Partnerrolle erstellen

Um mit Partner-Organisationen zusammenarbeiten zu können, musst du zunächst die Rollenfreigabe für die jeweilige Partner-Organisation unter “Zugriffsverwaltung” → “Rollen” konfigurieren.

Bestimme hier, welche Rechte deine Partner-Organisationen haben sollen und auf welche Bereiche diese zugreifen können. Mehr Informationen zur Konfiguration von Nutzern und Rollen kannst du in diesem Artikel nachlesen: Nutzer und Rollen verwalten.  
Im Artikel Berechtigungen in epilot erfährst du, welche Berechtigungen es gibt und wie du die Sichtbarkeit von Attributen beschränken kannst.

FAQ: Mein Partner soll nur zugewiesene Prozessaufgaben sehen. Ich möchte nicht, dass er Zugriff auf interne Prozessaufgaben hat.

Im Bereich “Prozesse” in der Partner-Rolle kannst du einstellen, ob dein Partner alle Schritte in einem Prozess sieht, oder ob er nur zugewiesene Aufgaben und Phasen sieht.
 

Verwendest du nun zum Beispiel auch die Funktion “Anforderungen” im Prozess Builder, um Abhängigkeiten zwischen den Prozessschritten zu erstellen, kann der Partner die ihm zugewiesenen und damit für ihn sichtbaren Schritte nur dann ausführen, wenn die dafür notwendigen Voraussetzungen erfüllt sind (die vorangegangenen Schritte also bearbeitet wurden). Dein Partner erhält dann auch eine Benachrichtigung, wenn er dies entsprechend eingestellt hat.

Hier siehst du, wie der Prozess dann für deinen Partner aussieht:
 

Die zugewiesene Phase kann noch nicht bearbeitet werden, da die notwendigen vorangegangenen Schritte noch nicht abgeschlossen sind. Dementsprechend sind die Buttons wie “Als in Bearbeitung markieren” ausgegraut. 
 

Eine neue Partnerorganisation erstellen

Unter "Kooperationen" im Navigationsmenü findest du den Reiter "Partner Liste", der eine tabellarische Übersicht aller bereits erstellten Partner enthält. Hier kannst du mit einem Klick auf „Neu erstellen“ einen Partner anlegen und zur Zusammenarbeit einladen.

Folge hierfür einfach den entsprechenden Schritten:

1. Basiskonfiguration:
   1. Name der Partnerorganisation und E-Mail-Adresse festlegen: Definiere zunächst den Namen der Partnerorganisation und gib eine E-Mail-Adresse an. Optional kannst du auch eine kurze Beschreibung der Organisation hinterlegen, die für spätere Referenzen hilfreich sein kann.
   2. E-Mail für den Besitzer anpassen: Wenn du das Kontrollkästchen „Andere E-Mail für den Besitzer verwenden“ auswählst, wird der erste Nutzer der Organisation mit einer separaten E-Mail-Adresse (nicht der der Partnerorganisation) angelegt. 
   3. Partner automatisch einladen: Wenn du das Kontrollkästchen „Partner automatisch zur Organisation einladen“ aktivierst, wird die Einladung zur Partnerschaft unmittelbar nach der Erstellung der Partnerorganisation versendet. Falls du dies später durchführen möchtest, kannst du diese Option deaktivieren und die Einladung zu einem späteren Zeitpunkt verschicken.
   4. Partner kategorisieren: Label und Zweck definieren: Um deine Partnerorganisation besser zu kategorisieren und später gezielt filtern zu können, solltest du Label und Zwecke festlegen. Diese Kategorien erleichtern die Zuordnung von Partnern und werden später auch beim Teilen von Entitäten angezeigt. So kannst du sicherstellen, dass du nur die relevanten Partner einbeziehst.
2. Verfügbarkeit konfigurieren:
   1. CSV-Datei hochladen: Wenn du die Verfügbarkeit der Partnerorganisation festlegen möchtest, kannst du eine CSV-Datei hochladen, in der du die relevanten geografischen Daten wie Postleitzahlen und Straßen für die Partnerorganisation hinterlegst. Dies ermöglicht es dir, sicherzustellen, dass Partner nur dort sichtbar sind, wo sie tatsächlich tätig sind oder verfügbar sind. Weitere Informationen dazu, wie du diese Datei vorbereiten kannst, findest du weiter unten im Abschnitt zur Verfügbarkeit.
3. Berechtigungen zuweisen:
   1. Rolle des Partners festlegen: Nach der Konfiguration der Verfügbarkeit kannst du de Organisation eine Rolle zuweisen. Falls keine passende Rolle vorhanden ist, kannst du auch eine neue Rolle erstellen und dem Partner zuweisen, um sicherzustellen, dass der Partner die richtigen Berechtigungen für die Zusammenarbeit erhält.
4. Überprüfung:
   1. Abschließende Kontrolle: Bevor die Partnerorganisation endgültig erstellt wird, solltest du alle Angaben noch einmal überprüfen. Dies beinhaltet den Namen der Partnerorganisation, die E-Mail-Adresse, die Verfügbarkeit sowie die Berechtigungen und Rollen. Eine abschließende Übersicht zeigt dir alle Details, bevor du den Partner endgültig anlegst.
       

Verfügbarkeits-Check für Partnerunternehmen auf Basis von Postleitzahlen 

Du kannst die Verfügbarkeit deiner Partnerunternehmen genau festlegen, ähnlich wie bei der Produktverfügbarkeit. Mithilfe einer CSV-Datei kannst du präzise Postleitzahlen und Straßen für die Organisation hinterlegen, sodass Partner nur dort sichtbar sind, wo sie tatsächlich verfügbar sind. 

2. Partner auswählen und Verfügbarkeitsdaten hochladen:
   1. Klicke nun auf Kooperationen → Partner Liste und wähle den Partner aus, für den du die Verfügbarkeit konfigurieren möchtest.
   2. Lade die Vorlage für den CSV-Upload herunter und trage die entsprechenden Werte für die Verfügbarkeitsgebiete des Partners ein.
   3. Lade die ausgefüllte Datei hoch, indem du auf Durchsuchen klickst, die Datei auswählst und hochlädst.
       

Sobald die Verfügbarkeitsdaten korrekt konfiguriert sind, kannst du beim Teilen einer Entität (z. B. einer y) sehen, ob der Partner an der angegebenen Lieferadresse verfügbar ist.

• Sobald die Verfügbarkeitsdaten korrekt hinterlegt sind, kannst du beim Teilen einer Entität (z. B. einer Opportunity) direkt sehen, ob der Partner an der angegebenen Lieferadresse verfügbar ist.
• Durch die Filterung nach spezifischen Labels und Zwecken kannst du gezielt den Partner auswählen, der die beste Option für diese Entität darstellt.
   

Anzeige aller Mitarbeitenden in einer Partner-Organisation

Du kannst im Partner-Profil jederzeit einsehen, welche Personen für die jeweilige Partner-Organisation tätig sind. Dieses neue Feature bietet dir:

• Verbesserte Transparenz: Eine zentrale Übersicht aller Mitarbeitenden einer Partner-Organisation direkt in der Konfigurationsansicht.
• Zugriff auf Kontaktdaten: Schneller Zugriff auf die E-Mail Adresse der Partner-Mitarbeitenden.

Wähle hierzu einfach den entsprechenden Partner in der Übersicht unter “Partner Liste” aus.