Du hast die Möglichkeit, Vorgänge in epilot zu automatisieren, sofern bestimmte Ereignisse ausgelöst werden. Hierbei kannst du sowohl die jeweiligen Ereignisse als auch die dadurch startenden Aktionen konfigurieren und jederzeit anpassen. 

Im Navigationspunkt "Automatisierungen" sind alle bereits erstellten automatischen Vorgänge tabellarisch gelistet und geben dir eine Übersicht über relevante Eigenschaften der einzelnen Automatisierungen. 

Mit Klick auf das "Drei-Punkte"-Menü auf der rechten Seite der Tabelle kannst du ausgewählte Automatisierungen löschen, duplizieren oder bearbeiten (dies geht alternativ auch mit einem Klick auf die entsprechende Zeile). 

Erstellung einer Automatisierung

1. Klicke auf "Neu erstellen". 
2. Benenne im oberen Abschnitt deine Automatisierung.  
3. Bestimme einen oder mehrere Auslöser.
   Auslöser werden zum Starten einer Automatisierung benötigt und basieren auf einer "ODER"-Logik. Das bedeutet, dass die jeweilige Automatisierung gestartet wird, sobald einer der ausgewählten Auslöser ausgelöst wird.  
4. Klicke hierfür auf die Suchleiste und wähle die gewünschten Auslöser aus. 

5. Nun kannst du entweder eine Aktion hinzufügen oder eine Bedingung konfigurieren. Mehr Informationen zu bedingten Automatisierungen findest du im Artikel Bedingte Automatisierungen und zeitgesteuerte Ausführung. 
   Wir wollen uns hier aber nun auf die Aktionen fokussieren. Klicke daher auf "Aktion hinzufügen".

1. Wähle die Aktionen aus, die bei Starten der Automatisierung automatisch ausgeführt werden sollen. 
2. Konfiguriere die ausgewählten Aktionen in den entsprechenden Fenstern. 
    

8. In den einzelnen Feldern der Aktionen besteht außerdem die Möglichkeit, mit Klick auf das "Drei-Punkte"-Symbol eine Aktion zu löschen oder zu bestimmen, ob die jeweilige Aktion fehlschlagen darf. Sofern diese Option aktiviert ist, wird die Automatisierung nicht abgebrochen, falls die entsprechende Aktion fehlschlägt. 
9. Die Reihenfolge der Aktionen kann jederzeit via Drag & Drop angepasst werden. Sofern alle für diesen Vorgang relevanten Aktionen angelegt wurden, muss die Automatisierung mit einem Klick auf "Automatisierung erstellen" nur noch abgespeichert werden.
10. Im Konfigurationsmenü der jeweiligen Automatisierung kann diese außerdem jederzeit mit Klick auf den Toggle aktiviert oder deaktiviert werden. 

Übersicht der Automatisierungsaktionen

Wenn du im Konfigurationsbereich einer Automatisierung auf „Aktion hinzufügen" klickst, öffnet sich eine Seitenleiste mit allen verfügbaren Aktionstypen. Diese Aktionen werden direkt von epilot bereitgestellt. Im Folgenden findest du eine Übersicht der wichtigsten verfügbaren Aktionen und deren Einstellungsmöglichkeiten.

Entität erstellen/editieren

Mit dieser Aktion erstellst oder aktualisierst du eine Entität in epilot. 

Folgende Einstellungen stehen zur Verfügung:

• Zielentität: Wähle den Entitätstyp aus, der erstellt oder aktualisiert werden soll (z. B. Kontakt, Opportunity, Vertrag, Firma u. v. m.).
• Entitätszwecke: Ordne der Entität optional einen oder mehrere Zwecke zu.
• Zuordnungen: Weise über den Tab „Zuordnungen" Elemente aus den Journey-Blöcken der Zielentität zu. Die verfügbaren Journey-Blöcke werden in einer Seitenleiste angezeigt.
• Verknüpfungen: Über den Tab „Verknüpfungen" kannst du die Entität mit Entitäten und Attributen verknüpfen, die in vorhergehenden Aktionen zugeordnet wurden.
• Bedingung zeitlich planen: Lege optional einen Zeitpunkt fest, zu dem die Aktion ausgeführt werden soll.

Entität erstellen/editieren (Erweitert)

Diese Aktion bietet eine erweiterte Variante der Entitätserstellung. Weitere Informationen zu dieser Aktion findest du im Artikel Entitäten erstellen / editieren (erweitert).

E-Mail versenden

Mit dieser Aktion versendest du automatisch eine E-Mail auf Basis einer zuvor erstellten E-Mail-Vorlage.

