Unternehmen, die mit epilot arbeiten, akkumulieren über Zeit eine große Menge an Kontaktdaten – aus Journeys, Opportunities, Verträgen und anderen Geschäftsprozessen. Mit dem Wachstum der Datenbank steigen auch die Anforderungen an eine saubere Datenhygiene.

Der Datenverwaltungsbereich in epilot gibt euch dafür ein strukturiertes Werkzeug an die Hand, um eure Kontakte basierend auf verschiedener Kriterien zu identifizieren und zu löschen. Ihr könnt gezielt definieren, welche Kontakte als Löschkandidaten gelten, diese vorab prüfen und sie dann entweder automatisiert im Intervall oder manuell löschen. 💡 Hinweis: Die Datenverwaltung betrifft ausschließlich Kontakt-Entitäten. Andere Entitäten wie Opportunities oder Verträge werden nicht direkt gelöscht, können aber als verknüpfte Entitäten mitentfernt werden (siehe unten).

Den Datenverwaltungsbereich aufrufen

Den Datenverwaltungsbereich erreicht ihr über die Organisationseinstellungen:

1. Klickt oben rechts auf das Zahnrad-Symbol (Organisationseinstellungen)
2. Wählt im Menü den Eintrag Datenverwaltung Ihr landet direkt im neuen Bereich für die automatische und manuelle Kontaktlöschung.

Konfiguration: Welche Kontakte sollen gelöscht werden?

Im Datenverwaltungsbereich seht ihr das Hauptfenster für die Automatische Kontaktlöschung. Hier legt ihr fest, nach welchen Kriterien Kontakte als Löschkandidaten identifiziert werden sollen. Klickt auf das Rädchen-Symbol (⚙️), um die Konfigurationsansicht zu öffnen. Diese Ansicht gliedert sich in zwei Bereiche: die Basisansicht (oberer Teil) und die erweiterten Filter (unterer Teil).

Basisansicht in der Kontakttabelle erstellen und speichern

Bevor ihr die Datenverwaltung nutzt, müsst ihr zunächst in der Kontakttabelle eine gespeicherte Ansicht anlegen, die als Grundlage für die Löschkonfiguration dient. Diese Ansicht filtert eure Kontakte nach euren gewünschten Kriterien vor. Geht dazu in die Kontakttabelle und legt eine neue Ansicht an. Typische Filterkriterien sind zum Beispiel:

• Kontakte, die vor mehr als zwei Jahren erstellt wurden
• Kontakte mit einem bestimmten Label (z.B. „Inaktiv")

Sobald ihr die gewünschten Filter gesetzt habt, speichert die Ansicht unter einem aussagekräftigen Namen, zum Beispiel „Kontakte älter als 2 Jahre". Diese gespeicherte Ansicht steht euch nun im Datenverwaltungsbereich zur Verfügung.

Basisansicht im Datenverwaltungsbereich auswählen

Kehrt in den Datenverwaltungsbereich zurück und öffnet die Konfigurationsansicht über das Rädchen-Symbol. Über das Dropdown-Menü im oberen Bereich der Konfiguration wählt ihr die zuvor gespeicherte Kontakt-Ansicht als eure Basis-View aus:

Nach der Auswahl zeigt epilot euch direkt an, wie viele Kontakte auf Basis dieser Ansicht als potenzielle Löschkandidaten identifiziert wurden – zum Beispiel 64 Kontakte. Das ist eure Ausgangsmenge, die ihr mit den erweiterten Filtern weiter eingrenzen könnt.

Löschvorschau & Filter: Erweiterte Filter nutzen

Zusätzlich zur Basisansicht könnt ihr im Datenverwaltungsbereich erweiterte Filter anwenden, die in der regulären Kontakttabelle nicht verfügbar sind. Diese Filter beziehen sich auf verknüpfte Entitäten und Kommunikationsdaten des Kontakts und erlauben eine deutlich präzisere Eingrenzung der Löschkandidaten. Es gibt zwei Arten von erweiterten Filtern:

Workflow-Status-Filter

Mit dem Workflow-Status-Filter könnt ihr Kontakte anzeigen lassen, bei denen verknüpfte Entitäten (z.B. Opportunities, Bestellungen, Tickets) einen bestimmten Status haben. Zum Beispiel:

• Alle verknüpften Entitäten geschlossen –  filtert nach dem Status der verknüpften Entitäten. Beispiel: Ihr möchtet nur Kontakte löschen, bei denen alle verknüpften Opportunities geschlossen sind. Wählt dazu den Entitätstyp „Opportunity" und den Status „geschlossen" aus. Epilot zeigt euch dann nur noch Kontakte, bei denen diese Bedingung erfüllt ist.
• Alle Workflows geschlossen oder abgebrochen – zeigt nur Kontakte, bei denen sämtliche Workflows abgeschlossen oder abgebrochen sind.

Beziehungsfilter (Kommunikation)

Mit dem Beziehungsfilter könnt ihr nach dem Kommunikationsverhalten filtern, d.h. danach ob und wie mit einem Kontakt kommuniziert wurde:

• Keine Kommunikation – Kontakte, bei denen keinerlei Kommunikation stattgefunden hat
• Empfangene Kommunikation – Kontakte, von denen ihr eine Nachricht erhalten habt
• Gesendete Kommunikation – Kontakte, an die ihr eine Nachricht geschickt habt 💡 Tipp: Wenn ihr z.B. nur Kontakte löschen möchtet, von denen keine eingehende Kommunikation kam (der Kontakt hat sich also nie gemeldet), wählt den Filter „keine empfangene Kommunikation". So behaltet ihr Kontakte, die aktiv mit euch in Kontakt getreten sind, auch wenn sie derzeit inaktiv erscheinen.

