Das Best-Practice-Installateurportal ist epilots Referenz für ein vollständiges Portal für Installateure. Es bündelt die Erfahrung aus Netzbetreiber- und Stadtwerke-Projekten in einem empfohlenen Portal-Aufbau — mit den Seiten, Features und Flows, die sich in der Praxis bewährt haben. Diese Dokumentation erklärt, wie das Portal aufgebaut ist, welche Funktionen es bietet und wie du dein eigenes Portal nach diesem Muster umsetzt.

Was ist das Best-Practice-Installateurportal?

Ein Installateurportal ist mehr als eine Sammlung von Formularen. Es ist der zentrale digitale Anlaufpunkt für zugelassene Installateure — und wenn es gut gebaut ist, spart es beiden Seiten massiv Zeit: Installateure erledigen Anträge, Konzessionsverlängerungen und Dokumenten-Uploads ohne Anruf oder E-Mail, und dein Team bekommt Prozesse strukturiert und nachverfolgbar ins Haus.

Das Best-Practice-Portal zeigt, wie diese Funktionen sauber ineinandergreifen. Es basiert auf realen Setups bei Stadtwerken und Netzbetreibern und deckt die Kernprozesse ab, die du typischerweise brauchst:

• Zwei Registrierungs-Flows — für Stamm- und Gastinstallateure, mit unterschiedlichen Datenanforderungen und Freigabe-Prozessen
• Antragsmanagement — Anmeldungen und Inbetriebsetzungen einreichen, nachverfolgen, ergänzen
• Konzessionsmanagement — Ablaufdaten im Blick, rechtzeitige Verlängerung direkt im Portal
• Dokumentenverwaltung — zentrale Ablage für Nachweise, Zertifikate und Korrespondenz
• Support & Tickets — direkter Draht zum Stadtwerk, ohne Telefon oder E-Mail-Weiterleitung
• Rollenbasierte Sichtbarkeit — jeder Installateur sieht nur, was für ihn relevant ist

Warum ein Best-Practice-Modell?

Portal-Setups ohne Vorlage neigen dazu, wichtige Details zu übersehen — etwa die feine Unterscheidung zwischen Stamm- und Gastinstallateuren, die 3-Monats-Regel bei Konzessionsverlängerungen oder die Auswirkung von §14a EnWG auf Informationsseiten. Das Best-Practice-Portal bringt diese Erfahrungswerte zusammen, damit du sie nicht jedes Mal neu erarbeiten musst. Du startest auf Experten-Niveau und schärfst von dort aus für deine Organisation nach.

Die zwei Installateur-Typen als zentrales Konzept

Die wichtigste konzeptionelle Entscheidung im Portal ist die Unterscheidung zwischen Stamminstallateuren und Gastinstallateuren. Diese Trennung zieht sich durch Registrierung, Sichtbarkeit, Dokumentenanforderungen und Konzessionslogik.

Der Portal Builder — deine Arbeitsoberfläche

Dein Portal baust und pflegst du im Portal Builder — der Low-Code-Oberfläche in epilot. Seiten, Blöcke und Einstellungen konfigurierst du per Drag-and-Drop und Formular-Eingaben, ohne eine Zeile Code zu schreiben.

Portal Builder öffnen

1. Melde dich in deiner epilot Organisation an
2. Gehe zu Konfiguration > Portale > Portal Konfiguration
3. Wähle in der Liste dein Installateurportal aus
4. Du landest in der Builder-Ansicht

Das Drei-Spalten-Layout verstehen

Die Builder-Oberfläche ist in drei Spalten aufgeteilt. Jede hat eine klare Aufgabe — sobald du das Layout verinnerlicht hast, arbeitest du schnell.

Die Top-Toolbar

• Dokumentation — öffnet die epilot HelpJuice-Artikel zum Portal Builder
• Einstellungen — globale Portal-Einstellungen (Branding, Login-Domains, E-Mail-Absender)
• Speichern — übernimmt alle Änderungen der aktuellen Session
• Desktop / Mobile — wechselt die Vorschau zwischen den Layouts
• Anmelden als — Test-Login, um das Portal aus Installateurs-Sicht zu sehen

Seitenstruktur des Best-Practice-Portals

Das Portal teilt sich in öffentliche Seiten (ohne Login erreichbar) und geschützte Seiten (nur nach Anmeldung).

