Aufgaben übernehmen und Zuweisung ändern
Im laufenden Workflow siehst du an jeder Aufgabe, wer zuständig ist. Du übernimmst Aufgaben aus deiner Gruppe, gibst Aufgaben an Kollegen weiter und erkennst, warum sich eine Zuweisung geändert hat. Wie Zuständigkeiten im Workflow Builder eingerichtet werden, zeigt Zuständigkeiten im Workflow festlegen.
Aufgabe aus der Gruppe übernehmen
Ist eine Aufgabe deiner Gruppe zugewiesen, klickst du an der Aufgabe auf Übernehmen. Die Aufgabe ist dann dir statt der ganzen Gruppe zugewiesen. So sieht das Team sofort, wer sich kümmert, und niemand bearbeitet die Aufgabe doppelt.
Zuweisung ändern
Klicke in der Seitenleiste der Entität oder im Board Meine Aufgaben auf das Personen-Symbol an Workflow, Phase oder Aufgabe und wähle eine andere Person oder Gruppe. Die Änderung gilt nur für diesen Vorgang. Die Konfiguration des Workflows bleibt unverändert.
Warum sich eine Zuweisung ändert
Manche Zuweisungen setzt der Workflow selbst. Daran erkennst du, was passiert ist:
- Die Aufgabe hängt an einem Feld der Entität, zum Beispiel „Projektmanager“: War das Feld beim Start leer, wird die Aufgabe zugewiesen, sobald jemand das Feld füllt. Ändert sich der Wert später, wirst du bei offenen Aufgaben gefragt, ob die Zuweisung angepasst werden soll. Abgeschlossene Aufgaben bleiben unverändert.
Über Zuweisungen informiert werden
Wer eine Aufgabe zugewiesen bekommt, wird je nach seinen Benachrichtigungseinstellungen informiert: bei Zuweisung, bei überfälligen Aufgaben und vor Fälligkeiten, in epilot, per E-Mail oder beides. Bei Gruppen gelten die Einstellungen der einzelnen Mitglieder.
Typische Anwendungsfälle
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Der Workflow ist der Gruppe „Kundenservice“ zugewiesen. Wer eine Anfrage annimmt, klickt auf Übernehmen.
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Die Projektleitung einer Opportunity wechselt. Nach der Änderung im Feld „Projektmanager“ bestätigst du, dass die offenen Aufgaben mitwandern.