Mit der Aktion E-Mail zuweisen innerhalb der Workflows wird ein eingehender E-Mail-Verlauf automatisch einem bestimmten Nutzer oder einer Gruppe zugewiesen. Das sorgt dafür, dass die richtige Person sofort über neue Anfragen informiert wird – ohne manuelles Zuweisen. Du konfigurierst die Zuweisung einmalig in einem Workflow, und epilot übernimmt die Verteilung bei jedem neuen E-Mail Verlauf selbstständig.

Zuweisungsmethoden

epilot bietet zwei Methoden, um E-Mail-Verläufe zuzuweisen:

Direkte Zuweisung 

Bei der direkten Zuweisung wird der E-Mail-Verlauf fest einem bestimmten Nutzer oder einer Benutzergruppe zugeordnet. Diese Methode eignet sich, wenn alle E-Mail-Verläufe eines bestimmten Postfachs oder mit einem bestimmten Label immer an dieselbe Person oder dasselbe Team gehen sollen.

Lastbasierte Zuweisung 

Mit der lastbasierten Zuweisung löst epilot ein klassisches Problem bei wachsendem E-Mail-Volumen: Statt jeden eingehenden E-Mail-Verlauf manuell zu sichten und zuzuweisen, prüft das System in Echtzeit die offenen E-Mail-Verläufe aller Gruppenmitglieder und weist den neuen Verlauf automatisch der Person mit der geringsten Last zu – kein Koordinationsaufwand, keine Engpässe

Zuweisung konfigurieren

Die Konfiguration der Zuweisung erfolgt im Workflow Builder:

1. Öffne den Workflow Builder und lege einen neuen Workflow an.
2. Wähle Neue eingehende E-Mail als Trigger.
3. Optional: Schränke den Trigger auf ein bestimmtes Geteiltes Postfach ein, wenn die Zuweisung nur für einen Teil deiner Postfächer gelten soll.
4. Füge eine neue Aktion hinzu und wähle Zuweisen aus dem Aktions-Picker.
5. Wähle die gewünschte Zuweisungsmethode: Direkte Zuweisung oder Lastbasierte Zuweisung.
   
6. Wähle den Nutzer oder die Benutzergruppe aus, auf die E-Mail-Verläufe verteilt werden sollen.
7. Speichere den Workflow.

Zuweisung mit weiteren Aktionen kombinieren

Die Zuweisung lässt sich mit anderen Workflow-Aktionen kombinieren, um eine vollständige Postfach-Automatisierung aufzubauen.

E-Mail vorher in das richtige Postfach verschieben

Wenn dein Unternehmen mehrere Geteilte Postfächer betreibt, kannst du eingehende E-Mail-Verläufe zuerst automatisch sortieren und danach zuweisen:

• Trigger: Neue eingehende E-Mail
• Verzweigung: z.B. Label oder Betreff prüfen
• Aktion 1: E-Mail verschieben → Ziel-Postfach auswählen
• Aktion 2: E-Mail zuweisen → Benutzergruppe der jeweiligen Abteilung

Mit KI-Labels kombinieren

KI-Labels analysieren den Inhalt eingehender E-Mails und vergeben automatisch strukturierte Labels – z.B. nach Anfrageart oder Priorität. Wenn du KI-Labels vor der Zuweisung schaltest, hat der zugewiesene Agent sofort Kontext, bevor er den E-Mail-Verlauf öffnet:

• Trigger: Neue eingehende E-Mail
• Aktion 1: KI-Labels vergeben
• Aktion 2: E-Mail zuweisen → Benutzergruppe auswählen

Zur KI-Labels Dokumentation

Mehrere Workflows für verschiedene Teams

Du kannst mehrere Workflows anlegen – jeweils mit unterschiedlichen Benutzergruppen und Geteilten Postfächern. So steuerst du die Verteilung feingranular nach Abteilung oder Themengebiet.