Öffentliche Seiten

Geschützte Seiten (nach Login)

Anatomie einer Seite

Jede Seite besteht aus drei Bereichen, die du im Seitenbaum links wiederfindest:

• Kopfbereich — Logo, Navigation, Top-Banner
• Hauptinhalt — der eigentliche Seiteninhalt; hier lebt der Großteil deiner Arbeit
• Fußbereich — Impressum, Datenschutz, Kontakt — identisch auf allen Seiten

In jedem Bereich stapelst du Blöcke. Ein Block ist die kleinste inhaltliche Einheit — ein Titel, ein Textabsatz, eine Liste, ein Formular. Neue Blöcke fügst du über das + neben dem Bereichsnamen hinzu.

Block-Typen im Überblick

Kernfeatures im Detail

Dieser Abschnitt zeigt jedes Kernfeature des Best-Practice-Portals und was dahinter steckt. Jedes Feature kannst du bei dir genauso umsetzen — oder gezielt abweichen, wo es sinnvoll ist.

Registrierung und Account-Aktivierung

Die Registrierung ist der erste Berührungspunkt mit dem Portal — und einer der wenigen Momente, in denen ein Installateur aussteigen kann, wenn etwas hakt. Das Best-Practice-Portal reduziert diese Reibung durch zwei getrennte, klar beschriftete Flows:

• Eintragung als Stamminstallateur — vollständiger Datensatz inklusive Konzessionsnachweise
• Eintragung als Gastinstallateur — reduzierter Datensatz, Fokus auf Identifikation und Kontakt

Nach der Registrierung wird automatisch ein Aktivierungslink per E-Mail verschickt. Optional kann das Portal so konfiguriert werden, dass neue Konten zuerst manuell freigegeben werden müssen — dann landet der Installateur nach Login auf der Seite Ausstehendes Konto, bis jemand aus deinem Team die Freigabe erteilt.

Startseite mit Schnellaktionen 

Die Startseite ist das Dashboard nach dem Login. Statt einer generischen Willkommensseite setzt das Best-Practice-Portal auf Schnellaktionen — Karten-Kacheln, die direkt auf die häufigsten Aufgaben verlinken:

• Neuen Antrag stellen
• Ausweisverlängerung beantragen (falls Konzession bald abläuft)
• Dokument hochladen
• Support-Ticket erstellen

Hinter den Schnellaktionen kannst du z. B. Journeys deiner Wahl hinterlegen. 

Schnellaktionen sind besonders mächtig in Kombination mit Zielgruppen-Sichtbarkeit: Stamminstallateure sehen die Ausweisverlängerungs-Kachel, Gastinstallateure nicht. Wird ein Ausweis in den nächsten 3 Monaten ablaufen, erscheint die Kachel zusätzlich hervorgehoben — so verpasst niemand den Verlängerungstermin.

Mehr dazu später in diesem Artikel. 

Antragsmanagement

Das Antragsmanagement ist das meistbenutzte Feature des Portals. Auf der Seite Meine aktuellen Anträge sieht jeder Installateur seine eigenen Anträge — umgesetzt als Entitätenliste mit der Entität Opportunity.

Das Best-Practice-Modell zeigt hier:

• Gruppierung nach Status — so sieht der Installateur auf einen Blick, was in Bearbeitung, genehmigt oder abgelehnt ist
• Suche nach Lieferadresse und Antragsnummer (OP-Nummer)

Konzessionsmanagement

Auf der Konzessionsmanagement Seite findest du verschiedene Inhalte:

• Einleitungstext mit Hinweis auf die 3-Monats-Verlängerungs-Regel
• Eine Schnellaktion „Ausweisverlängerung beantragen" pro Konzessionsbereich (Gas, Strom, Wasser, Fernwärme), die jeweils einen eigenen Journey startet - jeweils ein eigener Journey-Platzhalter für Stamminstallateure als auch für Gastinstallateure.
• Attribute Gruppe „Ihre hinterlegten persönlichen Daten" — zeigt Kontaktdaten
• Mehrere Attribute Gruppen „Details zur Konzessionierung", eine pro Bereich — mit Konzessionsnummer, Gültigkeit, zuletzt geprüftem Datum
• Dokumente-Block mit dem aktuellen Installateurausweis

Wir empfehlen dir hier, die jeweilige Schnellaktion der Ausweisverlängerung mit einer Zielgruppe zu hinterlegen. Demenstprechend soll ein Stamminstallateur nur die Journey sehen, die für in bestimmt ist. 

Dokumentenverwaltung

Alle Dokumente eines Installateurs landen zentral auf der Seite Dokumente. Umgesetzt als Entitätenliste mit der Entität Dokumente. Best-Practice-Features:

• Suche nach Dateiname
• Gruppierung nach Dokumententyp (Konzessionsnachweis, Installateurausweis, Versicherung, …)
• Download direkt über einen Nested-Link — Klick öffnet die Datei
• Upload-Button für Installateure, die selbst neue Dokumente einreichen wollen

Support und Tickets

Die Support-Seite besteht kann mithilfe von Teasern, die zu einer FAQ Journey führen oder mit Kontaktdetails mit Leben befüllt werden. 

