Netzbetreiber müssen aufgrund gesetzlicher Vorgaben ihre Prozesse digitalisieren und Versorger stehen vor der Herausforderung Kunden in komplexen Vertriebsprozessen immer wieder um zusätzliche Informationen wie Daten und Dokumente zu bitten. Um die Kollaboration zwischen den beteiligten Parteien zu vereinfachen und vollständig digital zusammenarbeiten zu können, ist es möglich, Prozess-Aufgaben NutzerInnen der jeweiligen Portale sichtbar zu machen und sogar zuzuordnen. 

Konfiguration in epilot

Gehe zu einem Prozess, den du anpassen möchtest, oder erstelle einen neuen Prozess. Aktivere “Fortschritt im Portal anzeigen”. 

Zusätzlich hast du im Info Bereich der Prozessschritte die Chance Infotexte für KundInnen oder InstallateurInnen, Journeys etc. hinzuzufügen. 

Wählst du entweder Infotext für KundIn einfügen oder Infotext für InstallateurIn einfügen, expandiert der Prozessschritt und stellt dir mehr Platz zur Verfügung, um den Schritt weiter zu erklären. Dadurch können eventuelle Fragen präventiv abgewickelt und Zeit gespart sowie unterschiedliche Prozesse je Zielgruppe in den Portalen angezeigt werden. Du entscheidest selbst, inwiefern du den Fortschritt transparent machen möchtest. Sobald der entsprechende Schritt im internen Prozess erledigt ist, wird er auch als erledigt im Portal angezeigt. Wenn Schritte dazwischen liegen ohne Infotexte erfährt der Portalnutzer nichts davon. 

Wenn ein Schritt eine Journey enthält und der entsprechenden Gruppe zugeordnet wird, können diese die Journey aus dem Prozessschritt heraus im Portal öffnen und erhalten eine Benachrichtigung darüber, sobald der Schritt aktiv ist. Wie genau du vorgehst, lässt sich am einfachsten an einem Beispiel erklären:

Beispiel: Antrag für einen Zählerwechsel

Du erstellst einen neuen Prozess und möchtest deine InstallateurInnen darüber informieren, dass du den Zählerantrag für den geplanten Zählerwechsel bei einem Kunden benötigst. Im Info Bereich des entsprechenden Prozessschrittes klickst du auf "Infotext für InstallateurIn einfügen" und beschreibst den InstallateurInnen genau, was getan werden muss.

Damit die Information direkt in die Opportunity fließen kann, hinterlegst du gleich die passende Journey, indem du auf "Journey hinzufügen" im Info Bereich des Schrittes klickst. Es öffnet sich eine Übersicht, in der du nach der passenden Journey für deinen Prozessschritt suchen kannst. Idealerweise findest du die richtige Journey, in unserem Beispiel heißt die Journey "Antrag zum Zählerwechsel", und fügst sie hinzu.

WICHTIG: Damit der Schritt auch im Portal entsprechend mit dem Link zur Journey erscheint, musst du den/die InstallateurIn oben rechts über die zugewiesene Person auswählen. Nach dieser Konfiguration kannst du den Prozess starten lassen. 

Sobald der Prozessschritt für den Antrag des Zählerwechsels aktiv wird, erhält der/die hinterlegte InstallateurIn eine Benachrichtigung mit einem Link, der ihn/sie zum Portal und den betreffenden Auftrag weiterleitet. Dort kann er/sie die hinterlegte Journey durchklicken und die benötigten Daten angeben und Dateien hochladen. 

Zusätzlich können KundInnen und InstallateurInnen jederzeit einsehen, in welchem Schritt sich der Prozess gerade befindet und welche Aktionen von ihm/ihr benötigt werden. Das schafft Transparenz und erleichtert die Zusammenarbeit.

Nachdem dein/e InstallateurIn die Journey abgeschickt und die Aufgabe als erledigt markiert hat, erhälst du eine entsprechende Benachrichtigung, dass der nächste Schritt aktiv ist und der Prozessschritt wird in epilot als erledigt markiert. 

Auf diese Weise kannst du deine Kommunikation mit KundInnen und InstallateurInnen auf einer Plattform halten und musst nicht zwischen E-Mail, Telefon und epilot hin- und herwechseln.