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E-Mail-Trigger und Aktionen in Workflows
Mit den E-Mail-Triggern und Aktionen in Workflows können Workflows ab sofort durch eingehende und ausgehende E-Mails ausgelöst werden. Das ist der erste Schritt in Richtung automatisiertes Postfach-Management – weitere Trigger und Aktionen folgen.
💡 Hinweis
Falls du noch nicht mit Workflows vertraut bist, empfehlen wir dir zunächst einen Blick in die allgemeine Workflow-Dokumentation: Workflow-Dokumentation
Neue Trigger
Für die E-Mail-Automatisierung stehen dir zwei neue Trigger zur Verfügung. Du kannst beide Trigger auf bestimmte Geteilte Postfächer und E-Mail-Adressen eingrenzen, um deine Automatisierung gezielt zu steuern.
Neue eingehende E-Mail
Dieser Trigger startet einen Workflow automatisch, sobald eine neue eingehende E-Mail eintrifft.
Typischer Anwendungsfall: Verwende diesen Trigger, wenn du eingehende E-Mails automatisch sortieren oder weiterleiten möchtest – zum Beispiel anhand der Absender-Domain oder eines Keywords im Betreff.
Neue ausgehende E-Mail
Dieser Trigger startet einen Workflow automatisch, sobald eine neue ausgehende E-Mail versendet wird.
Typischer Anwendungsfall: Nutze diesen Trigger, wenn du nach dem Versenden einer E-Mail eine Folgeaktion auslösen möchtest – zum Beispiel den Thread einem Nutzer zuweisen.
💡 Hinweis
Beide Trigger lassen sich mit Condition-Blöcken kombinieren – zum Beispiel: „Wenn der Betreff das Wort Dringend enthält → E-Mail automatisch in das Prio-Postfach verschieben."
Neue Aktionen
Zusätzlich zu den Triggern stehen dir zwei neue Aktionen zur Verfügung, die du in deinen Workflows einsetzen kannst.
E-Mail verschieben
Mit dieser Aktion kannst du eine E-Mail automatisch in ein bestimmtes geteiltes Postfach verschieben. So lassen sich eingehende E-Mails beispielsweise anhand von Labels oder Keywords automatisch sortieren und dem richtigen Team zuordnen.
Du kombinierst diese Aktion typischerweise mit einem Condition-Block, um die Weiterleitung an bestimmte Bedingungen zu knüpfen – etwa: „Wenn die Absender-Domain auf @beispiel.de endet → E-Mail in Postfach Beispiel GmbH verschieben."
E-Mail zuweisen
Mit dieser Aktion wird eine E-Mail automatisch einem bestimmten Nutzer oder einer Gruppe zugewiesen. Das sorgt dafür, dass die richtige Person sofort über neue Anfragen informiert wird – ohne manuelles Zuweisen.
Anwendungsbeispiel
Ein typischer Anwendungsfall ist die automatische Priorisierung von Beschwerden. So kannst du den Workflow einrichten:
- Wähle Neue eingehende E-Mail als Trigger und grenze ihn auf die gewünschte Inbox ein.
- Füge einen Condition-Block hinzu mit der Bedingung: „Betreff enthält Beschwerde" (oder ein anderes relevantes Keyword).
- Füge als Aktion E-Mail verschieben hinzu und wähle das gewünschte Postfach als Ziel aus, in dem Beispiel “Service-Prio”.
Sobald eine eingehende E-Mail das definierte Keyword enthält, verschiebt der Workflow den E-Mail Verlauf automatisch in das ausgewählte Postfach (hier Service-Prio-Postfach). So landen dringende Anliegen sofort beim richtigen Team – ohne dass ein Mitarbeiter die E-Mail manuell sichten und weiterleiten muss.
Für eine bessere Lesbarkeit beziehen sich Personenbezeichnungen auf alle Geschlechter.