppen sind Sammlungen von Benutzern, die du einmal definierst und dann wiederkehrend verwenden kannst. Anstatt jede Person einzeln in jedem Prozess oder in jeder Aufgabe zuzuweisen, kannst du Gruppen von Personen zu Inhalten wie Prozessen, Entitäten oder E-Mails zuweisen.

Benutzergruppen erstellen

• Navigiere zu „Einstellungen“ → „Zugriffsverwaltung“ → „Gruppen“.
• Klicke oben rechts auf „Gruppe erstellen“.
• Gib der Gruppe einen aussagekräftigen Namen (z. B. „Netzprozesse“ oder „Service Team“).
• Wähle die Mitglieder aus, die Teil dieser Gruppe sein sollen.
• Speichere die Gruppe.

Zuweisung von Benutzergruppen

Du kannst Benutzergruppen dort einsetzen, wo Teams typischerweise zusammenarbeiten und wo Personen zugewiesen werden müssen:

• Aufgaben innerhalb eines Workflows
• Entitäten wie Opportunities oder Service-Tickets o
• E-Mail Anfragen

Hier zum Beispiel wird eine Gruppe im Prozess Builder zugewiesen:

Auch um Zuständigkeiten in Entitäten darzustellen, kannst du Gruppen zu Attributen vom Typ “Nutzerbeziehung” zuweisen:

Sobald eine Gruppe zugewiesen wird, bekommen alle zugehörigen Mitglieder die für sie relevanten Benachrichtigungen – vorausgesetzt, dass sie diese in ihren Einstellungen aktiviert haben. Mehr Informationen dazu findest du im Artikel Benachrichtigungen erhalten.

Nach Benutzergruppen filtern

In Tabellen wie der Aufgaben- oder Entitätenübersicht kannst du nach Gruppen filtern. Das erleichtert dir z. B., alle offenen Aufgaben eines Fachteams oder alle Entitäten einer bestimmten Gruppe gleichzeitig zu betrachten.