In epilot kannst du als externer Partner gezielt Aufgaben bearbeiten, die dir von einer Organisation zugewiesen wurden. Egal, ob es darum geht, einen Installationstermin anzunehmen, Dateien hochzuladen oder Notizen zu hinterlassen – epilot bietet dir alle Werkzeuge, um deinen Teil der Zusammenarbeit reibungslos und effizient abzuschließen. 

In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du dir zugewiesene Aufgaben verwaltest und welche Möglichkeiten du hast, Informationen zu hinterlegen oder direkt mit der Organisation zu kommunizieren.

Benachrichtigungen

Sobald dein Partner etwas mit dir über epilot teilt, erhältst du eine entsprechende Benachrichtigung in deinem E-Mail-Postfach. In dieser ist der jeweilige Auftrag einsehbar. Klicke auf “Zur Entität“ in der E-Mail, sofern du weitere Details zum geteilten Inhalt direkt in epilot sehen möchtest.

Auch die nächsten offenen Aufgaben können per E-Mail verfolgt und mit Klick auf “Weitere Informationen anzeigen“ in epilot im Detail angezeigt werden. Genauere Informationen zu Benachrichtigungen bekommst du im Artikel Benachrichtigungen erhalten.

Auf der jeweiligen Entität-Detailseite können die angegebenen Informationen gelesen und Entscheidungen getroffen werden, wie z. B. die Annahme des Installationstermins mit Kunden oder das Festlegen des Fälligkeitsdatums für eine anstehende Installation. Generell kannst du auch Dateien hochladen, Notizen erstellen oder auch E-Mails verfassen, wenn dies deine Rolle ermöglicht. Kontaktiere im Zweifel einfach die Organisation, mit der du in epilot zusammenarbeitest.

Aufgaben in epilot bearbeiten

Sobald dir eine Aufgabe in epilot zugewiesen wurde, erhältst du eine Benachrichtigung per E-Mail oder direkt in der Plattform (sofern deine Benachrichtigungseinstellungen entsprechend gesetzt sind). Über den Button „Zur Entität“ in der Benachrichtigungs-E-Mail gelangst du direkt zu den Details des Auftrags. Analog kannst du bei einer Benachrichtigung in der Plattform (über die Glocke) auch einfach auf die hinterlegte Entität klicken. 
In dern Entität findest du immer alle wichtigen Informationen und die nächsten Schritte, die du ausführen kannst.
 

Warum kann ich keine Aufgabe bearbeiten?

Falls du eine zugewiesene Phase oder Aufgabe nicht bearbeiten kannst, bedeutet das in der Regel, dass vorherige Schritte noch nicht abgeschlossen wurden (so wie im unteren Bild). Diese werden von der Organisation oder anderen Beteiligten erledigt. Sobald die vorherigen Schritte abgeschlossen sind, wirst du informiert (vorausgesetzt die Benachrichtigungseinstellungen sind entsprechend gesetzt) und kannst die dir zugewiesenen Aufgaben bearbeiten.

Aufgaben bearbeiten und abschließen

Wenn du mit einer Aufgabe starten möchtest, klicke auf „Als in Bearbeitung markieren“. Dadurch wird allen Beteiligten signalisiert, dass du an der Aufgabe arbeitest. Das sorgt für klare Verantwortlichkeiten und vermeidet doppelte Bearbeitung.

Sobald du eine Aufgabe erledigt hast, kannst du sie in epilot direkt als „erledigt“ markieren. Das zeigt allen, dass dieser Schritt abgeschlossen ist und die nächsten Aufgaben in Angriff genommen werden können.

Aufgaben bieten dir auch zusätzliche Optionen, um die Bearbeitung zu strukturieren (vorausgesetzt deine Rolle erlaubt dies):

• Frist hinzufügen: Lege eine Deadline fest, um sicherzustellen, dass die Aufgabe rechtzeitig abgeschlossen wird.
• Überspringen: Falls eine Aufgabe nicht relevant ist, kannst du sie überspringen. Sprich das vorher idealerweise mit der Organisation ab.
• Notiz hinzufügen: Dokumentiere falls nötig wichtige Informationen, Hinweise oder Kommentare zur Aufgabe.

Dateien hochladen

Manchmal ist es notwendig, Dateien wie technische Unterlagen, Bilder oder Berichte in epilot hochzuladen. So geht’s:

1. Öffne den Tab „Dateien“ in der Entität, die dir zugewiesen wurde.
2. Klicke auf „Durchsuchen“, um eine Datei von deinem Computer hochzuladen.
3. Alternativ kannst du über den „Dateimanager“ auf bereits hochgeladene Dateien zugreifen und diese hinzufügen.

Das Hochladen von relevanten Dateien in epilot hilft dabei, alle benötigten Informationen an einem Ort zu sammeln.
 

Notizen erstellen

Mit Notizen kannst du wichtige Informationen oder Anmerkungen direkt in der Entität hinterlassen. So erstellst du eine Notiz:

1. Gehe in den Tab „Notizen“. Hier kannst du auch alle bereits erstellten Notizen in der Entität lesen.
2. Klicke auf „Notiz schreiben“.
3. Verfasse deinen Text und klicke anschließend auf „Erstellen“, um die Notiz zu speichern.

Du kannst auch andere Personen erwähnen, indem du „@Name_der_Person“ eingibst. So wird die Person über deine Notiz benachrichtigt und auf den aktuellen Stand gebracht.

E-Mails verfassen

Manchmal ist es notwendig, direkt aus epilot E-Mails zu versenden, z. B. um Rückfragen zu klären oder zusätzliche Informationen zu teilen. So funktioniert es:

1. Wechsle in den Tab „E-Mails“.
2. Klicke auf „E-Mail schreiben“, um eine neue Nachricht zu verfassen.
3. Wähle bei Bedarf eine Vorlage aus, die dir von der Organisation bereitgestellt wurde, über den Button „Vorlagen“.
4. Verfasse deine Nachricht und klicke anschließend auf „Senden“.