Folgende Einstellungen stehen zur Verfügung:

• E-Mail-Vorlage: Wähle die gewünschte E-Mail-Vorlage aus.
• Sprache auswählen: Bestimme die Sprache, in der die E-Mail versendet werden soll (z. B. Deutsch).
• Auf Bestätigung warten: Aktiviere diesen Schalter, wenn die Automatisierung vor dem Fortfahren auf eine Bestätigung des Empfängers warten soll.
• Anhänge hinzufügen: Füge der E-Mail optional Dateianhänge hinzu.
  • Wenn du den Schalter „Alle Dateien" deaktivierst, erscheinen zusätzliche Filtermöglichkeiten: Du kannst Dateien zum Beispiel nach Dateiname (regex) oder Label filtern, um gezielt nur bestimmte Anhänge zu versenden.
    • Beispiel Dateiname (regex): Gib z.B. .*rechnung.* ein, um nur Dateien anzuhängen, deren Name „Rechnung" enthält.
    • Beispiel Label: Gib z.B. „Angebot" ein, um nur Dateien mit diesem Label als Anhang beizufügen.
• Bedingung zeitlich planen: Lege optional einen Zeitpunkt fest, zu dem die Aktion ausgeführt werden soll.
   

Dokument erstellen

Diese Aktion erzeugt automatisch ein Dokument auf der Grundlage einer vordefinierten Dokumentvorlage.

Folgende Einstellungen stehen zur Verfügung:

• Dokumentvorlage: Wähle die gewünschte Dokumentvorlage aus.
• Dateiname: Gib den Dateinamen für das erzeugte Dokument an (standardmäßig „document.pdf").
• Bedingung zeitlich planen: Lege optional einen Zeitpunkt fest, zu dem die Aktion ausgeführt werden soll.

Webhook triggern

Mit dieser Aktion triggerst du einen Webhook. Der Payload enthält dabei alle in dieser Automatisierung erstellten bzw. editierten Entitäten.

Folgende Einstellungen stehen zur Verfügung:

• Webhook: Wähle einen der zuvor konfigurierten Webhooks aus.
• Webhook Payload Struktur: Zeige die Struktur des Payloads an, der an den Webhook gesendet wird.
• Beispiel-Payload: Sieh dir eine Vorschau des Payloads an, exportiere diesen oder sende eine Testanfrage.
• Historie: Rufe die Historie der Webhook-Events auf.
• Bedingung zeitlich planen: Lege optional einen Zeitpunkt fest, zu dem die Aktion ausgeführt werden soll.

Prozess starten

Diese Aktion startet automatisch einen Prozess bzw. einen Workflow in epilot. Du siehst anhand des Labels am Ende, ob es sich um einen Prozess oder um einen Workflow handelt.

Folgende Einstellungen stehen zur Verfügung:

• Prozess: Wähle den gewünschten Prozess aus.
• Filters: Aktiviere optional den Filter „Zeige nur Phasen an, die den gleichen Zweck wie die Entität zugewiesen haben", um die angezeigten Phasen einzuschränken.
• Nutzer zuweisen: Weise dem Prozess optional einen oder mehrere Nutzer zu.
• Bedingung zeitlich planen: Lege optional einen Zeitpunkt fest, zu dem die Aktion ausgeführt werden soll.

Änderungen/Weiterlaufen der Automatisierung bestätigen lassen

Du hast eine Journey im Prozess eingebunden, die ein oder sogar mehrere persönliche Informationen Blöcke enthält, die potenziell bestehende Kontakte überschreiben? Falls du dies nicht mehr einfach so erlauben möchtest, kannst du nun eine E-Mail senden, um die Änderungen erst bestätigen zu lassen. Nach Bestätigung geht die Automatisierung weiter und überschreibt die Daten. Dazu musst du zum einen eine entsprechende E-Mail Vorlage erstellen, die die Variable zum Erstellen des Links enthält. Verwende dazu folgende Variable in einem Textlink: {{confirmation_url}}

In der E-Mail Aktion innerhalb der Automatisierung musst du den Schalter „Auf Bestätigung warten“ aktivieren.

Nun kannst du diese E-Mail zu Beginn der Automatisierung versenden. Beachte hierbei, dass du als Variablen nur die Daten aus der Submission zur Verfügung hast.

Automatisierungen für einzelne Entitäten konfigurieren 

Sofern du eine Entität als Auslöser anwählst, kannst du die jeweilige Automatisierung im Anschluss auf der entsprechenden Entität manuell starten. Hierfür musst du unter "Auslöser" zunächst einmal die gewünschte Entität auswählen. Sobald du eine Entität als Auslöser bestimmt hast, kannst du keine weiteren Auslöser mehr hinzufügen.  

