Mit Notizen gestalten wir deine tägliche Arbeit einfacher und effizienter. Notizen helfen dabei, wichtige Informationen schnell und übersichtlich festzuhalten, sich mit Kollegen auszutauschen und alle relevanten Details an einem zentralen Ort zu dokumentieren.
Notizen können nicht nur allgemein in einer Opportunity, sondern auch direkt in spezifischen Prozessen erstellt werden. So bleibt alles organisiert und ist genau dort verfügbar, wo es gebraucht wird.

Notizen erstellen

Um eine neue Notiz zu erstellen, hast du zwei Möglichkeiten:

• Über den Tab „Notizen“: Klicke unten auf den Tab „Notizen“. Es wird dann vollautomatisch der Notizen-Tab in der Seitenleiste geöffnet.
• Direkt über die Seitenleiste: Öffne die Seitenleiste, dort findest du ebenfalls den Tab „Notizen“.

Falls in der Entität noch keine Notizen vorhanden sind, wird in der Mitte ein blauer Button mit der Aufschrift „Erstelle deine erste Notiz“ angezeigt. Wenn es bereits Notizen gibt, findest du oben rechts neben der Suchleiste einen blauen Button mit der Aufschrift “Notiz erstellen”.
 

Der Notizen-Editor 

Klicke auf den blauen Button, um den Notizen-Editor zu öffnen. Hier siehst du:

• Oben: Eine Zeile mit verschiedenen Formatierungsoptionen.
• Unten: Das Textfeld für die eigentliche Notiz.

Direkt im Editor wird auch erklärt, wie du Kollegen oder externe Partner in einer Notiz erwähnen kannst. Mehr dazu findest du weiter unten im Artikel.

Zusätzlich hast du folgende Optionen:

• Label hinzufügen: Weise deiner Notiz ein passendes Label zu.
• Sichtbarkeit für Partner festlegen: Falls ein externer Partner Zugriff auf die Entität hat, kannst du deine Notiz für ihn freigeben.

📌 Weitere Informationen:

• Mehr zu Labels findest du im Artikel Label Builder: Erstellen, Klassifizieren und Verwalten von Labels.
• Informationen zur Zusammenarbeit mit Partnern gibt es unter Mit Partnern zusammenarbeiten: Teilen von Inhalten und Zuweisung von Aufgaben.
   

• Tippe nun deinen Text in das Notizfeld ein.
• Bist du zufrieden? Dann klicke auf „Notiz erstellen“, um die Notiz zu speichern.
   

Nach dem Speichern wird dir Folgendes angezeigt:

• Oben links: Dein Name als Ersteller der Notiz.
• Unten rechts: 
  • Datum: Das Datum der Erstellung.
  • Antworten: Hierüber kannst du auf eine Notiz antworten. Dies ist auch weiter unten in diesem Artikel nochmal genauer beschrieben.
• Unten links: 
  • Label: Falls Labels zugewiesen wurden, werden sie hier angezeigt.
  • Sichtbarkeit für Partner: Falls die Notiz mit einem externen Partner geteilt wurde, siehst du dies ebenfalls. Du kannst hier auch weitere Partner-Nutzer hinzufügen bzw. entfernen. Dies wird auch weiter unten in diesem Artikel nochmal genauer erläutert.

💡 Tipp: Wenn du mit der Maus über das Erstellungsdatum fährst, wird dir angezeigt, wann die Notiz zuletzt bearbeitet wurde.
 

Notizen in Prozessschritten erstellen

Notizen können direkt in einzelnen Prozessschritten hinterlegt werden – genau dort, wo sie benötigt werden. So bleiben alle wichtigen Informationen im richtigen Kontext und sind jederzeit nachvollziehbar.

So erstellst du eine Notiz in einem Prozessschritt:

1. Öffne den entsprechenden Prozess und suche die Aufgabe, zu der du eine Notiz hinzufügen möchtest.
2. Klicke auf „Notiz hinzufügen“, wenn noch keine Notizen vorhanden sind.
3. Falls bereits Notizen existieren, klicke auf „x Notizen“, um:
   • Die vorhandenen Notizen einzusehen.
   • Weitere Notizen oder Kommentare zu ergänzen.

