Wenn viele E-Mails eingehen, hilft dir ein strukturiertes Postfach, schnell die richtigen Nachrichten zu finden. Mit Suche, Sortierung, Filtern und gespeicherten Ansichten strukturierst du deine E-Mails, mit Favoriten und dem Anpinnen behältst du wichtige Nachrichten im Blick. In diesem Artikel erfährst du, wie das geht.

E-Mails suchen

Über die Suchleiste durchsuchst du alle für dich sichtbaren E-Mails. Gibt es ein geteiltes Postfach, auf das du keinen Zugriff hast, werden dessen E-Mails nicht durchsucht. Die Suche nutzt eine Fuzzy-Suche: Du erhältst auch bei Tippfehlern passende Ergebnisse, und die Treffer werden in den Suchergebnissen hervorgehoben.

E-Mails sortieren

Die Sortierfunktion findest du oben rechts in der E-Mail-Liste. Über das Dropdown sortierst du wie folgt:

• Neuste zuerst: alle E-Mails chronologisch, beginnend mit der aktuellsten. Ideal, um schnell auf Neues zu reagieren.
• Älteste zuerst: alle E-Mails chronologisch, beginnend mit der ältesten. Nützlich, um Themen von alt nach neu abzuarbeiten.
• Neuste ungelesene zuerst: ungelesene E-Mails oben, beginnend mit der neuesten. Fokus auf aktuelle, noch nicht bearbeitete Nachrichten.
• Älteste ungelesene zuerst: ungelesene E-Mails oben, beginnend mit der ältesten. Gut, um lange unbearbeitete E-Mails zuerst zu sehen.
• Neuste favorisiert: favorisierte E-Mails oben, beginnend mit der neuesten.
• Älteste favorisiert: favorisierte E-Mails oben, beginnend mit der ältesten.

Die Sortierung lässt sich mit Filtern und der Suche kombinieren, zum Beispiel nach Sender, Betreff oder Label.

E-Mails filtern

Über die Filter grenzt du die Liste gezielt ein. Dir stehen folgende Kriterien zur Verfügung:

• Suchleiste: verhält sich wie die globale Suche im Postfach. Du suchst nach Stichwörtern und wendest sie als Filter an.
• Zugewiesen an und Von: filtert nach intern zugewiesenen Personen oder nach den Adressaten, die eine Mail an deine Organisation gesendet haben.
• Datum: filtert nach E-Mails aus einem bestimmten Zeitraum.
• Labels und Zwecke: öffnet das Label-Auswahlmenü. Ein Label findest du über die Suche oder über eine Label-Familie.
• Postfächer und Ordner: filtert direkt nach geteilten Postfächern oder Ordnern wie Nicht verknüpft oder Mir zugewiesen, ohne die Navigation zu wechseln.

Filtern nach Labels

• Es werden nur E-Mails angezeigt, denen die ausgewählten Labels zugewiesen sind.
• Du kannst mehrere Labels auswählen.
• Die Filterlogik ist eine UND-Verknüpfung: Eine E-Mail muss alle gewählten Labels enthalten, um zu erscheinen.

Filtern nach Zwecken

• Es werden alle E-Mails angezeigt, deren zugehörige Entitäten den ausgewählten Zweck haben.
• Beispiel: Filterst du nach dem Zweck PV, siehst du nur E-Mails, deren verknüpfte Entitäten (zum Beispiel Opportunities) ebenfalls den Zweck PV haben.

Nach ungelesenen E-Mails filtern

Über das Kästchen Ungelesene E-Mails anzeigen blendest du nur ungelesene Nachrichten ein.

Ansichten speichern und verwalten

Gesetzte Filter kannst du als Ansicht speichern und immer wieder aufrufen.

• Speichern: Setze die gewünschten Filter und klicke auf Ansicht speichern. Die Ansicht wird im Bereich Ansichten abgelegt.
• Bearbeiten: Bestehende Ansichten musst du nicht neu anlegen. Du bearbeitest sie im Verwaltungsfenster und speicherst die aktualisierten Filter.
• Anpinnen: Über das Zahnrad-Symbol neben dem Bereich Ansichten öffnest du die Verwaltung. Mit der Stecknadel-Funktion pinnst du eine Ansicht dauerhaft in die Navigation.
• Teilen: Im Verwaltungsfenster kannst du Ansichten außerdem bearbeiten, löschen oder mit bestimmten Nutzern oder deiner gesamten Organisation teilen.

So legst du dir zum Beispiel Ansichten nach Thema an oder trennst interne von externen Mails.

E-Mails als Favorit markieren

Fährst du mit der Maus über eine E-Mail, kannst du sie mit einem Klick auf das Stern-Symbol als Favorit markieren. Favorisierte E-Mails erkennst du am Stern und kannst gezielt nach ihnen sortieren.

E-Mails anpinnen

Mit der Anpinn-Funktion fixierst du einzelne E-Mails ganz oben im Postfach, unabhängig von der Sortierung. In jeder E-Mail-Zeile findest du dafür ein Pin-Symbol:

• Ein Klick pinnt die E-Mail, sie erscheint ganz oben in deiner Liste.
• Ein weiterer Klick löst sie wieder.

Du kannst beliebig viele E-Mails anpinnen. Sie werden gesammelt oben dargestellt und durch eine Trennlinie von den übrigen E-Mails abgegrenzt.

Gut zu wissen: Nur du siehst deine angepinnten E-Mails, das ist eine persönliche Einstellung. Die Sortierung unterhalb der Pins bleibt unberührt.