Auf der Vorlagen-Übersichtsseite kannst du dir einen Überblick über alle von dir erstellten E-Mail-Vorlagen machen, sowie neue Vorlagen anlegen.

Zwecke in E-Mail-Vorlagen hinzufügen

Du kannst E-Mail-Vorlagen Zwecke hinzufügen, die du sonst in den Entitäten nutzt. Wähle hierfür die gewünschten Zwecke in der Zeile "Zweck" aus, wenn du eine neue E-Mail-Vorlage erstellst oder eine bereits angelegte Vorlage bearbeitest. Weitere Informationen zu Zwecken findest du in diesem Artikel: Filtern von Informationen in Entitäten mit Zwecken  

Sofern du im Anschluss in einer Entität (z. B. Opportunity, Kontakt, Bestellung usw.) eine E-Mail schreiben möchtest, werden die Vorlagen nach dem/den Zweck(en) dieser Entität gefiltert, sodass du die entsprechenden Vorlagen leicht finden kannst. Wenn also die jeweilige Entität und E-Mail-Vorlage mit dem gleichen Zweck verknüpft sind, werden dir zuerst die E-Mail-Vorlagen mit dem entsprechenden Zweck angezeigt.  

Übersichtliches Vorlagen-Management

Die Vorlagen-Übersichtsseite findest du im Reiter "E-Mail-Vorlagen". Im Rahmen einer tabellarischen Anordnung kannst du hier jederzeit folgende Informationen zu den einzelnen E-Mail-Vorlagen einsehen: 

• Name der Vorlage 
• Zugeordnete "Tags"
• Betreff der E-Mail
• Absender 
• Empfänger 
• Anzahl der verknüpften Automatisierungen
• Datum und Uhrzeit, an dem entsprechende Vorlage erstellt wurde 
• Datum und Uhrzeit der letzten Aktualisierung 
• Name des Nutzers, der die Vorlage erstellt hat 
• Name des Nutzers, der die Vorlage zuletzt aktualisiert hat 

Sofern du nach bestimmten E-Mail-Vorlagen suchst, hast du mithilfe der Suchleiste die Möglichkeit, die Tabelle nach einer Vielzahl an Kriterien zu filtern. Außerdem kannst du die jeweiligen E-Mail-Vorlagen mit einem Klick auf die "Kästchen" (links neben den einzelnen Einträgen) anwählen und im Anschluss mit Betätigen des "Löschen"-Buttons aus epilot entfernen.  

E-Mail-Vorlagen-Builder im Detail

Neben der Übersichtsseite bietet dir epilot außerdem den E-Mail-Vorlagen-Builder. Mit diesem kannst du Vorlagen nun noch flexibler und vielseitiger gestalten. Denn sowohl die Benutzeroberfläche als auch die Funktionsweise des Vorlagen-Builders gleicht in vielerlei Hinsicht dem Nachrichten-Editor. 

Sofern du auf den E-Mail-Vorlagen-Builder zugreifen möchtest, musst du im Rahmen der Übersichtsseite lediglich auf den Button "Neue Vorlage" in der oberen, rechten Ecke klicken. Im Anschluss trägst du innerhalb des oberen Abschnitts zunächst einmal den Namen der entsprechenden Vorlage ein und wählst aus den in epilot hinterlegten Marken (sofern mehrere Marken verfügbar sind) und Absender-Adressen die jeweils Zutreffende aus. Du kannst sogar Tags bestimmen, die der Vorlage zugeordnet werden sollen. Der nächste Schritt beinhaltet die Angabe der Empfänger-Adresse (Optional CC. und Bcc.), sowie des Betreffs.



Nachdem du den oberen Teil der Vorlage mit allen wichtigen Angaben gefüllt hast, kannst du nun den Textkörper nach Belieben gestalten.

Variablen in die Vorlage einfügen 

Neben einer Vielzahl an Möglichkeiten, Text(e) / Bilder flexibel zu formatieren, Excel- und Word-Inhalte einzufügen und HTML als Schreibweise zu verwenden, kannst du den Textteil mithilfe von Variablen personalisieren. Dies war zwar auch schon im Rahmen des alten Portals möglich, allerdings beinhaltet die neue Version nicht nur vollkommen neue Variablen, sondern auch ein verbessertes Variablen-System, mit dem du diese nun noch einfacher deiner Vorlage hinzufügen kannst. Zudem kannst du ab sofort sogar eigene Variablen in epilot erstellen.

Innerhalb der Vorlage kannst du mit einem Klick auf "Variablen" auf das neue Variablen-System zugreifen. Dieses System umfasst sowohl von dir erstellte als auch bereits in epilot integrierte Variablen. Zunächst öffnet sich ein separates Fenster, in dem du im Rahmen einer Klappliste den entsprechenden Typ der Variable auswählen musst.

Nach Auswahl eines Typen werden dir innerhalb des Fensters alle Variablen angezeigt, die dem entsprechenden Typen zugeordnet sind.

Die jeweiligen Variablen sind zudem in eigene Abschnitte unterteilt. Zum Beispiel teilen sich die Variablen des Typs "Kontakt" in die Abschnitte "Persönliche Informationen" (Vorname, Geburtsdatum etc.), "Kontakte" (E-Mail-Adresse, Telefonnummer etc.), sowie "Adressen" (Straßenname, Hausnummer etc.) auf. Du hast außerdem die Möglichkeit, mithilfe der Suchleiste nach einzelnen Variablen zu suchen.  

Sobald du die gesuchte(n) Variable(n) im Variablen-Menü gefunden hast, musste du diese nur noch an die gewünschte(n) Stelle(n) innerhalb des Textfeldes platzieren.