Empfangene E-Mails werden mit Entitäten wie Kontakten, Opportunities oder Bestellungen verknüpft. So ist der Kontext der E-Mail direkt sichtbar und du bearbeitest sie schneller. Verknüpfungen entstehen automatisch, du kannst sie aber auch manuell setzen und wieder aufheben.

Automatisches Verknüpfen

epilot verknüpft eine E-Mail auf zwei Wegen automatisch:

• Über die E-Mail-Adresse: Gehört die Adresse von Sender oder Empfänger zu einem bekannten Kontakt oder Firma, wird die E-Mail damit verknüpft.
• Über eine Nummer im Text: Erkennt epilot im Betreff oder Text eine Vorgangs- oder Vertragsnummer (zum Beispiel eine Opportunity-, Bestell- oder Vertragsnummer), wird die passende Entität verknüpft.

Durch das automatische Verknüpfen erscheint die E-Mail auch in der jeweiligen Entität im Bereich E-Mails. Von dort aus kannst du die Verknüpfungen ebenfalls ändern.

Automatische Verknüpfungen prüfen

Automatisch verknüpfte Entitäten kannst du ganz einfach prüfen:

• Bestätigen: über den Haken oder Alle annehmen. Das hilft epilot, die richtigen Entitäten künftig noch genauer zu erkennen.
• Ablehnen: über das X oder Alle ablehnen, falls eine Entität falsch verknüpft wurde.

Was du beachten solltest

• Ohne bekannten Kontakt und ohne erkennbare Nummer bleibt eine E-Mail unverknüpft. Sie landet dann im Ordner Nicht verknüpft und du kannst sie manuell zuordnen.
• Eine Nummer im Text kann zu einer Verknüpfung führen, auch wenn der Sender unbekannt ist. Steht eine Vorgangsnummer in der Mail, wird die zugehörige Entität verknüpft, unabhängig davon, wer geschrieben hat.

Der Ordner Nicht verknüpft

Im Ordner Nicht verknüpft sammeln sich E-Mails, die epilot keiner ausreichenden Entität zuordnen konnte. So geht keine E-Mail verloren.

Eine E-Mail landet hier vor allem in zwei Fällen:

• Kein Kontext erkennbar: Antwortet ein Kunde direkt auf eine E-Mail, die du zum Beispiel aus einer Opportunity gesendet hast, wird die Antwort automatisch richtig verknüpft. Schreibt der Kunde stattdessen eine neue E-Mail, fehlt dieser Bezug. Enthält sie dann auch keine erkennbare Nummer, kann epilot sie nicht zuordnen und sie landet in Nicht verknüpft.
• Nur ein Kontakt verknüpft: E-Mails, die ausschließlich mit einem Kontakt verknüpft sind, gelten so lange als nicht verknüpft, bis eine weitere Entität wie ein Ticket, eine Opportunity oder eine Bestellung hinzukommt.

Du kannst die E-Mails aus diesem Ordner jederzeit manuell zuordnen. Wie das geht, liest du im nächsten Abschnitt.

E-Mails manuell verknüpfen oder Verknüpfungen aufheben

Du kannst E-Mails jederzeit selbst einer oder mehreren Entitäten zuordnen, zum Beispiel um eine weitere Entität zu ergänzen oder eine E-Mail aus dem Ordner Nicht verknüpft zuzuordnen.

1. Öffne die betroffene E-Mail.
2. Klicke oben auf X Verknüpfte Entitäten und dann auf Manuell verknüpfen. Der Dialog Entität verknüpfen öffnet sich.
3. Im Dialog findest du zwei Reiter:
   • Entitäten auswählen: Nutze die Suche oder wähle unter Vorgeschlagene Entitäten aus den passenden Vorschlägen. Setze bei den gewünschten Entitäten ein Häkchen.
   • Verknüpfte Entitäten: Hier siehst du alle bereits verknüpften Entitäten und kannst Verknüpfungen wieder aufheben.
4. Klicke auf Verknüpfte Entitäten speichern. Die E-Mail wird den ausgewählten Entitäten zugeordnet oder die Verknüpfungen werden entfernt.

Direkt aus der Entität verknüpfen

Du kannst eine E-Mail auch direkt aus einer Entität heraus verknüpfen. Möchtest du einer E-Mail nachträglich eine weitere Entität zuordnen, erledigst du das schnell und bequem direkt in der Entität.