Zudem hast du die Möglichkeit, noch weitere Auslöser zu bestimmen, die mit der angewählten Entität im Zusammenhang stehen und auf einer "ODER"-Logik basieren (die Auslöser sind dementsprechend unabhängig voneinander). Hierfür musst du lediglich erneut auf die Suchleiste klicken und aus den verfügbaren Optionen "Entität erstellt", "Entität aktualisiert" und "Entität gelöscht" eine oder mehrere auswählen. 

Sofern du eine oder mehrere dieser Auslöser anwählst, befindet sich in den jeweiligen Zeilen die Option "Systemaktivitäten ignorieren". Sofern du diese Funktion aktivierst, wird die entsprechende Automatisierung nicht ausgelöst, wenn eine Entität automatisch durch das System aktualisiert wird, z.B. im Fall von Einwilligungen. 

Nachdem du die gewünschten Auslöser hinzugefügt hast, kannst du im nächsten Schritt die Aktionen bestimmen, die bei Auslösen der Automatisierung durchgeführt werden sollen. 

Automatisierungen manuell auf Entitäten starten

Nach Speichern deiner Automatisierung kannst du diese in jeder Entität, die du als Auslöser angewählt hast, manuell starten. Dazu musst du in der Entität-Detailseite auf "Automatisierung" im Aktivitäten-Menü klicken und die entsprechende Automatisierung mit Klick auf "Automatisierung starten" auswählen.

Der Vorgang startet nun direkt in dieser Entität und gibt dir einen Überblick darüber, ob alle in der jeweiligen Automatisierung beinhalteten Aktionen erfolgreich ausgeführt werden konnten. 

Massenausführung von Automatisierungen

Möchtest du eine Automatisierung auf mehreren Entitäten ausführen, so funktioniert das, indem du zunächst die gewünschten Entitäten in der Tabelle auswählst und “Automatisierungen starten” klickst. Folge danach den beschriebenen Schritten. Am Ende erhältst du eine E-Mail mit einem Bericht zu den einzelnen Automatisierungen.

Die Massenausführung von Automatisierungen funktioniert für alle Automatisierungen, die manuell auf Entitäten ausgeführt werden können. Hiebrei handelt es sich konkret um Automatisierungen mit dem Auslöser “Manuelle Auslösung: Name der Entität”.

Benachrichtigungen

Sofern eine Aktion innerhalb einer aktiven Automatisierung fehlschlägt, erhält du eine Benachrichtigung via E-Mail und im Benachrichtigungsfenster mit genaueren Details für den Grund der fehlgeschlagenen Ausführung. Benachrichtigungen in epilot kannst du mit einem Klick auf das "Glocken"-Symbol (oben rechts) aufrufen.

Unter "Mein Konto" im Abschnitt "Benachrichtigung" kannst du jederzeit anpassen, ob du via E-Mail und/oder in epilot über dieses Ereignis informiert werden möchtest oder nicht.

Automatisierungen im Journey Builder konfigurieren 

Du hast außerdem die Möglichkeit, Automatisierungen direkt im Journey Builder zu konfigurieren, die mit der jeweiligen Journey verknüpft sind. Weitere Informationen dazu findest du in diesem Artikel: Automatisierungen im Journey Builder konfigurieren  

Ausführungsübersicht für Automatisierungen

Du möchtest wissen, ob deine Automatisierungen wie geplant ausgeführt wurden – oder warum etwas nicht funktioniert hat? Im Bereich Analytics innerhalb der Automatisierungsübersicht findest du ein eine zentrale Ausführungsübersicht aller Ausführungen.

In dieser findest du eine chronologische Liste mit den wichtigsten Informationen auf einen Blick:

• Status der Ausführung
  ✅ Erfolgreich
  ❌ Fehlgeschlagen
  ⏸️ Gestoppt
• Name der Automatisierung
• Datum & Uhrzeit der Ausführung
   

Filterfunktionen

Um schneller das zu finden, was du suchst, kannst du das Log nach folgenden Kriterien filtern:

• Status (z. B. nur fehlgeschlagene Ausführungen anzeigen)
• Name der Automatisierung

Fehlgeschlagene Ausführungen erneut starten

Wenn eine Automatisierung fehlgeschlagen ist, kannst du sie direkt im Log noch einmal ausführen – ganz ohne sie neu zu konfigurieren.

• Klicke auf den Eintrag einer fehlgeschlagenen Ausführung.
• Es öffnet sich ein Seitenbereich mit Detailinformationen.
• Klicke auf „Automatisierungsaktion wiederholen“.
• Die Ausführung wird sofort erneut gestartet. Der Status aktualisiert sich automatisch.

Zur Konfiguration der Automatisierung springen

• Du willst dir die Einstellungen einer bestimmten Automatisierung anschauen? Kein Problem:
• Klicke im Log einfach auf den Namen der Automatisierung.
• Du wirst direkt zur zugehörigen Konfigurationsseite weitergeleitet.