Mit Bild-Variablen kannst du Bilder, die in epilot gespeichert sind – zum Beispiel Fotos aus Journeys oder digitale Unterschriften – automatisch in deine Dokumente übernehmen. Du legst einmal fest, an welcher Stelle im Dokument ein Bild erscheinen soll, und epilot zieht beim Generieren das passende Bild aus der Entität. So sparst du dir das manuelle Herunterladen, Einfügen und Nachbearbeiten und reduzierst Fehler.

Wie Bilder mit Variablen in Dokumenten dargestellt werden

In Dokumentenvorlagen kannst du steuern, in welcher Größe Bilder angezeigt werden. Dafür gibt es zwei Varianten:

Bilder in der Originalgröße

Diese Methode verwendet die originale Bildgröße, wie sie im epilot Backend hinterlegt wurde. Wenn ein Bild mit einer bestimmten Größe hochgeladen wird, wird es in genau dieser Größe in das Dokument eingefügt.

Beispiel: Ein Bild, das in einer Entität mit einer Größe von 800×600 Pixeln hinterlegt ist, wird auch im Dokument exakt mit dieser Größe eingefügt.

Bilder mit festgelegter Größe (direktes Rendering)

Mit dieser Methode werden Bilder in der Größe gerendert, die du in deiner Dokumentenvorlage vorgibst. Wenn du das Platzhalterbild im Word-Dokument skalierst (größer oder kleiner ziehst), werden alle Bilder, die mit dieser Variable eingefügt werden, in genau dieser Größe angezeigt.

Übersicht der Syntax für Bild-Variablen

In diesem Abschnitt geht es darum, welche Bilder in dein Dokument geladen werden.
Über die Syntax legst du fest, aus welchem Attribut und ggf. mit welchem Label Bilder gezogen werden.
Größe und Position der Bilder steuerst du später in deiner Word-Vorlage – dazu mehr im nächsten Kapitel.

Bilder in Originalgröße

Allgemeinen Variablen für alle Bilder

Wird verwendet, um alle Bilder einer Entität innerhalb eines Attributs in das Dokument einzufügen.

{{#variablenname[*]}}
{{%public_url}}
{{/variablenname[*]}}

Diese Variable stellt sicher, dass alle Bilder, die einem Attribut in einer Entität zugeordnet sind, in das generierte Dokument eingefügt werden.

Der #variablenname-Teil der Synatx ergibt sich aus dem Variablennamen, den du dem Attribut gibst, in dem die Bilder in Entitäten gespeicher werden. In diesem Beispiel ist der Variablenname journeys_images, da dies so im Entitäten Schema gespeichert ist:

Die Variable für dieses Beispiel würde lauten:

{{#journeys_images[*]}}
{{%public_url}}
{{/journeys_images[*]}}

Der Der [*] Teil der Syntax beschreibt, dass alle Bilder, die in diesem Attribut hinterlegt sind, auch in das Dokument geladen werden sollen.

Variable für Bilder mit bestimmten Label

Um sicherzustellen, dass nur bestimmte Bilder in das Dokument eingefügt werden, kannst du ein Label für die Bilder verwenden. Dies ist besonders nützlich, wenn mehrere Bilder in einer Entität hinterlegt sind, du jedoch nur bestimmte Bilder mit einem Label in das Dokument integrieren möchtest.

{{#variablenname[…Label]}}
{{%public_url}}
{{/variablenname[…Label]}}

Hierbei wird das Label in der Entität berücksichtigt, sodass nur Bilder mit diesem speziellen Label in das Dokument geladen werden. 

Beispiel: Wenn ein Bild für einen "Dachbelegungsplan" hochgeladen wurde und mit dem Label Dachbelegung versehen ist, kannst du dieses Bild wie folgt in das Dokument einfügen:

{{#variablenname[…Dachbelegungsplan]}}
{{%public_url}}
{{/variablenname[…Dachbelegungsplan]}}

Bilder mit festgelegter Größe

Um Bilder in einer bestimmten Größe und an einer bestimmten Stelle im Dokument einzufügen, musst du Platzhalterbilder verwenden. Das Bild, das wir im Folgenden verwenden, ist nur ein Beispiel – du kannst ein beliebiges Bild einsetzen. Dieses wird später durch die Bilder aus der Entität ersetzt. Wenn du das Bild in der Vorlage vergrößerst oder verkleinerst, wird diese Größe bei der Dokumentgenerierung beibehalten.

Auch hier kannst du entweder alle Bilder eines bestimmten Attributs einfügen oder gezielt Bilder mit Labels. Wichtig ist, dass {{%public_url}} diesmal nicht im Text selbst steht, sondern im Alt-Text des Platzhalterbildes.

Allgemeinen Variablen für alle Bilder

Wird verwendet, um alle Bilder einer Entität innerhalb eines Attributs in das Dokument einzufügen. Wenn es mehrere Bilder in diesem Attribut gibt, werden alle diese Bilder in der gleichen Größe gerendert.

{{#journeys_images[*]}}

{{/journeys_images[*]}}

Variable für Bilder mit bestimmten Label

So baust du die Vorlage auf:

{{#journeys_images[…Label]}}

{{/journeys_images[…Label]}}

So konfigurierst du den Alttext

Für das Platzhalter Bild musst du nun noch den Alt-text konfigurieren, sodass die Bilder richtig aus der Entität angezeigt werden. Gehe dazu folgendermaßen vor in deiner Word-Datei vor:

1. Rechtsklick auf dein Platzhalter Bild
2. Navigiere zu "Alt-Text anzeigen
3. Füge in dem geöffneten Fenster auf der rechten Seite folgenden Text hinzu: {{%public_url}}

Konfiguration in Journeys & Mapping zu Attributen 

In diesem Abschnitt zeigen wir dir, wie du Schritt für Schritt die Bilder aus einer Journey bekommst, sie in ein oder mehrere Attribute innerhalb der Entität mappst und anschließend in deinem Dokument generieren kannst.