Mein Konto und Benutzerverwaltung

Mein Konto ist der Self-Service-Bereich für persönliche Daten: Kontaktdaten, Firmeninformationen, Zertifizierungen, E-Mail- und Passwort-Änderung. Technisch umgesetzt über mehrere Attribute-Gruppen auf Kontakt und Portal-Zugang.

§14a-Informationen

Die Seite Aktuelles sammelt gesetzliche Informationen nach §14a EnWG sowie organisationsweite Mitteilungen. Best-Practice ist hier bewusst schlicht — ein Titel, ein Text mit Verlinkung auf relevante Gesetzestexte, optional ein Kampagnen-Block für zeitgebundene Ankündigungen.

Deep-Dive: Die Entitätenliste

Die Entitätenliste ist das Rückgrat des Portals. Sie kommt in Anträgen, Bestellungen, Dokumenten, Tickets und jedem anderen Bereich vor, wo Installateure eine Liste von Datensätzen sehen sollen. Weil sie so zentral ist, lohnt es sich, ihre Optionen genau zu verstehen.

Grundkonzept — ein Block, mehrere Konfigurationen

Eine Entitätenliste besteht aus Block-Inhalt (Rahmen mit Titel) und einer oder mehreren Konfigurationen. Jede Konfiguration zeigt einen anderen Entitätstyp oder denselben Typ mit einem anderen Filter. So kannst du in einem Block gleichzeitig Anträge und zugeordnete Dokumente anzeigen.

Block-Inhalt — Bezeichnung und Titel

• Bezeichnung — interner Name, dem Installateur nicht sichtbar
• Titel — Überschrift über der Liste. Variablen erlaubt ({{...}})
• Alle Interaktionen deaktivieren — macht die Liste read-only

Konfigurationen anlegen

Templating — was der Eintrag anzeigt

Filter — welche Einträge erscheinen

1. Filtern nach Ziel — filtert nach Zuordnung. Beispiel: „Opportunity zur Ansicht freigegeben". Das bedeutet, dass du hier festlegen kannst, welche z. B. Opportunties hier angzeigt werden.
2. Benutzerfilter — weitere Filter nach Feldwerten (+ Feld) oder Zielgruppen (+ Zielgruppe).

Ergebnisse organisieren

Zielgruppen und Sichtbarkeit

Die Trennung zwischen Stamm- und Gastinstallateuren wird technisch über Zielgruppen abgebildet. Eine Zielgruppe ist ein gespeichertes Filterkriterium — z. B. „alle Kontakte mit Installateur-Typ = Stamm".

Zielgruppen erstellen

Zielgruppen definierst du zentral in der epilot-Konfiguration:

1. Gehe zu Konfiguration > Targeting > Zielgruppen
2. Klicke oben rechts auf Neu erstellen
3. Trage Namen und Beschreibung ein
4. Definiere die Filter — z. B. „Kontakt-Typ = Installateur UND Installateur-Typ = Stamm"
5. Speichere mit Zielgruppe erstellen

Zielgruppen im Portal anwenden

Sobald Zielgruppen existieren, setzt du sie an drei Stellen ein:

• Seitenebene — eine ganze Seite nur für eine Zielgruppe sichtbar machen
• Blockebene — einen einzelnen Block nur für eine Zielgruppe zeigen
• Filterebene — in einer Entitätenliste nach Zielgruppen-Zugehörigkeit filtern

Seitensichtbarkeit — sichtbar für, versteckt für

• Sichtbar für — Seite/Block nur für die ausgewählten Zielgruppen sichtbar. Leer = sichtbar für alle.
• Versteckt für — explizit versteckt. Überschreibt „Sichtbar für".

Konkretes Best-Practice-Beispiel: Konzessionsmanagement ist nur für Stamminstallateure relevant. Setze Sichtbar für: Stamminstallateure — und Gastinstallateure sehen den Menüpunkt gar nicht erst.

Geplante Sichtbarkeit

Im Abschnitt Geplante Sichtbarkeit kannst du zeitgesteuert ein- und ausblenden — etwa für eine befristete §14a-Kampagne oder eine Wartungsankündigung. Start- und Enddatum setzen, das System übernimmt den Rest.

Weiter Details dazu findest du in diesem Artikel: Anzeigebedinungen für Seiten und Blöcke

Variablen und Templating

Überall, wo du ein Text-Feld mit {{...}} siehst, handelt es sich um eine Variable. Variablen werden beim Rendern durch echte Werte ersetzt. Das System nutzt Handlebars-Syntax.

