Sobald du eine E-Mail bearbeitet hast, willst du sie meist als erledigt markieren, mit einem Label versehen, in ein anderes Postfach verschieben oder löschen. In diesem Artikel erfährst du, wie du E-Mails einzeln und mehrere gleichzeitig abarbeitest und dein Postfach so übersichtlich hältst.

Schnellaktionen an einer E-Mail

Fährst du mit der Maus über eine E-Mail in der Liste, kannst du direkt einige Aktionen ausführen, ohne sie zu öffnen:

• E-Mail als erledigt markieren
• E-Mail löschen
• Als gelesen oder ungelesen markieren

E-Mails als erledigt markieren

Mit dem Markieren als erledigt hältst du dein Postfach geordnet. Bearbeitete E-Mails wandern in den Tab Erledigt, sodass im Tab Offen nur noch unbearbeitete E-Mails liegen. So behältst du den Arbeitsstand im Blick.

Trifft auf eine erledigte E-Mail eine Antwort ein, erscheint die Unterhaltung automatisch wieder im Tab Offen, sodass keine E-Mail übersehen wird. Die Funktion steht sowohl in deinem Postfach als auch im Postfach deiner Organisation zur Verfügung.

Zum Markieren hast du zwei Wege:

• Fahre mit der Maus über die E-Mail und klicke auf das Häkchen-Symbol.
• Oder öffne die E-Mail, klicke auf die drei Punkte und wähle Als erledigt markieren.

E-Mails mit Labels versehen

Um E-Mails besser filtern und zuordnen zu können, versiehst du sie mit Labels. Klicke dafür unter den verknüpften Entitäten auf Label hinzufügen.

E-Mails in ein anderes Postfach verschieben

An jeder E-Mail siehst du, zu welchem geteilten Postfach sie gehört. Möchtest du sie verschieben, wählst du hier das Zielpostfach aus. Du kannst eine E-Mail auch in Postfächer verschieben, auf die du selbst keinen Zugriff hast. Bist du zum Beispiel für Kundenrückfragen zuständig, die E-Mail betrifft aber die Abrechnung, verschiebst du sie in das Postfach Abrechnung, sofern dieses eingerichtet ist.

Nachrichten löschen und wiederherstellen

E-Mails lassen sich löschen und wiederherstellen. Eine gelöschte E-Mail wandert in den Papierkorb. Von dort stellst du sie wieder her oder löschst sie endgültig. Das endgültige Löschen kann nicht rückgängig gemacht werden.

Geht eine Antwort auf eine bereits gelöschte Unterhaltung ein, erscheint diese im Postfach der Organisation unter Nicht zugewiesen.

Mehrere E-Mails gleichzeitig bearbeiten

Mit der Mehrfachauswahl verwaltest du mehrere E-Mails in einem Schritt, zum Beispiel löschen, favorisieren oder als gelesen oder ungelesen markieren.

1. Wähle die E-Mails über die Auswahlkästchen neben den Nachrichten aus. Über das obere Kästchen wählst du alle aus oder hebst die Auswahl wieder auf.
2. Klicke oben rechts auf Aktionen.
3. Wähle im Dropdown die gewünschte Aktion, zum Beispiel Löschen, Als gelesen markieren oder Favorisieren.