Anschließend kannst du deine Notiz genau wie eine normale Notiz erstellen und speichern.
 

Wo finde ich meine Notizen später?

• Alle Notizen, die in einem Prozessschritt erstellt wurden, sind auch im Notizen-Tab sichtbar.
• Dort siehst du zudem, in welchem Prozess eine Notiz hinterlegt wurde.
• Mit einem Klick auf den Prozessnamen gelangst du direkt zum entsprechenden Prozessschritt.
   

Formatierungen verwenden

Mit den Formatierungsmöglichkeiten in Notizen kannst du Informationen noch übersichtlicher und strukturiertergestalten. Ob Stichpunktlisten, Hervorhebungen oder andere Formatierungen – sie helfen dabei, wichtige Inhalte klar hervorzuheben und die Lesbarkeit zu verbessern.

• Listen eignen sich perfekt, um Aufgaben oder Punkte übersichtlich aufzulisten.
• Highlights wie “fett” oder “kursiv” helfen dabei, besonders wichtige Informationen sichtbar zu machen.

So wendest du Formatierungen an:

1. Alle Formatierungsoptionen findest du in der Leiste oberhalb des Notizfeldes.
2. Markiere den gewünschten Text in deiner Notiz.
3. Klicke auf die gewünschte Formatierungsoption in der Leiste, um sie anzuwenden.

💡 Tipp: Die häufigsten Formatierungen – Fett, Kursiv, Unterstreichen und Link einfügen – werden auch direkt unterhalb des markierten Texts angezeigt. Das ist besonders praktisch für längere Notizen, da du so noch schneller die passenden Formatierungen anwenden kannst.
 

Dateien / Anhänge hochladen

In Notizen kannst du auch Anhänge wie Fotos oder Dokumente hochladen. Diese werden automatisch im Dateien-Tab der jeweiligen Entität abgelegt, sodass sie jederzeit wiedergefunden werden können.

So fügst du einen Anhang hinzu:

1. Klicke in der Formatierungsleiste auf „Anhänge“.
2. Wähle die Datei aus, die du hochladen möchtest.
3. Der Anhang wird nun direkt in der Notiz eingefügt und zusätzlich im Dateien-Tab der Entität gespeichert.
    

Kollegen in einer Notiz erwähnen

In Notizen kannst du gezielt Kollegen erwähnen, um sie direkt auf eine Notiz aufmerksam zu machen. Falls die Entität mit einem Partner geteilt wurde, kannst du auch dessen Mitarbeiter in der Notiz markieren.

So erwähnst du eine Person:

1. Tippe das „@“-Symbol in die Notiz.
2. Beginne, den Namen der Person einzugeben, z. B. „@Max Mustermann“.
3. Wähle die gewünschte Person aus der Liste aus.

Je nach Benachrichtigungseinstellungen erhält die erwähnte Person eine Mitteilung, dass sie in einer Notiz markiert wurde. Es ist jedoch für jeden empfehlenswert, die Benachrichtigungen hierfür zu aktivieren, sodass wichtige Informationen schnell die richtigen Personen erreichen.
 

Notizen bearbeiten

Falls du eine Notiz nachträglich ändern möchtest, kannst du sie ganz einfach bearbeiten.

1. Klicke auf das Menü-Icon (⋮) oben rechts in der Notiz.
2. Wähle „Bearbeiten“ aus.
3. Nimm die gewünschten Änderungen vor.
4. Klicke auf „Speichern“, um die Änderungen zu bestätigen.
    

Notizen pinnen

Wichtige Notizen können angepinnt werden, damit sie für alle Kollegen direkt sichtbar sind.

So pinnst du eine Notiz:

1. Klicke auf das Menü-Icon (⋮) oben rechts in der Notiz.
2. Wähle „Pinnen“ aus.
3. Die Notiz erscheint nun ganz oben im Notizen-Tab unter „Angepinnt“ und ist sofort für alle sichtbar.