Nachdem ihr die Konfiguration gesetzt habt, wird die Liste automatisch aktualisiert und ihr bekommt eine Übersicht über die runter gefilterten Kontakte. Überprüft die Liste sorgfältig, um sicherzugehen, dass keine Kontakte enthalten sind, die eigentlich behalten werden sollen. In dieser Ansicht könnt ihr die erweiterten Filter bei Bedarf nochmals anpassen und verfeinern, bevor ihr die Löschung startet. Die Kontakte lassen sich auch einzeln im neuen Tab öffnen.

Verknüpfte Entitäten mitlöschen

Beim Löschen eines Kontakts könnt ihr festlegen, welche mit dem Kontakt verknüpften Entitäten ebenfalls gelöscht werden sollen. Dies ist besonders wichtig für personenbezogene Daten, die nicht im Kontakt selbst, sondern in verknüpften Objekten gespeichert sind – und ebenfalls der DSGVO-Löschpflicht unterliegen. In der Konfigurationsansicht unter „Löschung von Beziehungen konfigurieren" könnt ihr die gewünschten Entitätstypen per Checkbox aktivieren. 

Zur Auswahl stehen unter anderem:

• E-Mails – die gesamte Kommunikationshistorie mit dem Kontakt
• Dateien – hochgeladene Dokumente und Anhänge
• Beziehungen – bestehende Verknüpfungen zu anderen Entitäten
• Verträge, Tickets, Anträge, Zähler und weitere verknüpfte Objekte 

⚠️ Wichtig: Überlegt sorgfältig, welche verknüpften Entitäten mitgelöscht werden sollen. Dieser Vorgang ist – nach Ablauf des Papierkorbzeitraums von 30 Tagen – nicht umkehrbar. Stellt sicher, dass keine Entitäten mitgelöscht werden, die für andere Kontakte oder Vorgänge noch relevant sind.

Änderungen speichern und Konfiguration abschließen

Nachdem ihr die Basisansicht ausgewählt, die erweiterten Filter konfiguriert habt und die Beziehungen ausgewählt habt, klickt auf „Änderungen speichern", um die Konfiguration zu übernehmen. Ihr seht anschließend im Hauptfenster eine aktualisierte Übersicht:

• Die ausgewählte Basisansicht ist hinterlegt
• Die konfigurierten Filter sind aktiv
• Die Anzahl der betroffenen Kontakte wird angezeigt (z.B. „100 Kontakt betroffen") 

Erst jetzt ist eure Konfiguration wirksam und ihr könnt mit der Auswahl der Löschmethode fortfahren.

Löschmethode wählen: Automatisch oder manuell

Ihr habt zwei Möglichkeiten, wie die Löschung der identifizierten Kontakte durchgeführt wird:

Automatisierte Löschung konfigurieren

Bei der automatisierten Löschung führt epilot die Bereinigung regelmäßig und selbstständig durch – ohne weiteren manuellen Eingriff:

1. Stellt das gewünschte Intervall ein (z.B. alle 30 Tage)
2. Aktiviert den Toggle „Automatisch" durch Klick
3. Bestätigt die Aktivierung in der angezeigten Sicherheitsabfrage Nach der Aktivierung zeigt epilot euch direkt an, wann die nächste automatische Löschung stattfinden wird (z.B. „Nächste Löschung: 17.04.2026"). Epilot aktualisiert diesen Zeitpunkt nach jeder Ausführung automatisch.

Manuelle Löschung durchführen

Wenn ihr eine einmalige oder anlassbezogene Löschung bevorzugt, ohne einen wiederkehrenden Zeitplan einzurichten:

1. Klickt auf „Jetzt löschen"
2. Bestätigt die Aktion in der angezeigten Sicherheitsabfrage 
3. Die Löschung wird sofort ausgeführt.

Papierkorb und dauerhafte Löschung

Gelöschte Kontakte werden nicht sofort dauerhaft entfernt. Sie landen zunächst im Papierkorb und sind dort für 30 Tage verfügbar und können in diesem Zeitraum wiederhergestellt werden. Erst nach Ablauf dieser 30-Tage-Frist werden die Kontakte dauerhaft und unwiderruflich aus dem System gelöscht. Dieser Sicherheitspuffer gibt euch die Möglichkeit, versehentlich gelöschte Kontakte rechtzeitig wiederherzustellen – bevor die Löschung endgültig wird.

Löschverlauf einsehen

Im Datenverwaltungsbereich findet ihr oben rechts das Uhr-Symbol (🕐) für den Löschverlauf. Hier seht ihr eine vollständige Historie aller bisherigen Löschvorgänge mit folgenden Informationen:

• Status des Löschvorgangs
• Erstellungsdatum und Abschlussdatum der Ausführung
• Auslöser (Manuell oder Automatisch)
• Anzahl der gelöschten Kontakte Über den Button „Bericht herunterladen" könnt ihr euch einen detaillierten Report zu jedem Löschvorgang als Export herunterladen.