Schritt 1: Aufsetzen der Struktur in Entitäten

Du hast sehr wahrscheinlich schon in deiner Entitätenstruktur eine Gruppe, in der Bilder hinterlegt werden. Falls nicht, lege ein Attribut vom Typ „Datei“ im Objekt Builder an und gib diesem einen eindeutigen Namen. In unserem Fall heißt das Attribut „Journey Images“:

Schritt 2: Hinzufügen eines Jounrey Blocks

Öffne nun die Journey, aus der du die Bilder später generieren möchtest. Entweder hast du dort bereits einen „Upload“-Block, ansonsten füge jetzt einen hinzu. Du kannst auch den Block „Digitale Signatur“ verwenden, da diese ebenfalls als Bild gespeichert wird. Dies erläutern wir weiter unten im Text im Abschnitt „Anwendungsfälle“.

In unserem Beispiel möchten wir, dass der Kunde ein Bild des Gebäudegrundrisses hochlädt. Verwende hier am besten direkt Labels, damit das hochgeladene Bild sofort gelabelt wird. Später möchten wir in unserem Dokument nur Bilder generieren, die das Label „Gebäudegrundriss“ haben.

Du kannst natürlich auch einfach Bilder direkt in der Entität hochladen. In den meisten Fällen kommen diese Bilder jedoch aus den Journeys.

Schritt 3: Zuordnung des Blocks zur Entität

Unter den Automatisierungseinstellungen klickst du links auf die Entität, der du das Bild zuordnen möchtest. Klicke hier auf den Reiter „Verknüpfungen“, wähle den bestehenden oder neu hinzugefügten Upload-Block aus und weise diesen Block einem spezifischen Attribut zu. In diesem Fall ist es das zuvor angelegte Attribut „Journey Images“. Speichere anschließend deine Änderungen.

Schritt 4: Vorlage erstellen & hochladen

Erstelle eine Vorlage in dem Design, das du verwenden möchtest, oder aktualisiere eine bestehende Vorlage mit den im vorherigen Teil des Dokuments beschriebenen Variablen. Lade die Vorlage anschließend in epilot hoch oder füge deiner Datei-Entität eine neue Version hinzu.

Schritt 5: Generierung des Dokuments

Entweder manuell oder in einem Automatisierungsschritt generierst du nun dein Dokument. Diesen Schritt kannst du vollständig automatisieren, indem du innerhalb eines Prozesses oder direkt in der Journey die Aktion „Dokument erstellen“ hinzufügst.

Anwendungsfälle 

Hochgeladene Bilder als Zusammenfassung

Du hast Bilder als Variable die Möglichkeit, eine Zusammenfassung der hochgeladenen Bilder an deine Kunden zu schicken. Dazu musst du mehrere Variablen in dein Dokument aufnehmen. Setze zwischen den Variablen noch ein Bindestrich, damit diese Inhaltlich voneinander getrennt werden. In Word kannst du das durch eintippen von “---” und der “Enter” Taste umsetzen. 

In diesem Fall möchten wir dem Kunden eine Zusammenfassung der Bilder vom Heizungsraum und Gebäudegrundriss zur Verfügung stellen. Dafür haben wir die Variablen im Dokument wie folgt aufgebaut:

Sind nun die Bilder in der Entität richtig mit dem Label versehen, sieht das Dokument wie folgt aus:

Digitale Signatur in einem Dokument

Ein häufiger Anwendungsfall ist es, eine digitale Signatur, die aus der Journey kommt, direkt in einem Dokument zu hinterlegen.

Schritt 1: Aufsetzen der Struktur in Entitäten

Gehe dazu vor wie im Kapitel “Konfiguration in Journeys & Mapping zu Attributen”. Der einzige Unterschied hier ist, dass du dafür in deiner Entitäten Struktur ein eigenes Attribut mit z. B. “Digitale Signatur” anlegst. Damit stellst du sicher, dass nur die Signatur, die aus aus dem “Digitale Signatur” Block aus einer Journey in deinem Dokument hinterlegt werden. 

Schritt 2: Hinzufügen eines “Digitale Signatur” Journey Blocks

Füge einen “Digitale Signatur” Block in deine Journey hinzu. Unter den Automatisierungseinstellungen klickst du auf die Entität, zu welcher du die Signatur zuordnen möchtest. Klicke hier auf den Reiter “Verknüpfungen”, wähle den eben hinzugefügten Signatur Block aus, und weise diesen Block einem spezifischen Attribut zu. In diesem Fall ist es das zuvor angelegte Attribut “Digitale Signatur”. 

Speiche danach deine Änderungen. 

Schritt 3: Erstellung des Dokuments

Füge nun die passende Variable an der Stelle im Dokument ein, an der die Signatur später erscheinen soll.
Dafür nutzen wir – wie bei den anderen Bildern – ein Platzhalterbild, damit die Signatur immer an der richtigen Stelle und in der gewünschten Größe dargestellt wird.

Die digitale Signatur hat nach der Einreichung ein Bildformat von 600 x 150 px. Wähle dieses Format auch für dein Platzhalterbild und skaliere es nur proportional weiter (wichtig: Seitenverhältnis beibehalten).

Die Struktur könnte dann folgendermaßen aussehen:

{{#digitale_signatur[*]}}

{{/digitale_signatur[*]}}

Schritt 4: Generierung des Dokuments