Um das Installateurportal und alle relevanten Prozesse einzurichten, musst du mehrere Konfigurationsschritte durchlaufen. Diese werden dir im folgenden Artikel Schritt für Schritt erklärt und mit Beispielen erläutert. 

Konfiguration

Falls du ein Installateurportal einrichten möchtest, musst du dieses zunächst einmal unter "Funktionen" in den Organisationseinstellungen aktivieren.

Das bestehende Installateurverzeichnis in epilot abbilden

Zur Abbildung eines Installateurverzeichnisses in epilot musst du folgende Schritte konfigurieren:

1. Kontakt- & Firmen-Entitäten mit Zwecken konfigurieren

2. Bestehende Installateure und Firmen importieren 

Kontakt- & Account-Entitäten mit Zwecken konfigurieren

Gehe hierzu in deine Kontakt-Entität und öffne den Kontakt Builder. Füge dort alle Informationen als Attribute oder Attributsgruppen hinzu, die du über eine eingetragene Fachkraft pflegen möchtest. Bitte bedenke, diese Informationen mit einem Zweck zu versehen. 

 

Gleiches gilt für die Entität Firma, in der du die Unternehmensinformationen pflegst. Über die Beziehungen können so Fachkräfte mit Firmen verknüpft werden. 

Bestehende Installateure und Firmen importieren 

• Technisch: Nachdem du die Entitäten erstellt hast, kannst du nun über unsere API oder unsere Import-Funktion neue Einträge erstellen. Beachte: Zuerst müssen die Firmen erstellt werden, um die Beziehung zur Fachkraft über die ID zu ermöglichen. 
• Manuell: Natürlich kannst du bestehende Einträge auch manuell hinzufügen und pflegen. 
• Über Journeys: Eine Alternative ist, dass du eine Journey erstellst, über die bestehende Installateure ihre Kontakte selbst erstellen und pflegen können. Durch die Journey Automatisierung kannst du diese Installateure direkt zum Installateurportal einladen (s. Abschnitt "Installateure zum Installateurportal einladen"). 

Neueintragung von Installateuren in das Installateurverzeichnis

Installateure, die sich neu in dein Installateurverzeichnis eintragen lassen oder eine Gastkonzessionierung beantragen möchten, können dazu eine Journey besuchen, die du auf deiner Website entsprechend einbindest. 

Um diesen Prozess aufzusetzen, musst du folgende Schritte durchlaufen: 

1. Erstellen der Journeys

2. Mapping der Journey Daten in die korrekten Entitäten

3. Erstellen des Prüfprozesses inkl. E-Mail Vorlagen und Automatisierungsschritten 

Erstellen der Journeys

Hierzu bieten wir dir bereits vorgefertigte Vorlagen an. Nehme hierzu gerne die Vorlage "Konzession Neueintragung" als Startpunkt.  
 

Mapping der Journey Daten in die korrekten Entitäten

Nach Erstellen der notwendigen Schritte in der Journey stelle sicher, dass die Abfragen auch korrekt in die Kontakt- und Firmenentität gemappt werden. Es ist nicht nötig weitere Entitäten zu erstellen. 

Weitere Informationen zur Zuordnung von Journey Daten findest du in diesem Artikel: Mapping: Zuordnung von Journey Daten zu Entitäten  

Erstellen des Prüfprozesses inkl. E-Mail Vorlagen und Automatisierungsschritten 

Neben dem Erstellen der Entitäten soll die Journey einen Prüfprozess starten. Erstelle dazu einen neuen Prozess. Im Folgenden ist der Prozess einmal beispielhaft dargestellt: 

Mit erfolgreicher Prüfung kann der Prüfende über den Prozessschritt "Bestätigung senden + Einladung ins Portal" den E-Mail Versand auslösen, mit dem die Eintragung bestätigt wird und der Installateur zum Installateurportal eingeladen wird. 

Um das zu ermöglichen, musst du zuerst die E-Mail Vorlage erstellen. Diese kann beispielhaft wie folgt aussehen. Wichtig ist hierbei nur, dass du den Link zur Registrierung hinterlegst über unsere bereitgestellte Variable. Diese findest du unter dem Punkt "Variablen > Typ: Andere > Installateurportal > Einladungslink".

Als Nächstes erstellst du eine Automatisierung, bei der du als Auslöser "Manuelle Auslösung: Automatisierung Schritt" auswählst. Die Aktion ist dann "E-Mail versenden", in der du die erstellte E-Mail Vorlage auswählst. Zusätzlich kannst du Dokumente standardmäßig aus den Dateien des Installateurkontakts anhängen (wie bspw. den Ausweis).

Als letzten Schritt gehst du zurück in die Prozesskonfiguration und fügst die erstellte Automatisierung in den Prozessschritt über "Automatisierung hinzufügen" hinzu. Zur Eingangsbestätigung der Neueintragungsanfrage kannst du zusätzlich eine E-Mail Vorlage erstellen, die dem Installateur den Eingang bestätigt.

Nachdem du nun den Prozess, die Automatisierung und die E-Mails erstellt hast, gehe zurück in die Journey Automatisierung und füge das Starten des Prozesses sowie das Versenden der Bestätigungs-E-Mail hinzu.