So entfernst du den Pin wieder:

• Klicke auf das Pin-Icon in der Notiz.
• Oder öffne das Menü (⋮) und wähle „Pin entfernen“.
   

Notizen löschen

Falls eine Notiz nicht mehr benötigt wird, kannst du sie ganz einfach entfernen.

So löschst du eine Notiz:

1. Klicke auf das Menü-Icon (⋮) oben rechts in der Notiz.
2. Wähle „Löschen“ aus.
3. Bestätige, dass du die Notiz und alle zugehörigen Kommentare endgültig löschen möchtest.

🚨 Achtung: Gelöschte Notizen können nicht wiederhergestellt werden. Stelle daher sicher, dass du sie wirklich nicht mehr benötigst.
 

Auf eine Notiz antworten bzw. einen Kommentar erstellen

Du kannst direkt auf eine Notiz eines Kollegen antworten, um Rückfragen zu stellen oder Ergänzungen hinzuzufügen.

So antwortest du auf eine Notiz:

1. Klicke unten rechts in der Notiz auf „Antworten“.
2. Gib deine Antwort ein und speichere sie.
3. Die Person, deren Notiz du kommentierst, erhält – abhängig von ihren Benachrichtigungseinstellungen – eine Mitteilung über deinen Kommentar. Es ist jedoch für jeden empfehlenswert, die Benachrichtigungen hierfür zu aktivieren.

So bleibt die Kommunikation übersichtlich und alle wichtigen Informationen sind direkt bei der Notiz gebündelt.

Benachrichtigungen für Notizthreads

Wenn du bei längeren Konversationen in Notizen immer auf dem Laufenden bleiben möchtest, kannst du die Benachrichtigungseinstellung „Antworten auf Kommentare in Notizthreads“ aktivieren. Dadurch wirst du benachrichtigt, sobald jemand auf einen Kommentar in einem Notizthread antwortet, an dem du beteiligt bist.

💡 Tipp: Diese Einstellung ist besonders hilfreich, wenn du regelmäßig in Notizen kommunizierst und keine wichtigen Antworten verpassen möchtest.
 

Notizen mit Partner-Nutzern teilen

Genau wie andere Ressourcen können auch Notizen mit Partner-Nutzern geteilt werden, sofern der Partner Zugriff auf die Entität hat.

So teilst du Notizen mit einem Partner:

• Im Freigabe-Bereich: Hier kannst du die Notizen über Checkboxen auswählen, die du teilen möchtest.
• Über das Teilen-Symbol neben „Partnerzugriff“: 
  • Sobald du auf das Symbol klickst, wird eine Liste mit allen Partnern angezeigt, die Zugang zur Entität haben.
  • Wähle nun den gewünschten Partner aus, um ihm Zugriff auf die Notiz zu geben.

💡 Automatische Vorschläge:
Falls du bereits mehrere Notizen mit einem Partner geteilt hast, wird dir dieser beim Erstellen neuer Notizen automatisch vorgeschlagen. Falls du eine Notiz nicht mit ihm teilen möchtest, musst du ihn aktiv abwählen.

📌 Weitere Informationen:
Detaillierte Infos zum Teilen von Inhalten findest du im Artikel Mit Partnern zusammenarbeiten: Teilen von Inhalten und Zuweisung von Aufgaben.

So kannst du den Zugriff auf eine Notiz entfernen:

• Über das Teilen-Symbol: Klicke erneut darauf und wähle die Partnerorganisation ab.
• Im Freigabe-Bereich: Entferne das Häkchen in der Checkbox bei der entsprechenden Notiz.
• Über das Mülltonnen-Symbol: Klicke auf die lila Mülltonne, die auftaucht, wenn du über den Namen des Partners hoverst.

📌 Hinweis: Das Entfernen des Partnerzugriffs betrifft nur die spezifische Notiz.

