Mit den E-Mail-Triggern und Aktionen in Workflows können Workflows ab sofort durch eingehende und ausgehende E-Mails ausgelöst werden. Das ist der erste Schritt in Richtung automatisiertes Postfach-Management – weitere Trigger und Aktionen folgen.

Neue Trigger

Für die E-Mail-Automatisierung stehen dir zwei neue Trigger zur Verfügung. Du kannst beide Trigger auf bestimmte Geteilte Postfächer und E-Mail-Adressen eingrenzen, um deine Automatisierung gezielt zu steuern.

Neue eingehende E-Mail

Dieser Trigger startet einen Workflow automatisch, sobald eine neue eingehende E-Mail eintrifft.

Typischer Anwendungsfall: Verwende diesen Trigger, wenn du eingehende E-Mails automatisch sortieren oder weiterleiten möchtest – zum Beispiel anhand der Absender-Domain oder eines Keywords im Betreff.

Neue ausgehende E-Mail

Dieser Trigger startet einen Workflow automatisch, sobald eine neue ausgehende E-Mail versendet wird.

Typischer Anwendungsfall: Nutze diesen Trigger, wenn du nach dem Versenden einer E-Mail eine Folgeaktion auslösen möchtest – zum Beispiel den Thread einem Nutzer zuweisen.

Neue Aktionen

Zusätzlich zu den Triggern stehen dir zwei neue Aktionen zur Verfügung, die du in deinen Workflows einsetzen kannst.

E-Mail verschieben

Mit dieser Aktion kannst du eine E-Mail automatisch in ein bestimmtes geteiltes Postfach verschieben. So lassen sich eingehende E-Mails beispielsweise anhand von Labels oder Keywords automatisch sortieren und dem richtigen Team zuordnen.

Du kombinierst diese Aktion typischerweise mit einem Condition-Block, um die Weiterleitung an bestimmte Bedingungen zu knüpfen – etwa: „Wenn die Absender-Domain auf @beispiel.de endet → E-Mail in Postfach Beispiel GmbH verschieben."

E-Mail zuweisen

Mit dieser Aktion wird eine E-Mail automatisch einem bestimmten Nutzer oder einer Gruppe zugewiesen. Das sorgt dafür, dass die richtige Person sofort über neue Anfragen informiert wird – ohne manuelles Zuweisen.

Anwendungsbeispiel

Ein typischer Anwendungsfall ist die automatische Priorisierung von Beschwerden. So kannst du den Workflow einrichten:

1. Wähle Neue eingehende E-Mail als Trigger und grenze ihn auf die gewünschte Inbox ein.
2. Füge einen Condition-Block hinzu mit der Bedingung: „Betreff enthält Beschwerde" (oder ein anderes relevantes Keyword).
3. Füge als Aktion E-Mail verschieben hinzu und wähle das gewünschte Postfach als Ziel aus, in dem Beispiel “Service-Prio”.

Sobald eine eingehende E-Mail das definierte Keyword enthält, verschiebt der Workflow den E-Mail Verlauf automatisch in das ausgewählte Postfach (hier Service-Prio-Postfach). So landen dringende Anliegen sofort beim richtigen Team – ohne dass ein Mitarbeiter die E-Mail manuell sichten und weiterleiten muss.