Weitere Journeys und Prozesse für Installateure anlegen

Für alle Prozesse, die der Installateur aus dem Installateurportal heraus starten können soll, legst du Journeys und entsprechende Prozesse, E-Mails und Automatisierungen an (Anmeldungen, Inbetriebsetzungen, sonstige Anfragen oder Nachqualifizierungen). 

Sofern du möchtest, dass der Prozess für den Installateur sichtbar ist, musst du das entsprechend in der Konfiguration beachten:

Lies hier, wie du auch Journey Aufgaben an den Installateur zuweisen kannst. 

Installateurportal einrichten 

Mit Klick auf "Neues Portal hinzufügen" im Menüpunkt "Portal" (unter "Weitere Konfiguration") kannst du ein neues Installateurportal einrichten. 

Generelle Einstellungen

Notwendige Schritte sind:

• Die Domain einrichten
• Das Design erstellen und auswählen

Weitere Anpassungen:

• Texte, Buttons, Menü und Bilder können auf jeder einzelnen Portalseite angepasst werden (s. einzelne Artikel dazu)
• E-Mail Vorlagen anpassen (z.B. "Aktivierung Installateurportal Account" und "Passwort vergessen Installateurportal")

Wichtig: Möchtest du Neukonzessionierungen erlauben, solltest du auf der Login-Seite des Portals den Link zur Registrierung entsprechend anpassen, sodass Installateure auf der Journey landen. 

Berechtigungen einstellen

Wichtig ist, dass du bereits festlegst, auf welche Daten die Portalnutzer zugreifen können sollen. Dafür stellst du in der Portalkonfiguration je Entität bis zu je Attribut ein, ob es sichtbar und änderbar sein soll. Die Einstellungen findest du unter “Einstellungen >Sicherheit > Berechtigungen”.

Journeys je nach Anwendungsfall hinterlegen 

Hier findest du alle Optionen Journeys im Portal einzubinden. 

Wichtig sind die Regeln, die du pro Journey hinterlegen musst. Siehe hier eine Beispielkonfiguration für eine Inbetriebsetzung Strom: 

1. Bedingung: Der Installateur gehört zur Sparte “Strom”.
2. Bedingung: Sein Ausweis ist nicht abgelaufen (Ablaufdatum ist in der Zukunft).

Installateure zum Installateurportal einladen 

Nach Einrichten und Speichern des erstellten Installateurportals werden automatisch E-Mail-Vorlagen generiert, die du im Konfigurationsmenü unter Vorlagen jederzeit bearbeiten oder neu erstellen kannst. Hierunter befindet sich auch eine Vorlage zur Einladung von Installateuren ins Portal. Du kannst diese heranziehen und entsprechend nach deinen Wünschen bearbeiten. Wichtig ist nur, dass der Link zur Registrierung enthalten bleibt. 

Wenn du dich nun im Kontext eines Installateurkontaktes befindest, kannst du von dort aus die Vorlage versenden und genau diesen Kontakt zum Installateurportal einladen. Über den Link in der E-Mail kann der Installateur über die Vergabe eines Passworts und der erneuten Bestätigung seiner Registrierung (E-Mail Vorlage: "Aktivierung Installateurportal Account) den Zugang aktivieren. Alternativ kannst du eine Massenaktion starten (s. hier). 

Operative Nutzung 

Installateurportal Zugänge verwalten

Unter der Rubrik "Konfiguration > Portale > Portal Zugänge" findest du die Tabelle "Portal Zugänge". Dort findest du alle erstellten Nutzer des Installateurportals und kannst den Registrierungsstatus einsehen. Außerdem kannst du ein Ablaufdatum bestimmen, zu dem der Zugriff auf das Portal ablaufen soll oder den Zugriff direkt sperren. 

In den Details siehst du, zu welchem Kontakt der Nutzer zugeordnet worden ist. Durch diese Zuordnung erhält der Nutzer Zugriff auf alle relevanten Daten, die zu dem Kontakt gehören und in Beziehung stehen. Wenn der Installateur-Kontakt z. B. bereits Beziehungen zu bestehenden Opportunities hat, hat der Nutzer direkt Zugriff auf diese Informationen. 

Möchtest du einem Installateur Zugriff auf eine bestehende Anfrage geben, kannst du diesen ebenso nachträglich in Beziehung setzen.

Installateursicht im Portal

Auf der Übersicht sehen InstallateurInnen alle Anfragen (Opportunities), zu denen diese in Beziehung stehen, und können den jeweiligen Prozessschritt einsehen. 

Oft haben InstallateurInnen eine Fülle von Anfragen und eine Übersicht zu behalten kann schwierig sein. Aus diesem Grund können Anfragen durch mehrere Filter einfach und schnell gefunden werden. 

Klicken die InstallateurInnen auf eine der Anfragen, landen sie in den Details. Hier werden neben den Daten auch die geteilten Prozesse zur Opportunity angezeigt inkl. dem Status des Prozesses (offen, abgebrochen, abgeschlossen).

Hier findest du ein Beispiel zu einer Detailseite einer Anfrage.