Benachrichtigungen für Notizen

Du kannst verschiedene Benachrichtigungseinstellungen nach deinen Bedürfnissen anpassen. Allgemeine Informationen dazu findest du im Artikel Benachrichtigungen erhalten.

Für Notizen sind besonders folgende zwei Einstellungen unter „Kommunikation“ relevant:

• Erwähnungen in Notizen: Du wirst benachrichtigt, wenn dich jemand in einer Notiz erwähnt.
• Antworten auf Kommentare in Notizthreads: Du wirst benachrichtigt, wenn jemand auf einen Kommentar in einem Notizthread antwortet, an dem du beteiligt bist.
   

Nach einer spezifischen Notiz suchen

Du kannst Notizen schnell finden, indem du entweder die Suchleiste im Notizen-Tab oder die globale Suche nutzt.

So kannst du den Notizen-Tab durchsuchen:

• Suche nach Freitext, Labels oder den Namen von Personen, die die Notiz verfasst haben.
   

So kannst du die Globale Suche nutzen:

• Falls du Notizen plattformweit durchsuchen möchtest, kannst du die globale Suche verwenden.
   

Wenn du nun auf eine Notiz klickst, öffnet sich diese in der Entitäten-Ansicht, sie sieht also aus wie eine Entität. Zum einen sieht du den Inhalt der Notiz, aber auch mit welchen Entitäten sie verknüpft ist und kannst auch weitere Entitäten hinzufügen. Dies ermöglicht dir zum Beispiel auch, dass eine bestimmte Notiz in der Opportunity und der zugehörigen Bestellung angezeigt wird.

 So kannst du Notizen mit weiteren Entitäten verknüpfen:

• Unter „Details“ siehst du alle bereits verknüpften Entitäten.
• Hier kannst du über “Neue hinzufügen” auch weitere Entitäten hinzufügen, z. B. eine Notiz gleichzeitig mit einer Opportunity und einer zugehörigen Bestellung verknüpfen.

FAQ: Meine Seitenleiste ist wirklich sehr klein, wie kann ich sie vergrößern, um mehr Platz zu haben?

Unsere Seitenleiste ist dynamisch skalierbar und kann nach deinen Bedürfnissen angepasst werden.

So passt du die Größe der Seitenleiste an:

1. Klicke auf den Rand der Seitenleiste.
2. Ziehe sie auf die gewünschte Breite.

So kannst du mehr Platz schaffen und hast alle Inhalte besser im Blick.
 

Arbeiten mit der globalen Notizenübersicht

Oben rechts in der Plattform findest du ein Icon für die globale Notizenübersicht. Es befindet sich neben der E-Mail-Inbox und den Dateien.

So nutzt du die globale Notizenübersicht:

1. Klicke auf das Notizen-Icon.
2. Eine Tabelle mit allen Notizen auf der Plattform öffnet sich.
3. Wie in anderen Entitäten auch, kannst dir hier eigene Ansichten erstellen – z. B. eine Ansicht, die nur deine eigenen Notizen zeigt.

📌 Mehr Informationen zum Erstellen von Ansichten findest du im Artikel Übersichtsseiten von Entitäten. 
 

Wie bereits unter „Notizen durchsuchen und zu anderen Entitäten hinzufügen“ erwähnt, sind Notizen technisch betrachtet auch Entitäten. Klickst du nun also auf einen der Einträge in der Tabelle, um die Notiz zu öffnen, sieht diese aus wie eine Entität.

So funktioniert die Entitäten-Ansicht für Notizen:

• Klicke auf einen Eintrag in der globalen Notizenübersicht, um die Notiz zu öffnen.
• Die Notiz wird wie eine Entität dargestellt.
• Du siehst sowohl den Inhalt der Notiz als auch die verknüpften Entitäten.
• Du kannst jederzeit weitere Entitäten hinzufügen, um die Notiz an mehreren Stellen verfügbar zu machen.

💡 Beispiel: Eine Notiz kann gleichzeitig in einer Opportunity und einer zugehörigen Bestellung angezeigt werden. So bleiben alle relevanten Informationen zentral verknüpft.