Syntax verstehen

Variable = Entitätsname + Punkt + Feldname:

• {{opportunity.opportunity_number}} — Antragsnummer
• {{opportunity.status}} — Status
• {{contact.first_name}} — Vorname des angemeldeten Installateurs
• {{contact.company_name}} — Firmenname
• {{portal_user.email}} — Portal-E-Mail

Custom Variables

Manche Werte sind keine einfachen Feld-Lookups, sondern zusammengesetzte Darstellungen. Beispiel: {{liegenschaftsdaten_unbekannte_adresse}}. Dahinter steht ein Handlebars-Template, das Straße, Hausnummer, PLZ und Ort zusammenbaut — mit Fallback bei leerer Adresse. Solche Custom Variables definierst du zentral in der epilot-Organisation und nutzt sie überall im Portal.

So baust du dein Portal — Schritt für Schritt

Mit dem Best-Practice-Modell im Kopf kannst du dein eigenes Portal aufbauen oder ein bestehendes schärfen. Die folgenden Anleitungen führen dich durch die häufigsten Schritte.

Logo und Branding anpassen

1. Öffne dein Portal im Portal Builder
2. Klicke oben auf Einstellungen
3. Unter Branding lädst du dein Logo hoch und setzt Primär- und Sekundärfarbe
4. Speichere und prüfe in der Vorschau, dass Kontraste und Lesbarkeit stimmen

Startseite aufbauen

1. Wähle die Seite Startseite aus
2. Füge einen Titel-Block mit Begrüßung (gerne personalisiert mit {{contact.first_name}}) hinzu
3. Füge einen Text-Block mit Einleitung und Portal-Zweck hinzu
4. Baue 3–5 Schnellaktionen für die wichtigsten Aufgaben auf
5. Setze für jede Schnellaktion eine Zielgruppen-Sichtbarkeit, damit Stamm und Gast jeweils nur das Relevante sehen

Antragsliste konfigurieren

1. Öffne die Seite Meine aktuellen Anträge
2. Füge eine Entitätenliste im Hauptinhalt hinzu
3. Wähle in der Konfiguration die Entität Opportunity
4. Setze Filtern nach Ziel auf Opportunity zur Ansicht freigegeben
5. Aktiviere Gruppieren nach: Status
6. Aktiviere Suche anzeigen, füge Lieferadresse und Opportunity Number unter Suche nach hinzu
7. Setze Templates: oben = Antragsnummer, Hauptinhalt = Adresse, unten = Status
8. Speichere und teste über Anmelden als

Zielgruppen-Setup

1. Lege unter Konfiguration > Targeting > Zielgruppen deine beiden Zielgruppen Stamminstallateure und Gastinstallateure an
2. Prüfe, dass jeder Installateur-Kontakt einem Typ zugeordnet ist (Custom-Attribut oder separates Feld)
3. Setze Sichtbarkeiten auf Seiten- und Blockebene
4. Teste beide Zielgruppen mit je einem Testkontakt über Anmelden als

Neue Schnellaktion hinzufügen

1. Öffne die Zielseite
2. Klicke neben Hauptinhalt auf + und wähle Schnellaktion
3. Konfiguriere Titel, Beschreibung, Icon, Ziel-Journey oder -Seite
4. Optional: Sichtbarkeit auf eine Zielgruppe einschränken
5. Speichere und teste

Nicht benötigte Seite entfernen

1. Wähle die Seite im Seiten-Dropdown
2. Klicke unten auf den Seiten-Einstellunge auf “Ausblenden”
3. Speichern

Testen und Aktivieren

Mit „Anmelden als" testen

Über das Dropdown Anmelden als oben rechts meldest du dich im Vorschau-Modus als beliebiger Test-Kontakt an. Inklusive Zielgruppen-Sichtbarkeit, persönlicher Daten und korrekter Variablen-Werte.

Lege dir zwei Test-Kontakte an — je einen Stamm- und einen Gast — und springe zwischen beiden Sichten hin und her. Sichtbarkeits-Fehler findest du so in Sekunden.

Desktop- und Mobile-Vorschau

Wechsle über die beiden Icons zwischen Desktop- und Mobile-Ansicht. Blöcke mit viel Inhalt (insbesondere Entitätenlisten) sehen auf Mobile oft anders aus — prüfe das vor dem Aktivieren.

Portal aktivieren

1. Klicke oben auf den Toggle Portal aktivieren
2. Das Portal ist nun unter der konfigurierten URL erreichbar
3. Öffne die URL in einem privaten Browser-Fenster zum finalen Check

Häufige Probleme und Lösungen