In epilot können Nutzer und Gruppen verschiedenen Entitäten, E-Mails, oder Prozessen zugewiesen werden. Dies ermöglicht eine klare Verantwortlichkeitsstruktur und sorgt dafür, dass alle relevanten Personen über ihre Aufgaben informiert sind.

Allgemeines zu Zuweisungen

Personen und Gruppen können über das entsprechende Icon zugewiesen werden. Diese Icons befinden sich an mehreren Stellen in der Benutzeroberfläche, darunter:

Zuständige Person in Entitäten wie z.B. Opportunities: Hier kann eine zuständige Person bzw. eine Gruppe von Personen für die Entität festgelegt werden.

Prozesse: Hier kann eine zuständige Person bzw. eine Gruppe von Personen für den gesamten Prozess, für einzelne Phasen oder spezifische Schritte innerhalb des Prozesses zugewiesen werden.

E-Mails: Personen können auch zu E-Mail-Kommunikationen hinzugefügt werden, um sicherzustellen, dass alle relevanten Beteiligten informiert sind und direkt auf Nachrichten zugreifen können.

Zuweisungen innerhalb von Prozessen

Innerhalb eines Prozesses gibt es mehrere Möglichkeiten, eine Zuweisung vorzunehmen:

Gesamter Prozess: Eine Person oder eine Gruppe wird als Verantwortlicher für den gesamten Prozess festgelegt.

Phasen: Einzelne Personen oder Gruppen können bestimmten Phasen innerhalb eines Prozesses zugewiesen werden.

Aufgaben: Spezifische Aufgaben innerhalb einer Phase können ebenfalls einer Person oder einer Gruppe zugewiesen werden.

Benachrichtigungseinstellungen

Wenn Nutzer zu Prozessen oder spezifischen Schritten zugewiesen werden, erhalten sie Benachrichtigungen gemäß ihren individuellen Einstellungen. Dies gilt sowohl für individuelle Nutzer, als auch Gruppen. 

Unter Benachrichtigungen -> Prozesse können Nutzer festlegen, ob sie über bestimmte Ereignisse informiert werden möchten, darunter:

• Zuweisung als Bearbeiter eines Prozesses, einer Phase oder eines Schrittes
• Überfällige Aufgaben oder Phasen
• Erinnerung an bevorstehende Fälligkeiten (z. B. 5 Tage vor dem Fälligkeitsdatum)

Benachrichtigungen können wahlweise in der App oder per E-Mail erfolgen.

Weitere Informationen zu Benachrichtigungen findest du im Artikel Benachrichtigungen erhalten, bzw. in unserem Erklärvideo Benachrichtigungen festlegen.