Mit der Aktion Auf E-Mail antworten sendet epilot automatisch eine Antwort auf eine eingehende E-Mail – entweder im bestehenden Verlauf oder als neue Nachricht an den Absender. So lassen sich Eingangs- oder Abschlussbestätigungen vollständig automatisiert versenden, ohne manuelles Eingreifen.

Der Absender der eingehenden E-Mail wird automatisch als Empfänger übernommen – du musst keine Adresse manuell pflegen.

Antwortmöglichkeiten

Im bestehenden Verlauf antworten: Die Nachricht wird Teil des bestehenden E-Mail-Verlaufs. Der Bezug zur ursprünglichen E-Mail wird automatisch hergestellt.

Als neue E-Mail senden: Die Nachricht wird als eigenständige neue E-Mail an den Absender versendet.

Aktion konfigurieren

1. Gehe zu Prozesse → Workflow Builder und lege einen neuen Workflow an.
2. Wähle Neue eingehende E-Mail als Trigger.
3. Optional: Schränke den Trigger auf ein bestimmtes Geteiltes Postfach ein, wenn die automatische Antwort nur für einen Teil deiner Postfächer gelten soll.
4. Klicke auf + und wähle Automatisierte Aufgabe.
5. Wähle im Aktions-Picker unter Dokumente und Kommunikation die Aktion Auf E-Mail antworten.
6. Wähle unter E-Mail-Vorlage die Vorlage aus, auf deren Grundlage geantwortet werden soll – z.B. Automatische Eingangsbestätigung.
7. Lege unter Sprache die gewünschte Sprache fest die für die Variablen genutzt wird.
8. Wähle unter Antwortmodus, wie die Antwort versendet werden soll: als neue E-Mail oder als Antwort im bestehenden Verlauf.
9. Optional: Aktiviere Verlauf als erledigt markieren, damit der E-Mail-Verlauf nach dem Versenden der Antwort automatisch als erledigt markiert wird.
10. Klicke auf Bestätigen und speichere den Workflow.

Anwendungsbeispiele

Automatische Eingangsbestätigung

Ein typischer Anwendungsfall ist die automatische Bestätigung eingehender Serviceanfragen. Wähle dafür die Vorlage Automatische Eingangsbestätigung und den Antwortmodus Im bestehenden Verlauf antworten – sobald eine E-Mail eingeht, erhält der Absender automatisch eine Bestätigung, ohne dass jemand manuell eingreifen muss.

Bestätigung das Anfrage bearbeitet wurde

Nutze diese Aktion am Ende eines Workflows, um den Absender automatisch über den Abschluss seiner Anfrage zu informieren. Wähle dafür eine entsprechende Vorlage – z.B. Anfrage abgeschlossen – und den Antwortmodus Im bestehenden Verlauf antworten, damit der Kunde die Abschlussbestätigung direkt im ursprünglichen E-Mail-Verlauf erhält.