Journeys sind immer mit einer entsprechenden Automatisierung verknüpft, deren Aktionen bei einer Submission dieser Journey ausgeführt werden, z. B. Erstellung verschiedener Entitäten wie Kontakte, Opportunities und Bestellungen. Der Journey Builder fügt automatisch systemrelevante Aktionen zur Automatisierung einer Journey hinzu.

Automatisierung im Journey Builder

Um die Automatisierung einer Journey aufzurufen und weitere Aktionen hinzuzufügen, gehe wie folgt vor:

1. Klicke im Journey Builder auf "Automatisierung".
   
   
    
2. Im Anschluss werden alle bereits vorhandenen Automatisierungs-Aktionen angezeigt, die automatisch oder manuell angelegt wurden (z.B. "Entität erstellen/editieren"). 
   
   
   
   Welche Entitäten automatisch erstellt werden, ist abhängig vom jeweiligen Journey-Zweck, z. B. wird ein Kontakt/Firma und eine Opportunity bei "Anfrage von Produkten" oder "Generelle Anfragen" automatisch angelegt. Mehr Informationen dazu findest du in diesem Artikel: Zweck der Journey festlegen  
   
    
3. Mit Klick auf eine Aktion "Entität erstellen/editieren" kann z.B. eingesehen werden, welche Block-Daten aus der jeweiligen Journey der entsprechenden Entität zugeordnet sind. Zudem können noch nicht zugeordnete Daten manuell zugeordnet und den jeweiligen Entitäten eine beliebige Anzahl an Zwecken zugewiesen werden.
   Wie genau dies funktioniert, kannst du hier nachlesen: Mapping: Zuordnung von Journey Daten zu Entitäten  
    
4. Klicke auf "Aktion hinzufügen", um weitere Aktionen zur Automatisierung hinzuzufügen, z.B. "E-Mail versenden".
   
   
   
    
5. Mit Betätigen des "Änderungen anwenden"-Buttons speicherst du deine Konfigurationen.

Erläuterung weiterer Icons

Die einzelnen Aktionsfelder beinhalten abhängig von der jeweiligen Aktion unterschiedliche Icons. Diese geben beispielsweise Auskunft darüber, welche Automatisierungen automatisch vom Journey Builder erstellt wurden.

Zudem kann konfiguriert werden, welche Aktionen fehlschlagen dürfen und welche nicht. Klicke hierfür auf das "Drei-Punkte"-Menü und aktiviere oder deaktiviere die Option "Darf fehlschlagen".  



Bei Aktivierung führt ein Fehlschlag der entsprechenden Aktion dazu, dass diese übersprungen wird und die Automatisierung nicht gestoppt wird. Außerdem kann eine Aktion klicken auf das Papierkorb Item gelöscht werden. Dies gilt allerdings nur für Automatisierungen, die nicht verpflichtend für die Journey sind. In den meisten Fällen mindestens eine Opportunity ODER Bestellung erstellt werden, je nachdem welche Art von Journey konfiguriert wird. 

Eindeutigkeitsmerkmal pro Entität individuell definieren 

Entitäten haben unterschiedliche Eindeutigkeitsmerkmale, die beim Erstellen neuer Entitäten durch z. B. Journeys auf Vorhandensein geprüft werden. Sofern bereits eine Entität mit dem entsprechenden Eindeutigkeitsmerkmal existiert, aktualisiert das System diese Entität und erstellt keine Neue. Dies dient der Verhinderung von Duplikaten von z. B. Kontakten oder Firmen.

Dies führte allerdings zu ungewollter Aktualisierung von Kontakten, Firmen und verbundenen Opportunities, wenn der Journey-Nutzer mehrfache Anfragen für verschiedene Kunden mit der gleichen E-Mail-Adresse übermittelt hat, z. B. als Architekt bei Hausanschluss-Journeys oder bei Bestellungen für Verwandte.

Du hast nun die Möglichkeit, die Eindeutigkeitsmerkmale pro Entität in den Automatisierungseinstellungen im Journey Builder zu definieren. Damit können für Kontakte neben der E-Mail-Adresse auch z. B. Vorname und Nachname ausgewählt werden, die im Anschluss vom System auf Vorhandensein geprüft werden.

Labels über die Automatisierung setzen

Labels lassen sich direkt über die Automatisierung einer Journey vergeben. Du musst Labels nach einem Journey-Abschluss nicht mehr manuell nachpflegen, die konfigurierten Labels werden automatisch gesetzt, sobald die Aktion Entität erstellen/editieren ausgeführt wird.

Die Funktion steht für alle Entitätstypen zur Verfügung: Kontakt, Firma, Opportunity, Bestellung und weitere. Auch Beziehungs-Labels zwischen Entitäten lassen sich auf diesem Weg setzen.

So setzt du Labels über die Automatisierung

1. Öffne die Journey im Journey Builder und klicke auf Automatisierung.
2. Klicke auf eine bestehende Aktion Entität erstellen/editieren oder lege über Aktion hinzufügen eine neue an.
3. Wähle im Feld Label hinzufügen ein oder mehrere Labels aus der Liste deiner Organisation aus.
4. Klicke auf Änderungen anwenden, um deine Konfiguration zu speichern.

Sobald eine Person die Journey abschließt, werden die konfigurierten Labels automatisch auf der erstellten oder bearbeiteten Entität gesetzt.

Beziehungs-Labels setzen

Wenn die Aktion eine Beziehung zwischen zwei Entitäten anlegt, etwa zwischen einer Opportunity und einem Kontakt kannst du das Beziehungs-Label direkt in der Aktion festlegen. Das funktioniert analog zum Label-Feld auf der Entität selbst.

Labels entfernen

Neben Label hinzufügen steht in derselben Aktion auch Label entfernen zur Verfügung. So kannst du gezielt einzelne Labels von einer Entität entfernen und alle anderen Labels auf der Entität bleiben erhalten.