Die Entitätsliste ist der vielseitigste und meistgenutzte Block in epilot-Portalen. Sie zeigt PortalnutzerInnen oder InstallateurInnen eine filter- und suchbare Liste von Datensätzen — Verträge, Anträge, Bestellungen, Dokumente, Workflows, Rechnungen. In dieser Anleitung gehen wir alle Optionen der Entitätsliste durch: vom ersten Anlegen bis zu fortgeschrittenen Patterns. 

Was ist die Entitätsliste?

Die Entitätsliste rendert Datensätze (Entitäten) aus deiner epilot-Organisation als formatierte, durchsuchbare Liste — direkt im Portal. Du legst fest, welche Entitätstypen angezeigt werden, wie jeder Eintrag aussieht, welche Filter gelten und wie NutzerInnen die Liste durchsuchen können. Die Liste lädt die Daten in Echtzeit aus deiner epilot-Organisation und respektiert dabei alle Berechtigungen und Sichtbarkeitsregeln.

Entitätsliste anlegen

So fügst du eine neue Entitätsliste zu einer Seite hinzu:

1. Öffne die Zielseite im Portal Builder
2. Klicke im Seitenbaum links neben Hauptinhalt auf +
3. Wähle Entitätsliste aus der Block-Liste
4. Der Block wird mit einer Standard-Konfiguration eingefügt — du kannst sofort beginnen, ihn zu verfeinern

Block-Inhalt — Rahmen für die Liste

Ganz oben in den Block-Einstellungen findest du den Abschnitt Block Inhalt. Hier definierst du den Rahmen, in dem die Liste erscheint.

Der Block Sichtbarkeit-Bereich darunter gehört zwar nicht zur Listen-Logik selbst, ist aber wichtig: Hier legst du fest, ob der gesamte Block für bestimmte Zielgruppen ein- oder ausgeblendet wird.

Konfigurationen — eine oder mehrere Entitäten

Der Abschnitt Konfigurationen ist das Herzstück der Entitätsliste. Eine Konfiguration definiert, welche Entitäten gezeigt werden und wie sie aussehen. Ein Block kann mehrere Konfigurationen enthalten.

Wann brauchst du mehrere Konfigurationen?

• Mischlisten: z. B. Anträge als auch Bestellungen anzeigen.
• Mehrere Filter über denselben Entitätstyp: z. B. eine Liste mit „aktiven Verträgen" und „archivierten Verträgen" in zwei Konfigurationen
• Kombinierte Workflows: z. B. offene Tickets und in Bearbeitung befindliche Tickets gruppiert untereinander.

So fügst du eine Konfiguration hinzu:

1. Klicke in der Block-Konfiguration auf + neben Konfigurationen
2. Wähle die Entität
3. Vergib einen Konfigurationsnamen, damit du sie später wiederfindest
4. Optional: Wähle die Seite auswählen, auf die der Klick auf einen Eintrag führt

Templating — wie ein Eintrag aussieht

Jeder Listen-Eintrag hat bis zu fünf Inhalts-Slots, die du mit Variablen befüllst. Templates sorgen für ein konsistentes, schnelles Lese-Erlebnis: End-Nutzer:innen wissen sofort, wo sie welche Information finden.

Variablen einfügen mit dem Picker

Neben jedem Template-Feld findest du ein kleines {}-Icon. Klicke es, und der Variablen-Picker öffnet sich. Dort siehst du alle Felder der ausgewählten Entität — du musst keine Feldnamen auswendig lernen oder befürchten, dich zu vertippen.

Indikation — Status-Farben

Über die Indikation kannst du Einträgen eine Farbcodierung geben. Standardwert ist Neutral — keine Farbe. Verfügbare Werte:

• Neutral — keine Farbe (Standard)
• Positive — grüne Markierung. Typisch: erfolgreich abgeschlossene Anträge, bestätigte Verträge, gesendete Bestätigungen
• Negative — rote Markierung. Typisch: abgelehnte Anträge, fehlgeschlagene Zahlungen, abgelaufene Konzessionen

Die Indikation kann nur statisch gesetzt werden (alle Einträge dieser Liste sind „positive").

Filter — welche Einträge erscheinen

Die Filter-Logik in der Entitätsliste hat zwei Ebenen, die zusammenarbeiten: Filtern nach Ziel und Benutzerfilter.

Filtern nach Ziel

Er bestimmt, welche Entitäten dem aktuell eingeloggten Portal-Nutzer überhaupt zur Anzeige stehen — basierend auf der Beziehung zwischen Entität und Kontakt. Zusätzlich kann hier definiert werden, welche dieser Opportunities, die diese erste Bedinung erfüllen, anzeigt werden. Ein Anwendungsfall ist hier eine Zielgruppe zu definieren, die nur Opportunities enhält, die den Status “offen” haben. Alle anderen Opportunitites mit einem anderen Status, würden trotz der richtigen Zuordnung zum Kontakt nicht angezeigt werden.

Benutzerfilter — zusätzliche Bedingungen

Der Benutzerfilter verfeinert die Liste über zusätzliche Bedingungen. Er hat zwei Sub-Typen:

• + Feld — filtert nach Feldwerten der Entität, z. B. „Status = In Bearbeitung". Dieser Filter wird dem Portalnutzer im Portal ausgespielt. 
• + Zielgruppe — filtert nach Zielgruppen-Zugehörigkeit. Sinnvoll, wenn du innerhalb einer Liste nochmal differenzieren willst — z. B. nur Verträge, die den Status “aktiv” haben.

Ergebnisse organisieren — Gruppieren, Sortieren, Paginieren

Suche

Mit der Suche kann in der Liste in Echtzeit gefiltert werden— über alle konfigurierten Suchfelder hinweg.

Substring-Suche und Highlighting

Die Suche erkennt Teilstrings — du musst also nicht das ganze Feld eingeben, ein paar Buchstaben reichen. Treffer werden im Ergebnis hervorgehoben, sodass End-Nutzer:innen sofort sehen, woran das Match lag. Das funktioniert über alle Suchfelder hinweg.

Praxis-Beispiele

Hier vier konkrete Setups aus echten Kunden-Portalen, die du als Vorlage nehmen kannst.

Anträge im Installateurportal

• Entität: Opportunity
• Filtern nach Ziel: Opportunity zur Ansicht freigegeben
• Templating: oben = {{opportunity.opportunity_number}}, Hauptinhalt = Lieferadresse, unten = Status
• Gruppierung: nach Status, sortiert aufsteigend
• Suche: nach Lieferadresse und Antragsnummer
• Indikation: Closed Won = positive, Closed Lost = negative

Rechnungen mit Beträgen

• Entität: Billing Event
• Templating: oben = Rechnungsnummer, Hauptinhalt = Rechnungs-Datum, unten = Beschreibung, rechts = Betrag
• Sortierung: nach Datum, absteigend
• Indikation: bezahlt = positive, überfällig = negative
• Read-only: ja — Rechnungen werden in der Liste angezeigt, der Detail-Sprung führt zur Detailansicht

Best Practices

• Gruppiere nach Status, wenn dein Datentyp einen Status hat. Gruppen-Header sind die schnellste Form von Übersicht.
• Halte Templates kurz. Drei Slots reichen meist — Overline, Title, Description. Den Rechts-Slot nur einsetzen, wenn er tatsächlich relevant ist.
• Indikation nur dort einsetzen, wo Status visuell hilft — nicht jede Liste braucht Farbcodierung. Zu viele Farben verwischen die Bedeutung.