In epilot kannst du Personen oder Gruppen verschiedenen Entitäten, Prozessen und E-Mails zuweisen, um Verantwortlichkeiten transparent darzustellen und die Zusammenarbeit zu optimieren. Dies stellt sicher, dass jeder weiß, wer für welche Aufgabe zuständig ist, und dass wichtige Informationen den richtigen Personen zugänglich gemacht werden.
 

Zuweisung zu Entitäten

In epilot kannst du Personen zu Entitäten wie zum Beispiel Opportunities und Tickets zuweisen, um Verantwortlichkeiten klar darzustellen. Dazu müssen Zuweisungsattribute im Entitäten-Builder erstellt werden.

Erstellung von Zuweisungsattributen im Entitäten-Builder

1. Erstelle ein Attribut vom Typ „Nutzerbeziehung“:
   Im ten-Builder kannst du Attribute für die Verantwortlichkeiten innerhalb einer Entität erstellen. Diese Attribute können z. B. „Projektmanager“, „Verantwortliche Person“ oder „Energieberater“ genannt werden.
   
   

   

   
   Beispiel:
   Für deine PV-Opportunities möchtest du sowohl einen verantwortlichen Innendienstmitarbeiter als auch einen Projektmanager festlegen. Du definierst also im Entitäten-Builder folgende Attribute:
   „Projektmanager“ für den zuständigen Projektmanager;
   „Zuständige Person Innendienst“ für den Innendienstmitarbeiter.
    
2. Zuweisung von Personen oder Gruppen:
   Nachdem du die Attribute erstellt hast, kannst du bestimmte Personen oder Gruppen zuweisen. So wird klar, wer für welche Aufgabe innerhalb der Entität verantwortlich ist, und du sorgst dafür, dass nichts übersehen wird.
   
   

   

Zuweisung zu Prozessen und Workflows

In epilot kannst du auch Prozesse bzw. Workflows, Phasen und Aufgaben bestimmten Personen oder Gruppen zuweisen. In epilot folgen Workflows einer klaren Hierarchie mit drei Ebenen:

• Workflow-Ebene: Der Workflow bildet den gesamten Geschäftsprozess ab. Er enthält alle Phasen und Aufgaben, die für die Abwicklung notwendig sind.
• Phasen-Ebene: Phasen strukturieren den Workflow in logische Abschnitte. Jede Phase gruppiert zusammenhängende Aufgaben.
• Aufgaben-Ebene: Aufgaben sind konkrete Arbeitsschritte, die innerhalb einer Phase erledigt werden müssen.

Wenn du Personen oder Gruppen zu Workflows zuweist, können diese Benachrichtigungen über Zuweisungen, überfällige Aufgaben oder bevorstehende Fälligkeiten erhalten. Die Benachrichtigungseinstellungen können individuell in epilot angepasst werden. Weitere Informationen zu Benachrichtigungen findest du im Artikel Benachrichtigungen erhalten. Benutzergruppen sind nochmal ausführlicher im Artikel Erstellung und Verwendung von Benutzergruppen erläutert.

Wann weise ich welche Ebene zu?

Die richtige Ebene für die Zuweisung hängt vom Verantwortungsbereich ab:

• Wenn eine Person für den gesamten Workflow verantwortlich ist, weise sie auf Workflow-Ebene zu
• Wenn eine Person für eine bestimmte Phase verantwortlich ist, weise sie auf Phasen-Ebene zu
• Wenn eine Person für eine einzelne Aufgabe verantwortlich ist, weise sie auf Aufgaben-Ebene zu

Durch die Zuweisung auf der richtigen Ebene stellst du sicher, dass Verantwortlichkeiten klar definiert sind und jeder genau weiß, für welchen Teil des Workflows er zuständig ist.

1. Zuweisungen im Prozess/Workflow-Builder:
   Beim Erstellen eines Prozesses oder Workflows kannst du eine Person oder eine Gruppe auswählen, die die Verantwortung für den gesamten Prozess, eine spezifische Phase oder Aufgabe übernimmt.
   
   

   

   
   
   Beispiel:
   Du hast einen Service-Prozess, und du möchtest, dass die Benutzergruppe „Kundenservice“ für die gesamte Bearbeitung verantwortlich ist. Du weist diese Gruppe daher im Builder dem gesamten Prozess / Workflow zu.
    
2. Dynamische Zuweisung während der Ausführung:
   Zuweisungen können auch während der Ausführung vorgenommen werden. Du kannst sowohl in der Seitenleiste der Entität, als auch im Kanban-Board über das Zuweisungs-Icon eine Person oder Gruppe auswählen und eine Aufgabe oder Phase zuweisen.
    

Praktische Beispiele für Zuweisungen

Beispiel 1: PV-Opportunity mit mehreren Verantwortlichkeiten

Für deine PV-Opportunities möchtest du sowohl einen verantwortlichen Innendienstmitarbeiter als auch einen Projektmanager festlegen. Im Workflow weist du die Verantwortlichkeiten wie folgt zu:

• Phase “Angebotsphase”: Weise den zuständigen Innendienstmitarbeiter zu
• Aufgabe “Technische Prüfung”: Weise den Projektmanager zu

So ist auf jeder Ebene klar, wer wofür zuständig ist.

Beispiel 2: Service-Prozess mit Gruppenzuweisung

Du hast einen Service-Prozess und möchtest, dass die Benutzergruppe “Kundenservice” für die gesamte Bearbeitung verantwortlich ist. Weise diese Gruppe im Workflow auf der Workflow-Ebene zu. Alle Mitglieder der Gruppe werden dann entsprechend ihrer Benachrichtigungseinstellungen informiert. 

Zuweisung zu E-Mails

In epilot können auch E-Mails bestimmten Personen oder Gruppen zugewiesen werden.

Beispiel:
Wenn eine Bestätigungsmail für einen Vor-Ort-Termin gesendet wird, kann diese E-Mail direkt den Personen zugewiesen werden, für die sie relevant ist. So werden die entsprechenden Personen über Updates informiert und können entsprechend reagieren.
 

Benachrichtigungseinstellungen

Wenn du eine Zuweisung zu einem Prozess, einer Phase oder einer Aufgabe vornimmst, können Benutzer Benachrichtigungen erhalten. 

Unter den Benachrichtigungseinstellungen in epilot kannst du festlegen, ob du über bestimmte Ereignisse informiert werden möchtest. Zu den Benachrichtigungen gehören:

• Zuweisung als Bearbeiter eines Prozesses, einer Phase oder einer Aufgabe.
• Überfällige Aufgaben oder Phasen.
• Erinnerungen an bevorstehende Fälligkeiten (z. B. 5 Tage vor dem Fälligkeitsdatum).

Benachrichtigungen können entweder in der App oder per E-Mail erfolgen. Bitte beachte, dass für Benutzergruppen die individuellen Einstellungen der einzelnen Mitglieder gelten.

Weitere Informationen zu Benachrichtigungen findest du im Artikel Benachrichtigungen erhalten, bzw. in unserem Erklärvideo Benachrichtigungen festlegen.